Бухгалтер Твердохлебова Наталья Сергеевна: «Проблемы, которые были у нашего общества, затрагивают большое количество ТСН, и я думаю, что, ознакомившись с нашим кейсом, многие ТСН приступят к процессу автоматизации».
Созданное в 2018 году товарищество собственников недвижимости земельных участков «Микрорайон Удачный» находится в поселке Ярково Новосибирской области и состоит из 244 земельных участков.
С какими проблемами столкнулись
В августе 2021 г. я пришла работать в ТСН ЗУ «Микрорайон Удачное» бухгалтером. Программа «1С:Бухгалтерия СНТ. Базовая версия» в товариществе была, но учет велся с ошибками, возможности программы не использовались в полном объеме. Ситуация была плачевная:
- Накопилась огромная задолженность собственников, они не желали оплачивать членские и целевые взносы в ТСН.
- Карточки садовода не закрывались, когда собственники продавали участки. Формировались ошибки в начислениях, которые ложились на новых собственников участков, у которых по факту отсутствовала задолженность.
- В программе 1С у ТСН была фиктивная задолженность перед собственниками, сформированная за счет отсутствия начислений, при поступлении платежей.
- Не отсылались квитанции и отчеты по периодам задолженности собственникам ТСН, от этого были низкие сборы платежей и большая задолженность у собственников пред ТСН.
- Не публиковались списки должников ТСН.
- Денежные средства принимались наличными.
- Не велся учет закупа и расхода материалов.
- Не велся учет расхода денежных средств по статьям, в результате составлялась некорректная смета расходов. Многие статьи расходов не закладывались в смету.
Такое ведение учета привело к тому, что было невозможно получить точную информацию по карточкам садовода, по платежам, сбору денежных средств, расходам, отсутствие учета материалов и т. д. При формировании оборотно-сальдовой ведомости получали некорректную информацию. Собственники, Председатель, Правление ТСН не получали отчеты по статьям расходов.
Решение задач
Я обновила программу (с 2019 года не обновлялась), и задействовала ее возможности в полной мере.
Были проверены и исправлены ошибки в карточках садоводов за три года, сделаны сверка расчетов и корректировка задолженности.
Сделана настройку квитанций с расшифровкой платежей по направлениям денежных средств, с штрих кодом, что облегчает платежи садоводам — при оплате нет необходимости вбивать реквизиты ТСН. Квитанции стали отсылаться всем собственникам на электронную почту, что позволяет одним разом охватить всех членов ТСН и сокращает время работы.
Членам ТСН отсылаются отчеты по периодам задолженности. Раньше чтобы сделать сверку с собственником, приходилось поднимать платежи за несколько лет, выписывать. Сейчас одним кликом кнопки я формирую отчет и высылаю его собственнику на электронную почту.
Были настроены списки должников, которые публикуются каждые 5 дней в общем чате, что позволяет собственникам ТСН следить за своей оплатой. Благодаря этому удалось увеличить поступление денежных средств.
В ТСН ЗУ «Микрорайон удачный» перестали принимать наличные денежные средства. В результате отпала необходимость в должности кассира. Денежные средства стали поступать только на расчетный счет и загружать в 1С выписки из банка, что так же облегчило учет денежных средств.
Оплата встает на карточку собственника участка.
Долг автоматически списывается с собственника.
Использование безналичного расчета позволило исключить возможность коррупционной схемы. Сделать работу ТСН прозрачной для собственников ТСН.
В 1С в автоматизирован учет материалов. Отчеты формируются оперативно и помогают понять какие материалы приобретены, использованы, списаны.
Одним кликом клавиши может быть проведена инвентаризация.
В «1С» настроен учет контрагентов.
Настроен учет расхода денежных средств по статьям общехозяйственных расходов. Что позволяет видеть, на какие нужды потрачены денежные средства, и планировать корректную смету расходов на следующий год.
Настроен автоматизированный учет по целевому финансированию разным направлениям денежных средств, что позволяет оперативно увидеть по каким направлениям сколько начислено и уплачено денежных средств.
Данные отчеты при проведении собраний правления ТСН «Микрорайон Удачный» помогают делать анализ и расчет дальнейших расходов денежных средства.
Результаты
- Благодаря автоматизации ТСН « Микрорайон Удачный» полностью перешел на безналичный расчет.
- В результате активного использования автоматизации 1С увеличились сборы денежных средств. По сравнению с 2021 годом денежных средств в 2022 году собрано на 54% больше.
- Из начисленных в 2022 году сумм по членским и целевым взносам собрано 99%, что позволило установить видеонаблюдение, сделать частичный ремонт дорог и т. д.
- В 1С формируются и отсылаются начисления членских и целевых взносов сразу на 244 участков. Все начисления и платежи отображаются в личной карточке садовода. Что позволяет при необходимости данную информацию предоставить собственнику ТСН.
- В отчете по целевому финансированию мы видим начисленные и уплаченные суммы, остаток долга по разным направлениям денежных средств.
- Мы можем формировать отчеты по материалам и видеть, что приобреталось и использовано. Автоматически формировать инвентаризацию.
- Есть возможность формировать отчеты для собственников участков и правления ТСН. Согласно этим отчетам делать анализ и составлять корректную смету расходов на следующий год, а также согласно смете делать расчет членских и целевых взносов, необходимых для покрытия расходов.
Одно из главных преимуществ автоматизации на 1С — это оперативность. Можно за короткое время сделать необходимые отчеты или найти платежи и т. д. В настоящее время задействованы главные функции автоматизации СНТ — карточки садовода, начисления, оплаты, рассылки квитанций, формирование отчетов.
Проект автоматизации помог изменить мнение собственников о работе ТСН «Микрорайон Удачный», помог поверить, что собранные денежные средства не уходят «в никуда», а тратятся на нужды общества, что конечно увеличило сбор денежных средств.
В настоящее время ТСН «Микрорайон Удачный» — это не убыточная организация, а общество, которое развивается, строятся планы, на расчетном счете постоянно есть денежные средства.
Вся работа проведена с минимальным штатом, экономией заработной платы. В будущем я планирую продолжить автоматизацию по работе с юридическим отделом.
Уверена, что возможности автоматизации программы дадут новый виток развития ТСН «Микрорайон Удачный».
