«Продать эклер и отремонтировать двигатель — это два разных процесса, которые должны жить в одной программе», — с этой фразы начался наш проект с предпринимателем Кашиным Константином из Башкортостана. Под его управлением работают три направления деятельности: розничные продажи сладостей, кофейня и ремонт машин. Пока продавцы вручную списывали непроданные пирожные, механики теряли запчасти, а хозяин не понимал, какую прибыль приносит бизнес. Мы настроили «1С:Управление торговлей 8» так, чтобы в одной программе велись все процессы. О том, как это было и что получилось в цифрах, — рассказываем в кейсе.
ИП Кашин Константин Александрович работает в Республике Башкортостан. Бизнес предпринимателя объединяет три совершенно разных направления деятельности: розничная торговля мучными кондитерскими изделиями и шоколадом, кофейня в точке продаж, а также ремонт машин и оборудования. В одной компании соседствуют товары с коротким сроком годности, ингредиенты для приготовления кофе и сложные технические запчасти. Клиенты компании — это розничные покупатели сладостей и заказчики ремонтных услуг.
Зачем требовалась автоматизация
Владелец бизнеса столкнулся с тем, что управлять такими разноплановыми бизнесами вручную стало невозможно. Каждое направление требовало своего подхода к учету, а свести финансы воедино и получить понятную картину по доходам, расходам, прибыли не получалось месяцами.
«Торговля сладостями требовала жесткого контроля сроков годности — одна ошибка, и мы списывали целые партии просрочки. С ремонтом была другая беда: мастер менял запчасть, а ее стоимость забывали включить в счет клиенту. Мы теряли деньги на ровном месте», — объясняет Константин Александрович.
Основные проблемы, которые тормозили развитие:
- Путаница в складском учете. Сладости списывались вручную постфактум, а запчасти для ремонта часто исчезали со склада без документального следа.
- Сложности с сервисом. Заказ-наряды на ремонт заполняли от руки, из-за чего сложно было отследить этапы работ и стоимость услуг мастеров.
- Отсутствие общей прибыли. Невозможно было понять, какое направление приносит доход, а какое «проедает» ресурсы.
Пути решения
Нужен был единый инструмент, который умеет работать и с розничной торговлей, и с сервисными услугами. Выбор остановили на «1С:Управление торговлей 8». Это решение оказалось достаточно гибким: в нем настроили разные схемы учета для «быстрых» товаров и для сложных ремонтных работ.
Предприниматель обратился к нам, в ГК «Исра-Про», за консультацией. Он искал не просто программу, а компанию, которая вникнет в его процессы и предложит решение, как адаптировать программу под его уникальный микс бизнесов.
«Нам важно было найти тех, кто поймет: продать эклер и отремонтировать станок — это два разных процесса, которые должны жить в одной программе. Нам предложили именно такое решение», — отмечает предприниматель.
Как мы реализовали проект
Первые сложности
Основной сложностью стало привыкание персонала. Продавцы кондитерского отдела привыкли к простым кассовым аппаратам, а механики — к блокнотам. Специалисты провели дистанционное обучение, показав на примерах, как программа упрощает жизнь, а не усложняет её.
Продажи
Внедрили раздельный учет. Для кондитерского отдела настроили быстрые продажи с контролем сроков годности. Для направления продажи напитков завели рецептуры: программа автоматически списывала ингредиенты (кофе, молоко, сироп) при пробитии чека.
Склад и логистика
Настроили управление складскими запасами. Теперь для сладостей система сигнализирует о товарах с истекающим сроком, чтобы успеть предложить их со скидкой. Для склада запчастей ввели учет по серийным номерам и характеристикам, что исключило путаницу при подборе деталей для ремонта.
Производство и снабжение
Автоматизировали работу ремонтной мастерской. Вместо бумажных заказ-нарядов внедрили электронные документы. Теперь менеджер видит статус ремонта: «в работе», «ожидание запчастей» или «готово». Система автоматически рассчитывает стоимость работы мастера и использованных запчастей, исключая ошибки в ценообразовании.
Управленческие отчеты
Настроили отчеты в разрезе направлений деятельности. Владелец бизнеса впервые увидел реальную маржинальность каждой торговой точки и каждого ремонтного заказа.
Результаты проекта
Внедрение «1С:Управление торговлей 8» навело порядок в разрозненных процессах. Достигнуты измеримые результаты в формате «было — стало»:
Списание просрочки:
- Было: выявляли просрочку только при инвентаризации, списывая до 10% товара в убыток.
- Стало: система предупреждает о сроках заранее, списание просрочки сократилось в 3 раза.
Скорость оформления ремонта:
- Было: клиент ждал расчета стоимости ремонта до 40 минут, пока мастер вручную пересчитывал запчасти.
- Стало: заказ-наряд и счет формируются автоматически за 2–3 минуты.
Взаиморасчеты:
- Было: долги за ремонт «висели» месяцами, о них забывали.
- Стало: автоматические напоминания менеджерам позволили сократить дебиторскую задолженность на 40%.
«Программа имеет интуитивно понятный интерфейс. Мы наконец-то увидели, где зарабатываем, а где теряем. „1С:Управление торговлей 8“ — отличный выбор для бизнеса с разноплановыми направлениями деятельности», — резюмирует Константин Александрович.
Сейчас компания продолжает сотрудничество: настроен доступ к сайту поддержки, специалисты помогают решать технические вопросы.
Проект выполнен группой компаний «Искра-Про».
