Когда менеджеры тратят по 2,5 часа на сверку каждого тендера, а бухгалтеры вручную расшифровывают банковские выписки — бизнес теряет деньги, время и репутацию. ООО «Кредо-С» столкнулся с этим в полной мере. Как за 3 месяца настроить «1С:Управление нашей фирмой» так, чтобы сократить рутину в работе с тендерами на 65%, сэкономить 25 000 рублей в месяц и сделать прозрачной прибыль по каждому контракту? Читайте в нашем кейсе.
ООО «Кредо-С» — аккредитованная ИТ-компания, системный интегратор, работает с 1993 года. Компания специализируется на информационной безопасности в корпоративном секторе: защите корпораций от утечек информации и целевых атак извне. Входит в рейтинг ТОП-100 ИБ-компаний России по версии портала T Adviser. Так же входит в ТОП-20 ведущих частных интеграторов по версии T Adviser.
Как навести порядок в работе по тендерам
К 2025 году компания столкнулась с «болезнью роста». Основной доход шел от тендеров, но процесс управления ими превратился в хаос:
- Менеджеры тратили до 2,5 часов в день на ручную сверку условий контрактов. Риск штрафов за недопоставку или срыв сроков был огромен.
- Учет движения денег «висел» на бухгалтерах, которые вручную расшифровывали каждую банковскую выписку. Из-за человеческого фактора терялись данные о целевых платежах.
- Отдел продаж задыхался от рутины: распечатка, подпись, сканирование и отправка документов клиентам съедали до 20% рабочего времени.
Главная бизнес-цель: освободить ресурсы сотрудников для развития новых направлений и гарантировать 100% соблюдение условий контрактов, чтобы избежать пеней и сохранить репутацию надежного поставщика.
Компания «Кредо-С» обратилась к нам, в фирму-франчайзи 1С «Гильдия консультантов». Мы не стали предлагать ставить шаблонную программу. Наши специалисты провели аудит и сфокусировались на «узких горлышках» бизнеса. На базе конфигурации «1С:Управление нашей фирмой ПРОФ 8» мы:
Оцифровали контроль тендеров. Разработали специализированный отчет, который в режиме реального времени сравнивает отгрузки с условиями аукционов. Теперь отклонение от контракта видно сразу, а не в конце месяца.
Внедрили «Умные» выписки. Настроили автозагрузку из банка с интеллектуальной подстановкой статей расходов. Система сама понимает, куда отнести платеж, исключая риск ошибок бухгалтера.
Создали конвейер документов. Сделали внешние печатные формы, которые одним нажатием формируют полный комплект (ТОРГ-12, счета-фактуры) в нужном количестве экземпляров под каждого конкретного клиента и тут же отправляют их по электронной почте.
Скорость, точность и экономия: как автоматизация сократила время обработки заявок на 65% и сэкономила 25 000 рублей в месяц
Автоматизация дала бизнесу мощный рывок вперед. Мы не просто сократили рутину — мы изменили скорость принятия решений.
Время обработки заявки по тендеру сократилось на 65% — с 2,5 часов до 40 минут. Это позволило менеджерам обрабатывать в 1,5 раза больше заявок без увеличения штата.
Точность учета платежей достигла 99%. Исключены случаи «зависания» денег в невыясненных платежах.
Отказ от бумажных накладных и курьерских служб сэкономил компании около 25 000 рублей в месяц и ускорил обмен документами с контрагентами до 5 минут.
Исполнительный директор «Кредо-С» Н.Г. Сеничев отмечает: «Главный результат автоматизации — это прозрачность. Видно не только „сколько продали“, но и „сколько заработали“ по каждому контракту, что позволяет принимать решения о выходе в новые торги мгновенно».
Проект был реализован за 3 месяца, включая тестирование и обучение персонала. В программе «1С:Управление нашей фирмой» было настроено 20 рабочх мест.
Работы по проекту выполнены компанией «Гильдия консультантов».
