1С:Предприятие 8
Система программ

Эффективное управление домами: автоматизация управляющей компании

21 октября 2021
825
Кейсы на тему: Конкурс кейсов 2021

Программа: «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК»

Эффективное управление домами: автоматизация управляющей компании Группа компаний «РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП» — инновационная управляющая компания с сфере ЖКХ. Миссия компании — оказание профессиональной помощи собственникам жилья в создании комфортных и безопасных условий проживания в многоквартирных домах.

Компания работает на рынке услуг ЖКХ с 2009 года. По состоянию на октябрь 2021 года компания управляет 95 домами в 6 городах присутствия.

Мы опираемся на решения собственников и автоматизируем управление домами — поэтому, жители наших домов довольны работой и рекомендуют нас знакомым. Мы закрываем все вопросы в обслуживании дома — технические работы, аварийная служба, капитальный и текущий ремонт, бухгалтерское и юридическое сопровождение.

Говорит руководитель компании — Розенталь Евгений Сергеевич:

Эффективное управление домами: автоматизация управляющей компании «Сегодня домами управляют как профессионалы из управляющей компании (УК), так и сами жильцы, объединившись в товарищества собственников жилья (ТСЖ). Мне в определенной степени повезло: начинал я как участник товарищества собственников жилья и попал туда совершенно случайно. В 2003 году, как молодой специалист, купил квартиру в совершенно новом 10-этажном 250-квартирном  доме. 

И мне не хотелось, чтобы он быстро «зачах», как это бывает в многоквартирных домах без должного присмотра. Тогда само понятие «ТСЖ» было совершенно новым, не изученное широкой общественностью. Слабой была и правовая база: отсутствовал даже Жилищный кодекс РФ, был только закон «О товариществах собственников жилья». Только начиналось активное реформирование этой отрасли, государство старалось отдать больше прав собственникам в управлении их имуществом.

Потом члены нашего правления неожиданно меня избрали председателем ТСЖ, и несколько лет я ими руководил, набираясь опыта и практики. При этом продолжал, работал врачом: у меня даже мыслей не было связать свою жизнь с ЖКХ.

Но, погрузившись в управление своего дома, увидев и поняв, как можно улучшить жизнь жильцов, навести порядок в обслуживании, научиться планировать расходы, снизить затраты на тепло, воду, вывоз мусора, я понял, что мне по силам и нечто большое.

Из медицины я ушел: нужно всё-таки качественно и профессионально заниматься каким-то одним делом. И в последние годы я — директор управляющей компании «Розенталь Групп», могу себя уже назвать экспертом в жилищно-коммунальном хозяйстве. На многие вещи мой взгляд кардинально изменился.

Каждый ли может заниматься управлением дома? Теперь я понимаю: в полном объеме любым домом управлять сложно. Это не просто сделать красивую детскую площадку и на Новый год на ней ежегодно ставить яркую ёлку. Или отремонтировать подъезды и содержать их в чистоте. Управление домом — это и исправные инженерные коммуникации, и энергоэффективность, и оперативное решение всех вопросов для комфортного проживания жильцов, и качественно донесенный сервис до каждой квартиры. А любой из этих процессов уже требует достаточно серьезных знаний. Это комплексный процесс, который нельзя рассматривать по отдельности.

Скажу даже так: чем больше я получал знаний, тем сильнее понимал, насколько это серьезное и ответственное дело — управлять сначала одним домом, а потом уже десятками домов. Человек тогда доволен услугой, когда она качественная, доступная по цене, оказана в срок и ее легко получить. И каждому должен быть понятным процесс: от идеи до реализации.

Эффективное управление домами: автоматизация управляющей компании Эффективное управление домами: автоматизация управляющей компании

А тут еще настало время, когда мы стали заниматься активно автоматизацией нашей деятельности по управлению домами. Вводимые электронные системы дают ощутимые точки роста в организации управления многоквартирных домов. И жильцы к этому готовы: в некоторых новых домах, где преобладает молодое поколение среди жителей, процент регистрации в электронных системах доходит до 98%! В домах, которым более 30 лет, процент регистрации более 50%, но этот показатель тоже меня радует.

Автоматизация дает повышение качества услуг для конечного потребителя, удобство получения этой услуги, оптимизацию процессов управления персоналом внутри компании, контроль за работой каждого в отдельности и подразделения в целом. А еще есть возможность получать оперативно обратную связь от населения о качестве наших услуг.

Начиная автоматизацию, мы перебрали несколько сопровождающих организаций, и остановили свой выбор на Центре реальной автоматизации «КУТНИЙ.РФ» под руководством Кутний Алексея Николаевича. С помощью КУТНИЙ.РФ получилось сделать качественный рывок в автоматизации процессов. Разработана и внедрена система интеграции программы «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» с сайтом и мобильным приложением собственников жилья. В мобильном приложении жильцы могут легко и просто подать показания приборов учета, и показания попадут сразу в программу «1С», не требуя при этом ручного ввода данных.

Эффективное управление домами: автоматизация управляющей компании В мобильном приложении можно посмотреть подробную квитанцию на оплату, свою задолженность, оплатить услуги, вызвать специалиста на дом, и многое другое.

В июле 2021 года у «РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП» появилась новая услуга — добровольное страхование жилья. Уже за первый месяц эксплуатации заключены первые сотни договоров страхования. И очень важно, что учет оплат, своевременное информирование жильцов о сроках действия и продлении страхования, быстрое реагирование если собственник оплатил услугу страхования по ошибке, и даже ведение списка квартир, собственники которых не хотят видеть в своих личных кабинетах такие напоминания — все эти функции автоматизированы прямо в программе «1С».

Дополнения к программе 1С специалисты КУТНИЙ.РФ разработали так, что их можно легко внедрять и в другие информационные базы. Мы делимся своими передовыми технологиями с нашими новыми партнерами, с ТСЖ, которые приходят к нам в управление.

Только за сентябрь 2021 года обслуживаемый нами жилой фонд пополнился еще восьмью домами, собственники которых доверили нам управление ими.

Работа по автоматизации рутинных процессов продолжается, и я ставлю перед РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП большие цели:

  • за год удвоить количество домов под нашим управлением, без увеличения штата бухгалтерской расчетной службы;
  • с помощью автоматизации сократить время на выполнение непродуктивных рутинных процессов как минимум вдвое. Пусть наши сотрудники посвящают своё время другим, более интересным и сложным задачам».

Дополняет главный бухгалтер группы компаний «РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП» Азаренкова Надежда Александровна:

Эффективное управление домами: автоматизация управляющей компании «Скажу как главный по финансам, автоматизация помогла увеличить доходы, и при этом управленческие расходы оставить прежними. Так, время работы по начислению коммунальных платежей в результате автоматизации приема показаний счётчиков сократилось на 30%, благодаря чему один сотрудник теперь может обслуживать большее количество домов. 

В планах у нас внедрить автоматизацию ещё на нескольких трудоёмких операциях, чтобы ещё больше высвободить время сотрудников для новых участков. Раньше для принятия под управление новых домов приходилось вводить дополнительные штатные единицы. А это новое рабочее место, стол, кресло, компьютер, дополнительные лицензии на программное обеспечение. А потом каждый месяц — зарплата, налоги, обслуживание техники… 

Нашей компании повезло, нам порекомендовали хороших внедренцев, которые умеют не только программу написать, но и разбираются в нашей специфике, всегда подскажут, как сделать лучше, найдут ошибки в учёте и помогут их исправить. Спасибо за труд Кутний Алексею Николаевичу и его команде КУТНИЙ.РФ. Приятно работать с ними на одной волне».

Комментирует Кутний Алексей Николаевич, предприниматель, руководитель Центра реальной автоматизации «КУТНИЙ.РФ»:

Эффективное управление домами: автоматизация управляющей компании «Ежедневная работа хорошего специалиста по разработке и сопровождению программ — это учиться. Учиться новым технологиям, учиться разговаривать с клиентом на его профессиональном языке, учиться находить возможности для автоматизации там, где их на первый взгляд нет. Для меня огромное удовольствие — сделать своего клиента счастливым, услышать искренние слова благодарности за хорошо сделанную моей командой работу. В то время, когда нас пригласили в «РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП», система учёта в компании переживала не самые лучшие времена. Прежде чем взяться за улучшения, пришлось сначала помочь «разгрести завалы», отладить и запустить те процессы, которые были не до конца или с ошибками автоматизированы ранее.

Мне очень понравилось отношение Розенталя Евгения Сергеевича и ведущих специалистов его компании к делу, плодотворные совместные «мозговые штурмы». Незабываемо — то самое ощущение восторга, когда смелые задумки руководителя бизнеса возможно реализовать с помощью передовых технологий платформы «1С:Предприятие 8», и когда на вопрос: «А вот такую идею вы сможете реализовать?» — я с уверенностью могу ответить «Да, конечно. Давайте продумаем, как это сделать наилучшим образом для вас».

Эффективное управление домами: автоматизация управляющей компании У «РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП» уже была система учета на базе «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» и сайт с мобильным приложением разработки собственной команды «РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП». Вот только обмен данными между этими двумя системами приходилось делать бухгалтеру, в полу-ручном режиме. Масштаб затрат времени — просто ужасающий! 

Я разработал автоматизированную «прослойку» между базой «1С» и сайтом. Зачем выгружать данные в файлы, вручную, потом грузить эти файлы на сайт? Движок сайта самостоятельно может вызвать функцию WEB-сервиса, опубликованного в программе «1С», и получить данные прямо из системы учёта. 

Аналогично, загрузку показаний приборов учета можно сделать в автоматическом режиме, сразу в «1С». Здесь мы спроектировали дополнительный буфер, информация загружается сначала во вспомогательный регистр, а в тот день, когда подача показаний за текущий месяц завершена, автоматически формируются документы «Ввод показаний счетчика», по каждому дому отдельный документ. 

Жилец подал показания позже? Не проблема, автоматически учтём их в следующем расчетном периоде. Плюс мы сделали автоматическую систему контроля, с тем чтобы не задвоились показания счетчиков по тем жильцам, которые еще не до конца доверяют новым технологиям и подают показания и через мобильное приложение, и на бумажке. Так мы разгрузили целый отдел бухгалтерии, «отобрали» лишнюю работу. У сотрудников появилось время для более интеллектуальных дел.

И вот тогда настало время для новых продуктов, новых функций. Компания «РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП» заключила договор с одной из страховых компаний, и они стали совместно продвигать очень нужный продукт «Страхование жилья». Собственники жилья теперь уверены не только в том, что управляющая компания умело и вовремя решит их коммунальные задачи, качественно подготовит дома к зиме, благоустроит дворы, построит детские площадки, поможет с подключением стиральной машинки или заменой розетки. Теперь «в одном окне» мобильного приложения для жильцов ещё и защита от непредвиденных расходов, например, при протечках от соседей сверху.

В сжатые сроки мы продумали архитектуру программного решения, порепетировали с сотрудниками заказчика различные сценарии взаимодействия с жильцами «А что делать, если…». Результат — дополнительное направление бизнеса «РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП», довольные собственники жилья.

Впереди у нас с «РОЗЕНТАЛЬ ГРУПП» ещё несколько совместных проектов автоматизации. У руководства компании отличные стратегические цели, а с помощью Центра реальной автоматизации «КУТНИЙ.РФ» движение к этим целям уже началось».


Автор:

Алексей Кутний