Остатки в Excel, кассиры, работающие под одним логином, и ведение бизнеса по ощущениям, а не цифрам — так работал индивидуальный предприниматель, владелец двух магазинов и небольшого производства из металла. Бизнес требовал ручного контроля 24/7, а ошибки в учете могли «съесть» всю прибыль. Рассказываем, как внедрение 1С:УНФ превратило головную боль в прозрачную систему, где Владимир Алексеевич управляет всем бизнесом со смартфона.
О компании
Индивидуальный предприниматель Бучин Владимир Алексеевич — предприниматель со стажем более 10 лет. Его бизнес начинался с небольшого ларька запчастей для грузовых автомобилей на трассе М-5. Со временем дело разрослось, и сейчас Владимир Алексеевич управляет достаточно разветвленной структурой:
Двумя розничными магазинами в разных районах города:
- Основной магазин продает запчасти для грузовиков и спецтехники (КАМАЗ, МАЗ, ГАЗ, Урал) и все виды масел, технических жидкостей. Ассортимент — около 3000 наименований, включая фильтры, тормозные колодки, подшипники, ремни и т.д. Масла продаются как в мелкой фасовке (канистры по 1 и 5 литров), так и в бочках по 200 литров для местных автопарков.
- Второй магазин специализируется на металлопрокате и готовых металлоизделиях — уголок, швеллер, труба профильная, лист, а также принимает заказы на изготовление ворот, калиток, заборов, козырьков.
А также небольшим производственным цехом, который примыкает ко второму магазину. В нем трудятся сварщики и резчики по металлу. Цех выполняет заказы как от частных лиц, так и от строительных бригад.
Штат сотрудников: 4 продавца-кассира по два в каждом магазине, работают посменно, два сварщика, кладовщик, бухгалтер на аутсорсе и сам Владимир Алексеевич — он занимается закупками, переговорами с крупными клиентами и общим контролем.
Оборот бизнеса стабильный, но в последние два года Владимир Алексеевич стал замечать, что управлять им вручную становится все сложнее. Он давно задумывался об автоматизации, но «точка кипения» наступила, когда проблемы накопились как снежный ком, и откладывать больше было невозможно.
Проблемы, которые мучили бизнес
1. Ведение учета по компании в электронных таблицах
Для ведения складских остатков Владимир Алексеевич использовал самостоятельно настроенные таблицы Excel. На каждый магазин и цех велись отдельные файлы, которые периодически сводились в общую таблицу.
Как это выглядело на практике:
- При поступлении товара кладовщик вносил позиции в свою таблицу вручную. Часто случались опечатки — вместо «фильтр масляный 2108» писал «фильтр 2108 масл». Затем при поиске эта позиция не находилась.
- При продаже кассир списывал товар «на глаз» или вообще забывал это сделать. В результате фактические остатки и данные в Excel расходились кардинально.
- Владимир Алексеевич несколько раз попадал впросак: обещал клиенту деталь, которая «по таблице была в наличии», а на складе ее не оказывалось. Клиенты уходили к конкурентам.
- В конце месяца приходилось проводить инвентаризацию, которая длилась по два-три дня и все равно не давала точной картины.
2. Сложности с маркировкой масел
С введением обязательной маркировки моторных масел в системе «Честный знак» для компании возникли новые задачи:
- Поставщики присылали масла уже с кодами Data Matrix на каждой канистре. Но оборудование для сканирования этих кодов отсутствовало. Кассиры пытались вбивать длинные коды вручную, но это занимало много времени, создавало очереди и приводило к постоянным ошибкам.
- Владимир Алексеевич боялся проверок: он знал, что за продажу немаркированного масла или неправильное выбытие кода можно получить штраф до 300 000 рублей для индивидуального предпринимателя. Одна такая проверка могла «съесть» всю прибыль за полгода.
- При возврате товара от покупателя кассиры не знали, что нужно делать с кодом — он оставался «висеть» в системе, создавая риск повторной продажи уже выбывшей единицы.
В итоге Владимир Алексеевич запретил продавать масла оптом, хотя спрос на бочки от местных автопредприятий был высокий — боялся, что не справится с учетом сотен кодов.
3. Производство работало вслепую
Цех металлоконструкций приносил хорошую маржу, но посчитать конкретные цифры по заказам было невозможно, так как учет материалов и готовой продукции отсутствовал.
- Сварщики брали металл со склада «под честное слово», без оформления документов. Списание материалов происходило только по факту выполнения заказа, но часто кладовщик узнавал о том, что труба закончилась, когда заказ уже был принят, а купить новую — не успевали.
- Себестоимость готовых изделий рассчитывалась «на глаз». Владимир Алексеевич часто сомневался, правильно ли установлена цена на ворота или калитку — может, он работает в убыток, а думает, что зарабатывает.
- Несколько раз случалось, что одно и то же изделие нужно изготовить для двух разных заказчиков, а материалов хватало только на одного. Приходилось срочно докупать и задерживать сроки.
4. Кассиры вели учет по-своему
В двух магазинах работали разные люди, каждый со своим пониманием «правильного учета».
- Не было единых правил: один кассир при продаже запчасти просто выбивал чек на сумму, не указывая конкретную номенклатуру. Потом невозможно было понять, какая именно деталь была продана.
- Возвраты оформлялись по разным сценариям. Однажды покупатель вернул дорогую деталь, кассир оформил возврат без чека и отдал деньги из кассы. А деталь положили обратно на полку. Через месяц выяснилось, что эта деталь была уже продана ранее (по документам), то есть фактически на складе образовался «дубль», а деньги были выплачены дважды.
- Сотрудники путали пароли, записывали их на стикерах и клеили на мониторы — это создавало риск несанкционированного доступа.
- При сменной работе невозможно было понять, кто конкретно допустил ошибку — все работали под одним логином.
5. Владелец не мог контролировать бизнес удаленно
Предприниматель часто выезжал на переговоры с поставщиками на объекты. Но чтобы узнать остатки на складе или выручку за день, ему приходилось звонить кассирам, которые «на глазок» прикидывали цифры. Точной информации в моменте не было.
Кульминация наступила, когда пришла плановая проверка трудовой инспекции (по жалобе одного из уволенных сотрудников), а заодно налоговая заинтересовалась расхождениями в декларациях. Владимир Алексеевич понял: дальше так жить нельзя. Нужна система, которая наведет порядок, снизит риски и позволит видеть бизнес как на ладони.
Задачи по автоматизации и ожидания от нее
- Внедрить единую систему учета, объединяющую два магазина, склад и производство, чтобы остатки были точными и актуальными в реальном времени.
- Автоматизировать работу с маркированным товаром: подключиться к «Честному знаку», настроить сканирование Data Matrix при приемке и продаже, обеспечить корректное выбытие кодов.
- Организовать прозрачный учет производства: рассчитывать себестоимость, контролировать списание материалов, отслеживать выполнение заказов.
- Настроить права доступа и регламенты для кассиров: разграничить функционал, ускорить обслуживание, исключить ошибки при возвратах и продажах.
- Обеспечить удаленный доступ для руководителя: чтобы видеть ключевые показатели с телефона или ноутбука из любой точки.
Решение «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) для всех бизнес-процессов
1. Выбор и внедрение программного продукта
После консультации с партнером 1С «Автоматизация с 0» Владимир Алексеевич выбрал «1С:УНФ». Это решение оптимально для небольшого бизнеса с совмещением торговли и производства: позволяет вести складской учет, розничные продажи, производственные заказы и интегрироваться с «Честным знаком» — все в одной программе, с возможностью работы через интернет.
Важным фактором стала возможность работы через интернет: теперь Владимир Алексеевич может заходить в программу с планшета или смартфона и видеть актуальную картину по всем точкам.
2. Работа с маркированным товаром
До автоматизации кассиры вручную вбивали коды марок, что занимало много времени и приводило к ошибкам. Мы выполнили полную настройку интеграции с ГИС МТ:
- Подключили модуль маркировки в 1С:УНФ: настроили обмен с «Честным знаком» для товарных групп, по которым работает ИП (масла моторные, трансмиссионные, антифризы).
- Загрузили номенклатуру и GTIN: в карточки товаров добавили коды GTIN, которые предоставили поставщики, и настроили автоматическое распознавание кодов маркировки при приемке.
- Обновили оборудование: в магазинах установили 2D-сканеры Symbol, которые без проблем считывают Data Matrix.
- Настроили алгоритмы проверки: при продаже сканер считывает код, программа мгновенно проверяет его статус в «Честном знаке» — не продан ли уже, не выведен ли из оборота. Если код невалидный — система блокирует продажу, что защищает от штрафов.
- Выбытие через кассу: настроили передачу кодов в чеке, чтобы после закрытия чека информация уходила в ОФД и дальше в «Честный знак».
3. Права доступа и работа кассиров
В двух магазинах работают четыре кассира посменно. Чтобы организовать их работу и обезопасить финансы, мы:
- Создали профили:
- «Кассир». Для него права ограничены только продажами, закрытием смены.
- «Старший кассир». В этом профиле настроили дополнительные права — проводить возвраты без чека и корректировать цены.
- Внедрили авторизацию по штрихкоду. Каждому кассиру распечатали персональный бейдж со штрихкодом. Для входа в рабочее место кассира достаточно приложить бейдж к сканеру — пароль вводить не нужно. Это ускорило начало работы и исключило передачу паролей между сотрудниками.
- Настроили учет продаж по кассирам. Даже если несколько человек работают под одним логином «Кассир», персональный штрихкод позволяет вести статистику, кто сколько продал и когда открыл смену.
- Ограничили возвраты: право на возврат без чека оставили только старшему кассиру. Им стал сам Владимир Алексеевич и его заместитель. Это снизило риск злоупотреблений.
4. Производственный учет
Для цеха металлоконструкций в 1С:УНФ настроили:
- Справочники материалов (профильная труба, листовой металл, электроды и т.д.).
- Технологические карты на типовые изделия (ворота, калитки) с нормами расхода материалов.
- Заказы производства: при поступлении заказа от клиента создается производственный заказ, автоматически резервируются материалы со склада, рассчитывается себестоимость.
- Учет готовой продукции: после изготовления изделия приходуются на склад готовой продукции в том же магазине.
Результаты
Единая база учета объединила два магазина и производство, что позволило оставить расхождения по остаткам в прошлом.
Интеграция с «Честным знаком» полностью исключила риск продажи немаркированных масел. Процесс приемки ускорился в три раза — вместо ручного ввода кодов достаточно просканировать паллету с марками.
Кассиры начали работать быстрее: среднее время обслуживания одного покупателя сократилось на 30% благодаря сканерам и авторизации по штрихкоду. Учет продаж и возвратов стал прозрачным — теперь можно легко выяснить какой кассир проводил операцию.
Владимир Алексеевич получил удаленный доступ к ключевым отчетам: теперь он видит дневную выручку, остатки товаров и статус производственных заказов прямо в телефоне.
Производство стало понятным: известна себестоимость каждого изделия, материалы списываются строго по нормам, заказы выполняются вовремя.
«После внедрения системы в учете наконец-то навели порядок. Для меня самый главный эффект — это то, что смогли разобраться с маркировкой и ошибки в отгрузках сократились. Если возникают вопросы по программе, поддержка всегда на связи», отмечает Владимир Алексеевич.
Работы по проекту выполнила компания «Автоматизация с 0».
