Продажи в розницу и выполнение строительных работ под одной крышей — могут создавать сложности, если учёт ведется обобщенно. Владелица такого бизнеса столкнулась с популярной проблемой: материалы, купленные для объекта, незаметно уходили в розничную продажу, а остатки на складе были недостоверными. Внедрение «1С:Управление торговлей 8» позволило развести учёт по направлениям, настроить проектное управление для строительства и автоматизировать закупки. Результат: снижение неликвидов на 25%, складские остатки для розницы и для строительных работ разделены, а время на анализ продаж сократилось с дней до минут. Подробности рассказываем в кейсе.
Индивидуальный предприниматель Хайруллина Алсу Файзелхаковна ведет бизнес в Республике Башкортостан. Компания объединяет два разных направления деятельности: розничную торговлю бытовыми и хозяйственными товарами в магазине и выполнение строительно-монтажных работ. В одном месте уживаются тысячи наименований мелкого товара на полках и крупные партии стройматериалов, которые нужны на объектах. Клиенты компании — местные жители, которые приходят за покупками, и заказчики строительства.
Зачем требовалась автоматизация
Руководитель столкнулась с тем, что управлять широким ассортиментом вручную стало невозможно. Одна из проблем крылась в разрозненном учете: товары для розницы и материалы для стройки числились в разных «тетрадках».
«Мы могли закупить цемент для объекта, а потом выяснялось, что он не списан, и непонятно — ушел он в кладку стен или продан в розницу. Огромный ассортимент требовал колоссальных затрат времени на контроль остатков. Мы часто покупали то, что и так лежало на складе, просто не могли это найти», — рассказывает Алсу Файзелхаковна.
Основные проблемы
Смешенный учет разных направлений бизнеса. Товары для розничной торговли и материалы для строительных объектов учитывались в разных местах. Это приводило к тому, что материалы, купленные для конкретного строительного объекта, незаметно уходили в розничную продажу, а остатки на складе становились недостоверными.
Потеря материалов и нецелевое использование. Из-за отсутствия привязки закупленных материалов к конкретному объекту и четкой системы списания, строители брали товар «на глаз», а продавцы не всегда понимали, для кого предназначена та или иная партия. В результате было непонятно: материал действительно использован на стройке или продан в магазине.
Неэффективные и дублирующие закупки. Из-за разрозненного учета компания часто покупала то, что уже лежало на складе, просто не могла это найти. Это приводило к «замораживанию» денег в неликвидах. По оценкам, ошибки в закупках составляли около 15%.
Временные затраты на ручной контроль и анализ. Большой ассортимент требовал колоссальных затрат времени на контроль остатков вручную. Например, анализ цен и товарооборота занимал 2-3 дня работы бухгалтера, что не позволяло оперативно реагировать на запросы покупателей.
Высокий риск ошибок во взаиморасчетах. Взаиморасчеты с покупателями и заказчиками требовали постоянного ручного контроля, что повышало риск ошибок и, как следствие, финансовых потерь.
Пути решения
Поняв, что сводить остатки магазинной мелочевки и кубометры строительных материалов в электронных таблицах больше нет сил, начали поиск надежной платформы для автоматизации. Выбор пал на «1С:Управление торговлей 8».
Ключевым фактором стала гибкость этой программы: она позволяет вести раздельный учет для разных видов деятельности в рамках одной базы. Для розничного зала мы настроили классическую схему работы с кассой, а для управления заказами по строительству — проектное управление, где материалы резервируются под конкретный объект. Это позволило увидеть реальную финансовую картину, не смешивая выручку от продажи бытовых товаров с затратами на стройку.
Реализация проекта
Предпринимательница обратились в компанию, так как нужна была не просто установка, а погружение в процессы и их анализ. Специалисты провели сбор требований и составили детальный календарный план работ.
«Нам важно было видеть этапы. Мы точно знали, когда система начнет работать, и это вселяло уверенность», — отмечает предпринимательница.
Первые сложности
Сложность заключалась в том, чтобы научить персонал по-новому смотреть на материалы. Строители привыкли брать товар «на глаз», а продавцы — не всегда понимали, для кого поступает товар: в магазин или на объект. Обучение персонала помогло преодолеть этот барьер.
Продажи
Настроили рабочие места кассиров. В розничном зале продажи ускорились: сканирование штрих-кода моментально списывает товар и обновляет остатки в «1С:Управление торговлей». Для строительно-монтажного направления внедрили оформление заказов покупателей: теперь материалы на объект резервируются под конкретный договор и их невозможно случайно продать в розницу.
Склад и логистика
Реализовали управление складскими запасами. Самое важное изменение — настройка перемещения товаров. Теперь, когда материалы закупаются для стройки, они оформляются на отдельный склад «Объект». Это прекратило путаницу: мы четко видим, сколько кирпича в магазине, а сколько на строительной площадке.
Производство и снабжение
Наладили планирование закупок. Система анализирует потребности: видит, что в рознице заканчивается моющее средство, а на объекте через неделю нужен песок. Заказ поставщикам формируется автоматически, объединяя потребности двух направлений. При этом система отслеживает, какие товары уже были заказаны и находятся в пути.
Управленческие отчеты
Настроили анализ товарооборота и ценовую политику. Теперь владелец бизнеса видит реальную себестоимость строительства и чистую прибыль магазина по отдельности. Анализ цен занимает минуты, а не дни, как было раньше.
Результаты проекта
Внедрение «1С:Управление торговлей 8» навело порядок в разрозненных процессах. Достигнуты измеримые результаты в формате «было — стало»:
Закупки и склад:
Было: Покупали то, что уже есть на складе, «замораживая» деньги. Ошибки в закупках составляли около 15%.
Стало: Закупки формируются на основе реальных остатков, доля неликвидных товаров снизилась на 25%.
Скорость анализа:
Было: Анализ цен и оборотов занимал 2-3 дня работы бухгалтера.
Стало: Отчеты формируются за 5-10 минут, что позволяет оперативно реагировать на изменения рынка.
Работа с заказами:
Было: Материалы на стройку списывали постфактум, часто терялись.
Стало: Полный контроль перемещения материалов: от закупки до передачи на объект.
«В информационной системе реализованы все необходимые возможности, интерфейс интуитивно понятен. Теперь у нас есть уверенность в завтрашнем дне. Программа полностью соответствует нашим сложным потребностям», — подводит итог Алсу Файзелхаковна.
Сейчас компания продолжает сотрудничество: настроен доступ к сайту поддержки, специалисты помогают решать технические вопросы.
Проект выполнен группой компаний «Искра-Про».
