«Для нас этот проект не просто про экономию времени, а про уверенность в завтрашнем дне», — говорит финансовый директор ООО «Портмед». Компания работает с госучреждениями по всему Дальневосточном округу, и до автоматизации каждый контракт требовал ручной правки документов, а финансовое обеспечение и лимиты контролировались вручную. Как «1С:Комплексная автоматизация» с индивидуальными доработками помогла выстроить прозрачные процессы, рассказываем в этом кейсе.
ООО «Портмед» специализируется на сервисном обслуживании медицинского оборудования и оптовых поставках медицинских изделий в Дальневосточном федеральном округе (ДВФО). Компания имеет сеть филиалов по всему региону. Основная часть контрактов заключается с государственными учреждениями на торговых площадках и имеет свою специфику оформления документации, контроля исполнения.
Почему компания нуждалась в автоматизации: проблемы исполнения контрактов с госучреждениями
До нашего проекта автоматизации ключевые бизнес-процессы компании, связанные с исполнением контрактов, были разрознены и требовали значительных ручных трудозатрат. Основным узким местом являлась специфика документооборота с госучреждениями, из которого вытекали сложности с использованием типовой нормативно-справочной информации (НСИ), большие издержки в процессах оформления первичной документации, планирования закупок и складского обеспечения.
Проблемы и вызовы
Путаница в номенклатуре. В каждом контракте идентичная продукция могла называться по-разному и измеряться в разных единицах. Сотрудники были вынуждены вручную выгружать первичные документы, править наименования, единицы измерения, а затем отправлять контрагенту. Появлялись дубли карточек номенклатуры, что осложняло оформление заказов поставщикам и контроль обеспечения на складе. Это приводило к ошибкам и сильно замедляло процесс.
Риск просрочек по финансовому обеспечению. Отслеживание перечисления и возврата обеспечительных платежей менеджеры вели без привязки к исполняемому контракту. Отсутствие централизованного контроля приводило к просрочкам возврата финансового обеспечения, что ухудшало показатели.
Отсутствие контроля лимитов. Не существовало механизма, который бы автоматически предупреждал менеджера при попытке продать номенклатуру, не предусмотренную контрактом, или превысить согласованный объем поставок.
Разрозненность данных. Руководство не имело единой картины исполнения контрактов. Информация о сроках, закупках, логистике и оплатах собиралась вручную из разных источников, что не позволяло оперативно принимать решения.
Сложность контроля претензионной работы. Учет претензий и исковых заявлений велся в разрозненных файлах и таблицах, не привязанных к контрактам. Отсутствовала система контроля сроков рассмотрения дел, юридическому отделу приходилось отдельно запрашивать данные по проблемным контрактам и первичной документации.
Большая нагрузка на сотрудников. Высокая цена ошибки при отсутствии инструментов контроля приводила к напряжению, потому что ошибка = возврат документов = конфликт с заказчиком.
Пять решений под специфику «Портмед»
Для решения описанных проблем мы предложили внедрение и доработку системы учета на базе «1С:Комплексной автоматизации». Проект затронул разные контуры учета: продажи, закупки, склад и финансы.
В «1С:Комплексной автоматизации» команда наших специалистов настроила типовые возможности по учету, а также реализовала индивидуальные решения под специфику работы «Портмед». Расскажем о них подробнее.
Механизм «Коммерческие наименования»
Мы разработали функционал, позволяющий для каждой позиции номенклатуры в документах реализации задать «коммерческое» наименование и единицу измерения, требуемые конкретным контрактом или спецификацией.
Как это работает. Данные автоматически переносятся в документы реализации, печатные формы (включая акт приема-передачи по контракту) и выгрузки для ЭДО. Это полностью исключило дополнительный процесс ручной правки. Можно задать соответствие один раз на этапе формирования договора или заказа и далее использовать во всех документах.
Управление финансовым обеспечением
В программе реализовали возможность создавать автоматически заполненный нужной информацией объект расчетов для перечисления денежных средств покупателю с привязкой к договору или заказу.
Также внедрили систему контроля обеспечительных платежей по ключевым параметрам: вид расчета ФО (исполнение договора или ввод оборудования в эксплуатацию), срок возврата, количество дней на возврат и отметка о фактическом возврате.
Контроль лимитов по контрактам
В договоры реализации добавили вкладку с перечнем поставляемой номенклатуры и ее лимитным количеством.
Программа показывает лимит отгрузки по каждой позиции.
Система автоматически проверяет соответствие подбираемой номенклатуры условиям договора и выводит предупреждение при попытке отклонения от лимитов или добавления позиции, не предусмотренной контрактом.
Отчет для контроля исполнения контрактов
Создали аналитический отчет, который в режиме реального времени отображает состояние каждого заказа в едином информационном пространстве.
В отчете консолидированы показатели: срок исполнения по договору, заказанная номенклатура, данные о закупке у поставщика и поступлении на склад, остаток товаров в пути, а также информация о реализации и оплатах от клиента.
Учет претензий по контракту
Разработали модуль учета претензий и исковых заявлений, позволяющий контролировать ход претензионной работы и рассмотрения дела в суде.
Претензионные документы содержат данные о ходе работы и датах решений с привязкой к исполняемому контракту. Документы выводятся в отдельный журнал для централизованного доступа. В карточку договора добавили вкладку с информацией о претензиях по данному договору.
Управление контрактами и поставками: единое информационное пространство и прозрачность процессов
Внедрение доработанного функционала позволило компании вывести управление поставками по контрактам на качественно новый уровень. Вся операционная деятельность собрана в едином информационном пространстве, теперь нет необходимости искать, запрашивать, компоновать и сводить информацию для принятия решений руководством. Процессы стали прозрачными, а результаты легко контролируются через отчеты. Скорость документооборота = скорость оплаты. Чем быстрее и качественнее подготовлена первичка, тем быстрее:
- заказчик подписывает акт,
- запускается процедура оплаты,
- закрывается контракт.
Для госучреждений с их регламентными сроками это критично. Поставщик, который не создает «бумажного трения», воспринимается как предпочтительный партнер — особенно при повторных закупках.
Польза для бизнеса
Снижение трудозатрат и ошибок. Ручной труд при оформлении документации исключен, риск ошибок из-за человеческого фактора сведен к минимуму.
Минимизация рисков. Оперативный контроль выполнения поставок и своевременное обеспечение потребностей позволяют предотвращать срывы сроков.
Финансовая дисциплина. Своевременный возврат денежных средств по финансовому обеспечению контрактов.
Прозрачность юридической работы. Вся претензионная деятельность централизована и привязана к контрактам, что исключает потерю данных и позволяет контролировать сроки рассмотрения дел.
Отчетность в режиме онлайн. Руководство получает данные для анализа и принятия решений в один клик.
Рост лояльности заказчиков. Своевременное и безошибочное предоставление первичной документации укрепляет репутацию компании как надежного поставщика. Заказчики больше не тратят время на возвраты документов и переоформление.
Организационные и человеческие эффекты
Снижение стресса в коллективе. Исключены рутинные операции с высокой ценой ошибки. Сотрудники больше не держат в голове сроки и наименования — система берет это на себя.
Рост ответственности на местах. Прозрачность данных и проактивные предупреждения позволяют менеджерам самостоятельно управлять своим участком работы, не ожидая указаний сверху. Сотрудник становится владельцем процесса, а не исполнителем поручений.
Снижение зависимости от «незаменимых» сотрудников. Знания и логика работы перенесены в систему, что упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает кадровые риски компании.
Улучшение взаимодействия между отделами. Единое информационное пространство устраняет почву для споров и поиска виноватых. Продажи, закупки, бухгалтерия и юристы видят одни и те же данные.
Масштабируемость без роста штата. Компания может увеличивать объем контрактов без пропорционального увеличения административного персонала.
Измеримые результаты:
- Сокращение времени на оформление первичной документации на 50%.
- Просрочки по возврату финансового обеспечения из регулярной проблемы перешли в единичные случаи.
- Контроль за ходом исполнением контракта, порядок в НСИ и своевременное обеспечение потребностей позволили исключить затоваривание и сократить складские издержки на 15%.
- Время на подготовку информации по претензионной работе сокращено с нескольких часов до нескольких минут за счет централизованного хранения данных.
Планы по развитию проекта
Проект не рассматривается как завершенный — автоматизация учета продолжает развиваться вместе с бизнесом. Следующим этапом намечено внедрение системы автоматического расчета бонусного вознаграждения и формирование документов на выплату менеджерам за исполнение контрактов. Это позволит связать мотивацию сотрудников с реальными результатами работы — своевременностью поставок, отсутствием претензий и качеством исполнения обязательств. Таким образом, заложенная в проекте логика прозрачности и управляемости распространится и на сферу мотивации персонала, замкнув контур «качество работы — измеримый результат — справедливое вознаграждение».
«После автоматизации у нас появилось главное — контроль, как следствие снижение рисков, возможность более рационального распределения ресурсов и нагрузки на команду. Для нас этот проект не просто про экономию времени, оптимизацию ресурсов, а про уверенность в завтрашнем дне. Мы можем расти, брать больше объемов и не бояться, что не справимся», — говорит финансовый директор ООО «Портмед» Голованова М.Н.
Работы по проекту выполнены компанией Созвездие.
