Цели проекта
Внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО) и обеспечить единое цифровое пространство для 1 800 сотрудников вне зависимости от локации.
Задачи проекта:
- Обеспечить возможность электронного подписания кадровых документов.
- Минимизировать затраты на бумажный документооборот, печать, пересылку и архивное хранение.
- Снизить регуляторные риски при ведении кадрового документооборота.
- Сократить сроки обработки кадровых документов и трудозатраты на ведение кадрового учета.
Ситуация до внедрения
Solopharm (ООО «Гротекс») — системообразующее предприятие фармацевтической отрасли России. Предприятие выпускает почти 300 лекарственных препаратов, медицинских изделий и БАДов — для сохранения здоровья и качества жизни людей.
Компания выстраивает единый стандарт качества на собственных производственных площадках в Санкт-Петербурге:
- Solopharm Solid Plant — крупнейший в России производитель твердых лекарственных форм;
- Solopharm Liquid Plant — завод по производству жидких лекарственных форм;
- Solopharm Soft Forms Plant — завод по производству мягких лекарственных форм (гели);
- Matrix Wall — завод по производству чистых производственных помещений.
- Biotech — площадка по разработке и производству биотехнологических продуктов;
- БАД Solopharm — площадки по производству капсул и стик-пакетов.
Solopharm занимает 8‑е место в рейтинге 20 лучших фармацевтических производителей России по версии Forbes по итогам 2025 года и стабильно остается в лидерах отраслевых рейтингов. В номинациях «Работодатель года 2025» премии «Фонтанка.ру» компания входит в топ-10, а основатель компании Олег Викторович Жеребцов включен в топ‑100 самых влиятельных людей в фарме и медицине в категории «Основатели/собственники».
На нескольких производственных площадках предприятия работают 1 800+ человек, включая более 240 удаленных коммерческих и «полевых» сотрудников в регионах — более чем в 70 городах присутствия.
Бумажные кадровые процессы (отпуска, командировки, оформление документов) приводили к заметным задержкам и повышали риск потери документов. При ежегодном росте штата это вело к росту операционных затрат и потребности в расширении штата кадровых специалистов.
Географическая распределенность, строгие регуляторные требования отрасли и стремительный рост бизнеса сформировали стратегическую необходимость перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
При выборе решения для КЭДО рассматривали несколько вариантов решений и подрядчиков. В итоге руководство предприятия остановилось на использовании «1С:Кабинет сотрудника» — сервис наиболее соответствовал требованиям по функциональности, масштабируемости и интеграции с действующей системой. Исполнителем проекта выбрали компанию «1С‑Рарус», с которой у Solopharm уже был многолетний опыт сотрудничества: команда внедрения хорошо знала архитектуру системы, бизнес‑процессы и специфику фармпроизводства заказчика.
В конце 2024 года был инициирован проект по внедрению КЭДО, который в 2025 году перешел в активную фазу реализации. Сначала проектная команда обследовала и оптимизировала действующие кадровые процессы для перехода на электронный формат. Затем обновили шаблоны кадровых документов для использования в электронном виде, убрали необязательные реквизиты (например, подпись сотрудника об ознакомлении с приказами на отпуск и приказами о премии).
Параллельно совместная проектная команда подготовила организационные изменения: разработали необходимые локальные нормативные акты и актуализировали действующие, чтобы переход на КЭДО был юридически значимым и полностью законным.
На предприятии создали группу амбассадоров — несколько человек от каждого подразделения, которые первыми начали работать в новом сервисе. Так внутри компании накапливали экспертизу и формировали компетенции по работе в КЭДО. К концу марта 2026 года к сервису подключили 602 сотрудника из 55 подразделений. ИТ‑часть проекта уже завершена, основной запуск для заводов запланирован на осень 2026 года, а полный организационный переход — до конца 2026 года.
Уникальность и инновационность проекта
Уникальность проекта в том, что это первое внедрение КЭДО такого масштаба на российском фармацевтическом предприятии, где требования к кадровому документообороту особенно высоки из‑за стандартов GMP и жесткого регуляторного контроля. Фармацевтические компании проходят частые проверки Государственной инспекции труда, Роспотребнадзора и профильных контролирующих органов, поэтому система КЭДО должна обеспечивать безупречную полноту, корректность и сохранность кадровых документов.
В ходе проекта команда «1С-Рарус» выполнила уникальные доработки по созданию личного кабинета на основе «1С:Кабинет сотрудника» и «1С:ERP», которые обеспечили:
Интеграция «1С:ERP» и «1С:Кабинет сотрудника»
- передача произвольных печатных форм из «1С:ERP» в «1С:Кабинет сотрудника» с контролем подписания;
- подача заявки на перенос отпуска по графику отпусков из «1С:Кабинет сотрудника» с автоматическим формированием задачи на создание документа «Перенос отпуска по графику»;
- создание правил согласования заявок в «1С:Кабинет сотрудника» из «1С:ERP»;
- настройка кадровых операций с заданным комплектом документов и определенным порядком передачи в «1С:Кабинет сотрудника» документов в зависимости от наличия подписи сотрудника;
- автоматическое формирование печатных форм документов в зависимости от статуса присоединения сотрудника к КЭДО (бумажный вариант и электронный документ).
Уведомления, согласование и контроль подписаний
- контроль получения подписанных документов кадровой службы в системе «1С:ERP»;
- загрузка и хранение локальных нормативных актов и прочих документов в архивном формате PDF/A-1a для дальнейшей передачи на подпись сотруднику или списку сотрудников;
- отслеживание статусов отправки и подписания документов с условием пакетной печати через специальный отчет;
- дифференцированное уведомление ответственных лиц и табельщиков об отсутствии и прочих кадровых изменениях сотрудников из «1С:ERP» на электронную почту;
- предварительное уведомление кадровой службы о формировании заявления на увольнение до согласования руководителем, с контролем даты увольнения и статуса согласования руководителем;
- настройка способа уведомлений сотрудников (push, e-mail, sms) в «1С:ERP» для «1С:Кабинет сотрудника»;
- автоматический контроль на наличие доверенности для подписания определенного вида кадровых документов в «1С:ERP» и автоматическое формирование соответствующего подписанта в печатной форме документа.
Функционал по отпускам
- формирование электронных документов «Согласие на деление отпуска на части» и «Уведомление о начале отпуска сотрудника по графику отпусков» с подписью сотрудником;
- выгрузка отчета «График отпусков Т-7» по руководителям подразделений;
- при планировании графика отпусков указывается вид отпуска (основной, дополнительный) с переносом указанного вида отпуска в график отпусков;
- контроль наличия непрерывного отпуска не менее 14 дней в рамках рабочего, а не календарного года сотрудника: происходит при подаче заявления или переносе отпуска по графику, а также при сборе пожеланий к графику отпусков;
- массовое утверждение желаемых дат отпуска при сборе графика отпусков по подразделениям.
- контроль соблюдения требований Трудового кодекса РФ и правил внутреннего трудового распорядка в момент формирования заявки на отпуск, на перенос отпуска по графику и при подаче пожеланий при сборе графика отпусков, с учетом ранее предоставленных и запланированных отпусков.
Дополнительно внедрено и настроено 50 печатных форм, учитывающих специфику предприятия и требования фарминдустрии, а также 18 шаблонов документов для сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
Результаты проекта
Проект КЭДО продолжил комплексную программу цифровой трансформации предприятия на базе экосистемы 1С. В результате проекта кадровый документооборот предприятия с 1 800 сотрудниками на нескольких производственных площадках переведен в электронный формат.
На базе адаптированных под потребности заказчика систем «1С:ERP» и «1С:Кабинет сотрудника» создано единое окно взаимодействия со службой персонала для сотрудников предприятия.
Результаты проекта:
- Скорость и эффективность коммуникаций между сотрудниками и службой персонала выросла в несколько раз. Длительность операций по приему сотрудника сократилась на 50%, по оформлению отпуска — на 80%, командировки — на 60%.
- Централизованный сбор, обработка и контроль кадровых процессов обеспечили более быстрое формирование управленческой и регламентированной отчетности по персоналу — ускорение порядка 15%.
- Настроен контроль сроков и процессов подписания документов как со стороны сотрудников, так и со стороны руководителей подразделений, что уменьшило число задержек и исправлений и позволило сократить операционные и административные расходы на 5%.
- Благодаря доступу к личным документам через мобильное приложение и веб‑кабинет сотрудники сами заполняют и отправляют значительную часть документов, а компания экономит на бумаге, печати и пересылке, снижая расходы на материальные ресурсы примерно на 5%.
- Внедрен автоматический контроль соблюдения ТК РФ при оформлении отпусков, что снижает риск ошибок и доначислений, дополнительно поддерживая экономию трудозатрат и управленческих ресурсов.
Зинченко Светлана Евгеньевна, руководитель службы персонала ООО «Гротекс»: «Вместо разрозненных бумажных процессов появился единый цифровой контур, который связал всех сотрудников в общее кадровое пространство. Команда „1С‑Рарус“ при проработке принципов КЭДО учла специфику фармпроизводства — от требований GMP до работы смен на линиях, — поэтому система органично вписалась в нашу реальность. Контроль этапов подписания документов дал возможность точно определять ответственный отдел или исполнителя, выявлять задержки и вовремя реагировать на возникающие трудности. Сотрудники подписывают документы с любого устройства, и это заметно повышает удобство и качество работы с персоналом».
Масштаб проекта
Архитектура решения и масштаб проекта
КЭДО в компании Solopharm реализован на базе двух решений:
- «1С:ERP Управление предприятием» (учетная система заказчика);
- «1С:Кабинет сотрудника» (локальная версия, развернутая в инфраструктуре заказчика).
Настроен сквозной электронный документооборот — от формирования документа в «1С:ERP» до подписания сотрудником в личном кабинете и возврата подтверждения в учетную систему.
Схема приведена как пример работы системы КЭДО, демонстрирующий путь формирования и утверждения приказа на отпуск. Сотрудник создает заявление в личном кабинете, после согласования документа руководителем специалист по персоналу оформляет отпуск в «1С:ERP» и формирует приказ, с которым сотрудник также знакомится электронно.
В личном кабинете сотрудник видит, сколько дней отпуска использовано и запланировано. Калькулятор подскажет, сколько дней можно взять на определенную дату. Доступна информация по поданным заявлениям и статусам согласования.
В личном кабинете размещены видео инструкции, которые команда «1С‑Рарус» подготовила, чтобы HR-служба, пользователи и руководители могли быстро освоить новый сервис и без ошибок работать с разными процессами.
Партнер, осуществивший внедрение: 1С-Рарус Санкт-Петербург.
