Когда система учета «замерла» во времени, а бизнес продолжает расти, игнорировать обновление становится опасно. Красноярская «Фабрика хлеба» продолжала работать в «1С:Комплексной автоматизации 1.1», которая перестала поддерживаться еще в 2019 году. Система требовала дополнительных затрат на индивидуальную поддержку в части изменений законодательства, при этом не обеспечивала возможность вести учет на производстве. Вместо того, чтобы дальше «латать дыры», фабрика совершила решительный маневр — разделила учет на три современных конфигурации, переведя производство в «1С:УНФ». Как перенести остатки без потерь, настроить автоматические обмены и обеспечить учет более семисот заказов в день — читайте в кейсе.
О компании
Компания «Фабрика хлеба» занимается производством и реализацией хлебобулочных и кондитерских изделий с 1997 года. За это время предприятие вошло в число самых крупных производителей по объему продаж в Красноярске и за его пределами, а также зарекомендовало себя, как компанию поставляющую продукцию высокого качества по доступным ценам. Предприятие производит более 150 наименований разнообразной выпечки от классических хлебов до кондитерских изделий и активно работает над расширением ассортимента. В 2016 году состоялся запуск торговой марки «Всему голова» — это марка хлебов высшего качества в средней ценовой категории.
С чего начался проект
Компания вела учет в устаревшей «1С:Комплексной автоматизации 1.1» и много лет откладывала переход на современное решение, но тянуть больше было нельзя.
В фирму-франчайзи 1С «ИТ ДЖЕТ» обратилась главный бухгалтер компании «Фабрика хлеба». За много лет работы из-за совокупности различных процессов и обстоятельств в учете неизбежно накопились ошибки. Это привело к тому, что в 1С уже не получалось корректно вести оперативный учет и получать реальные данные о состоянии бизнес-процессов из отчетов: планирование производства вели в таблицах Excel, а в «1С:Комплексной автоматизации 1.1» создавали только документы, отражающие факт выпуска продукции. Работы по устранению этих ошибок в программе привели бы к правке цепочек документов за несколько лет — это были бы масштабные, но неоправданные затраты.
Официальную поддержку первого поколения программы прекратили еще в 2019 году, поэтому для сдачи регламентированной отчетности в соответствии с актуальными требованиями базу постоянно поддерживали программно. Когда объявили о нововведениях 2026 года по налогам, стало понятно, что помимо регулярной донастройки отчетов еще и потребуются работы по добавлению новых налоговых ставок — такие трудозатраты были нецелесообразны. Также ожидалось введение обязательной маркировки хлеба в системе «Честный знак», а такая интеграция в старой версии не предусмотрена.
Приняли решение переходить на поддерживаемую систему. Было бы логично использовать последнюю версию «1С:Комплексной автоматизации 2.5», но она не подходила, так как фабрика работает как индивидуальный предприниматель на общей системе налогообложения, а в КА 2.5 нет возможности сформировать книгу учета доходов и расходов по такому образцу. Оптимальным решением стало разделить учет по отдельным конфигурациям: регламентированный учет перенести в «1С:Бухгалтерию предприятия 3.0», кадровый в «1С:Зарплату и управление персоналом 3.1», а учет производства, продаж, закупок, складских операций в «1С:Управление нашей фирмой 3.0».
Постановка задачи
Работа предстояла объемная, нужно было учесть разные факторы:
1. Настройка конфигураций и перенос информации:
- Первичная настройка: перед началом работы в каждой конфигурации необходимо завести пользователей и организации, включить функциональные опции, соответствующие специфике ведения учета компании.
- Перенос нормативно-справочной информации: в новых базах должна присутствовать вся информация из 1С:КА 1.1 по организациям, контрагентам, номенклатуре, банкам и т.д.
- Нужно ввести начальные остатки.
- Привычная отчетность: новые отчеты должны давать аналогичное представление о показателях работы и состоянии бизнес-процессов.
- Базы должны регулярно обмениваться информацией между собой.
2. Требования к производству
Компания ведет производство как простое одноэтапное, придерживаясь двух сценариев:
- Сырье списывают и получают продукцию. Например, из муки, соли, дрожжей и закваски получается хлеб.
- Или получают сырье из определенных продуктов. Например, яйцо разделяется на желтки и белки.
Потребности в более сложных инструментах контроля по этапам, времени выполнения, КТУ и других у компании нет. Продукцию изготавливают два цеха в зависимости от ее типа: кондитерский и хлебный. Также необходимо всегда поддерживать на складах наличие минимально необходимых остатков материалов и готовой продукции.
Возможности «1С:Управление нашей фирмой» позволяют повторить устоявшиеся процессы ведения учета на производстве, но с небольшими уточнениями:
- Объекты учета (производство, закупки, продажи, склад) в 1С:УНФ отличаются от таковых в 1С:КА 1.1, поэтому сотрудникам требовалась помощь в их освоении.
- В документе «Заказ клиента» необходимо дополнить функционал по автоматической работе с адресами доставки.
- Нужен инструмент для исключения путаницы при сборке и отправке заказов.
Другие особенности:
- У компании большой объем ежедневной работы — порядка 700 отгрузок в день. Розничная торговля не ведется
- Одновременно в базе могут работать до 10 сотрудников.
Ход проекта
1. Первичная настройка и перенос нормативно-справочной информации (НСИ)
После установки и активации новых программ, введения основной информации и настройки функциональных опций приступили к переносу НСИ. Сначала с помощью правил обмена, написанных в конфигурации «1С:Конвертация данных 2.1» информацию из 1С:КА 1.1 отправили в 1С:ЗУП и в 1С:УНФ. Затем настроили передачу данных в «1С:Бухгалтерию», а заодно и обмен между базами организовали через стандартный механизм 1С «Синхронизация данных». Настроили отправку из 1С:УНФ в 1С:Бух и из 1С:ЗУП в 1С:Бух. Справочники заполняются автоматически при приемке документов, по их содержанию.
2. Ввод начальных остатков
Обработкой, актуализацией и вводом информации по остаткам сотрудники компании занимались сами, при поддержке консультантов компании «ИТ ДЖЕТ». В разных конфигурациях для одних и тех же учетных задач предназначены разные документы и программные механизмы, поэтому для исключения ошибок совместно прорабатывали все отличия от КА 1.1 и неоднозначные вопросы.
3. Настройка процессов производства
Контроль изготовления продукции завязали на следующие объекты 1С:УНФ:
- Справочник «Спецификации». В нем прописали составы собираемых и разбираемых изделий. Все участвующие номенклатурные позиции имеют тип «Запас»;
- Документ «Производство». В зависимости от того, происходит регистрация выпуска готовой продукции или получение материалов, сотрудник выбирает операцию «Сборка» или «Разборка» соответственно. После заполнения продукции, сотрудник переходит к заполнению материалов по спецификации.
Учет производства ведут начальники цехов. Их обучили работе в программе по всей производственной цепочке: правильное формирование отчета «Заказы покупателей», составление плана выпуска на основе его показателей, регистрация изготовления, взаимодействие с другими подразделениями. Под конкретные учетные задачи создали инструкции, а также проводили очное обучение с выездом на производство. Использование «Заказов покупателей» в качестве документа планирования исключило стороннюю работу в таблицах Excel.
4. Доработки «1С:Управление нашей фирмой»
В стандартном функционале «Заказа покупателя» адрес доставки и зона доставки заполняются по отдельности вручную. Сделали доработку для ускорения заполнения. Теперь выбор адреса доставки происходит по контрагенту: если «Покупатель/Грузополучатель» в заказе заполнен, то в поле «Адрес доставки» формируется выпадающий список, соответствующий набору адресов доставки из карточки контрагента.
Также добавили регистр «Сопоставление адресов и зон доставки»: после выбора адреса программа ищет запись в регистре и подставляет в документ соответствующую зону. Сопоставление активно и при программном формировании документа, что исключает ручное дозаполнение заказов, подгруженных из ЭДО.
Для документа «Маршрутный лист» разработали специальную одноименную печатную форму. Она наглядно отображает состав заказов по номенклатуре и количеству для каждой точки доставки. Такая структура упрощает работу сотрудников разных отделов:
- ответственный за суточное планирование отгрузок теперь может быстро получить задание в бумажном виде и передать его на склад;
- по наглядной схеме сборщику удобнее собирать заказы и заполнять грузоместа, он совершает меньше ошибок;
- затем документ передают водителю, он ориентируется по нему при доставке и разгрузке.
Печатная форма маршрутного листа для наглядного отображения заказов продукции по точкам продаж.
5. Настройка управленческих отчетов
В 1С:КА 1.1 использовали всего несколько отчетов, но в каждом было настроено много вариантов. Почти весь объем отчетности удалось повторить в стандартных объектах 1С:УНФ:
Отчет «Заказы покупателей» дает представление о плановых объемах для производства и отгрузки. Отчет настроили в тридцати вариантах по зонам доставки.
Отчет «Продажи» отражает фактическое исполнение заказов. Настроено более сотни вариантов с детализацией районов доставки по точкам продаж.
Отчет «Движение товаров по складам» показывает перемещения и остатки товаров на складах. Настроили нетиповой вариант «Движение сырья по складам», он отображает движения только производственных материалов.
Отчет «Выпуск продукции» содержит сведения о завершенном производстве.
Дополнительно разработали один новый отчет по заказам покупателей. В нем отображается информация из заказов покупателей в связке с расходными накладными и дает представление о составе заказов и пунктах доставки.
Польза для компании
Система находится на поддержке. Официальная поддержка программы в разы сокращает временные и финансовые затраты на поддержание актуальности, что, в свою очередь, позволяет своевременно отрабатывать обязательные требования государственных структур (отправка регламентированной отчетности, работа с Честным знаком и т.п.) и быть уверенным в отсутствии штрафов.
Плавный переход. Грамотное использование инструментов конфигураций позволило большую часть учета построить на привычных шаблонах. Новые принципы учета персонал быстро освоил благодаря сопровождению консультантов «ИТ ДЖЕТ» и составленным инструкциям. Сотрудники изучали все разделы учета постепенно — сначала учились правильно создавать заказы, потом отрабатывали нюансы производства, затем изучали работу с остатками и перемещениями и так далее. Совместное обучение с консультантами позволило сразу вырабатывать верный сценарий использования и исправлять ошибки, тем самым не допуская беспорядка в базе.
Оптимизация рабочих процессов. Доработки позволили адаптировать программу под требования компании, ускорить и оптимизировать некоторые процедуры в создании документов, а также процесс комплектования и доставки заказов.
Ведение учета в разных программах 1С с настроенным автоматическим обменом информацией избавил от работы по переносу данных вручную, что высвобождает рабочее время и исключает ошибки.
Восстановление учета. Теперь с чистыми базами на современной системе и подготовленным персоналом компания снова может в полной мере использовать все возможности учета по планированию производства, управлению остатками, расчету себестоимости продукции и другим процессам, чтобы продолжать работать эффективно и развиваться.
Проект выполнен компанией «ИТ ДЖЕТ».
