«Раньше мы просто тушили пожары, срочно разыскивая нужный товар у поставщиков», — вспоминает директор компании «Фишфуд». Когда ассортимент компании перевалил за 1000 SKU, старый метод пополнения запасов стал создавать проблемы: избыточный запас по одним товарам и дефициты по другим.
Решение нашли в настройке прогнозного планирования в «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси», превратив хаос в систему. Как отчет прогнозирует дефицит товара на конкретную дату и почему закупки теперь не зависят от настроения менеджера — читайте в кейсе.
О компании
Компания: ООО «Фишфуд».
Регион: Республика Беларусь.
Сфера деятельности: дистрибуция продуктов питания.
Ассортимент: более 1 000 товарных позиций (SKU).
Клиенты: предприятия HoReCa (кафе, рестораны, бары), торговые сети и собственный гастромаркет.
ООО «Фишфуд» — дистрибьютор продуктов питания с полным ассортиментом более тысячи позиций. Есть собственный импорт из Китая, Вьетнама, Кореи, Польши, Германии, Италии, Венгрии, Испании и многих других стран.
Ассортимент компании включает как локальную продукцию, так и импортные товары из стран Европы и Азии. Для части товаров срок доставки может составлять несколько недель, поэтому точность планирования закупок напрямую влияет на стабильность продаж.
Исходная ситуация
К моменту обращения к партнеру 1С группе компаний «Аверсон» компания динамично расширяла ассортимент и клиентскую базу. Количество номенклатурных позиций превышало 1000 SKU, существенно увеличилось число поставщиков и стран происхождения продукции.
Для ведения учета компания использовала «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси» , но планирование закупок не было настроено и выполнялось преимущественно вручную. Менеджеры ориентировались на остатки на складе, отдельные отчеты по продажам и собственный опыт.
Это приводило к ряду проблем:
- избыточные запасы по части импортных позиций;
- периодический дефицит востребованных товаров;
- замораживание оборотных средств в низко оборачиваемых позициях;
- высокая зависимость закупок от опыта конкретного сотрудника.
Не раз возникали ситуации, когда на складе присутствовали избыточные запасы одних позиций, а популярных товаров не было. Такие ситуации приходилось решать оперативно, корректируя закупки и взаимодействуя с поставщиками.
Директор ООО «Фишфуд» Мазаник М.А. отмечает: «Когда ассортимент перевалил за тысячу позиций, стало понятно, что прежний подход к закупкам уже не справляется. Менеджерам приходилось самостоятельно анализировать данные по продажам и остаткам, чтобы определить, какие товары необходимо закупать. Нам нужен был инструмент, который позволит опираться на расчёт, а не на интуицию».
Цели автоматизации
Основной задачей проекта стало создание инструмента прогнозного планирования закупок.
Перед системой были поставлены следующие задачи:
- учитывать среднедневное потребление товаров;
- учитывать сроки поставки и товары в пути (заказы поставщикам, которые уже находятся на доставке);
- формировать рекомендованный объем закупки;
- снизить складские излишки и риск дефицита;
- повысить управляемость оборотного капитала.
Руководству было важно получить инструмент, который позволит видеть будущую потребность в закупках и заранее оценивать нагрузку на оборотные средства.
Реализация решения
В компании уже используется система «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси». Для решения задачи специалисты ГК «Аверсон» разработали специализированный отчет «План заказа товаров», расширяющий стандартные механизмы планирования закупок.
С помощью отчета можно проанализировать данные о продажах, остатках на складе, товарах в пути и сроках поставки. На основе этих данных система рассчитывает рекомендуемый объем закупки для каждой точки заказа.
Как используется решение
Сотрудники отдела закупок регулярно используют отчет «План заказа товаров» для формирования заказов. При работе с отчетом менеджер сразу видит товары, по которым остаток товара в днях (покрытие спроса) ниже срока поставки — такие позиции автоматически выделяются системой и требуют оформления заказа. Отчет отображает остаток в днях, срок поставки и дату возможного дефицита, что позволяет оперативно принимать решения и формировать заказы поставщикам на основе актуальных данных.
Результаты проекта
Внедрение решения дало измеримый бизнес-эффект и позволило перейти к управляемому планированию закупок:
- время подготовки плана закупок сократилось на 30–35%, что снизило операционную нагрузку на сотрудников;
- доля избыточных складских запасов уменьшилась на 8–10%, что привело к сокращению объема замороженных оборотных средств;
- случаи дефицита по ключевым позициям снизились на 10–15%, что повысило стабильность продаж и уровень сервиса для клиентов;
- обеспечена возможность одновременного анализа более 1000 SKU в едином инструменте;
- повышена точность планирования за счет учета товаров в пути и сроков поставки.
В результате компания получила прозрачный инструмент, позволяющий заранее видеть будущую потребность в закупках, управлять нагрузкой на оборотный капитал и принимать решения на основе данных, а не интуиции.
«Теперь мы заранее видим, когда товар может закончиться. Это помогает планировать закупки более спокойно и избегать ситуаций, когда приходится срочно искать товар у поставщиков», — отмечает директор ООО «Фишфуд» Мазаник М.А.
Итог
Проект позволил перевести закупки из режима «пожаротушения» ➡ в управляемую прогнозную модель.
Компания:
- стандартизировала процесс закупок;
- снизила зависимость от человеческого фактора;
- повысила прозрачность работы отдела снабжения;
- улучшила управление оборотным капиталом.
Кейс демонстрирует, что даже точечная доработка в 1С может дать значимый экономический эффект и стать основой для масштабирования системы управления запасами.
Проект выполнила группа компаний «Аверсон».
