Проект автоматизации был выполнен в транспортно-экспедиционной компании ТЭК «ЛИДЕРТРАНС», которая оказывает услуги по перевозке грузов. На момент внедрения программного обеспечения это была еще молодая компания с небольшим автопарком, которая спустя годы вошла в топ самых крупных перевозчиков России. Как компания за такой короткий срок увеличила автопарк с десяти до нескольких сотен единиц техники? Ответ кроется не только в эффективном управлении, но и в автоматизации ведения учета.
Перед нами стояла задача перевести данные из разрозненных таблиц текстовых редакторов в единую базу. До начала проекта автоматизации и внедрения модуля «Автоверсант» в ТЭК «ЛИДЕРТРАНС» было невозможно оперативно рассчитать себестоимость пробегов автопарка, собрать воедино доходы и расходы в разрезе каждой единицы техники. Эта ситуация не давала возможности руководителю транспортной компании быстро принимать стратегические решения:
- когда можно увеличивать количество единиц техники;
- какие транспортные средства зарабатывают, какие несут расходы и по каким причинам;
- какие маршруты дают более высокие показатели доходности (руб/км);
- какие поставщики предоставляют более качественные услуги и товары (топливо, услуги по ремонту);
- какие планы поставить ключевым сотрудникам (KPI логистов, бухгалтерии и т. д.)
Чтобы решить эти задачи требовалась методика ведения учета, которая оперативно предоставляла бы достоверные показатели. На тот момент на рынке не было программ, которые смогли бы решить эти задачи, поэтому появилась идея разработать собственный модуль «Автоверсант» и встроить его в конфигурацию 1С:Бухгалтерия 3.0.
Первым шагом внедрения был полный отказ от ведения данных в таблицах текстовых редакторов на уровне руководства компании. Я объясняла пользователям, как вводить данные не в привычные «эксель» таблицы, а в модуль «Автоверсант». По ходу работы становилось понятно, как ускорить этот процесс за счет разработки обработок, отчетов, которые «собирали» бы данные из 1С:Бухгалтерии и из модуля «Автоверсант», чтобы исключить дублирование ввода данных. Первую задачу мы выполнили: все данные стали вводиться в единую базу 1С:Бухгалтерия, в которую был встроен наш модуль.
Вопрос достоверности и оперативности вводимых данных все еще оставался открытым: с каждым годом усложнялся учет транспортной компании, водители становились хитрее, механики — ухищрённее, а с ростом компании увеличивалось количество сотрудников с низкой компетенцией. Неправильно или неоперативно введенные данные пользователей сводили весь процесс автоматизации к нулю. Постоянно приходилось «закрывать дыры» в учете, обучать сотрудников, перепроверять за пользователями данные. Мы пришли к выводу, что нужно менять подход — убрать человеческий труд, автоматизировать процессы, чтобы они могли проходить без участия пользователей.
Мы перешли на новую методику внедрения модуля «Автоверсант»: не обучали сотрудников, не рассказывали, как вводить данные, какие кнопки нажимать, а показывали только готовый результат собственнику транспортной компании. Я, как руководитель отдела разработки, понимала, что успех автоматизации в транспортных компаниях напрямую зависит от надежного взаимодействия нашего модуля с информационными системами сторонних поставщиков товаров и услуг. К таким услугам и товарам относятся:
- навигационные системы — Автограф, Omnicomm, Wialon, Глонасс и др;
- поставщики топлива — Роснефть, Монополия, Газпром, Ирбис, Татнефть, Е100 и другие;
- курьерские службы отправки корреспонденции — Почта России, Курьер Сервис, ExMail, DPD, DHL, СДЭК и другие;
- поставщики прочих расходов по стоянкам, шиномонтажу, парковкам, ПЛАТОН, Дорнет, Автодор, МУГАДН, МТС Сервис;
- штрафы ГИБДД, ПЛАТОН;
- картография.
Мы пришли к решению, что данные описанных выше систем должны надежно и без участия пользователей загружаться в модуль «Автоверсант». Задача автоматической загрузки данных от сторонних поставщиков была выполнена за счет использования нового функционала платформы 1С:Предприятие 8.3: расширения, боты, https и т. д. Также были применены современные IT технологии: обмен данными через API, открытые источники картографии, геокодирование, parsing, методы математического моделирования.
Новая методика внедрения дала следующие результаты ТЭК «ЛИДЕРТРАНС»:
Учет топлива — ГСМ
Было:
Диспетчеры вручную со слов водителей вводили остатки топлива в баке на момент приезда ТС на базу. Данные по остаткам были не достоверны, часто в пользу водителей с целью сокращения пережогов. Руководитель получал информацию по пережогам только в конце месяца после закрытия путевых листов.
Стало:
Отказ от расчета путевых листов. За счет оперативно поступающей информации о заправках ТС расчет пережогов/экономий рассчитывается ежедневно в момент загрузки пробегов. Мы изменили работу диспетчеров, теперь их задача — следить за датчиками в навигационной системе и вовремя сообщать в тех. поддержку при возникновении неисправностей.
Результаты:
Исключили ручной ввод информации для учета ГСМ. Руководитель компании оперативно и независимо от бухгалтеров, экономистов, получает точные фактические расходы, пережоги водителей.
Дебиторская задолженность
Было:
Отслеживать статус каждого курьерского отправления (оригиналы ТТН, УПД, счета) было невозможно. Срок отсчета дебиторской задолженности ставили примерно, исходя из местонахождения заказчика. При большом объеме перевозок многие отправления забывали проверять вовремя, и компания теряла деньги.
Стало:
Обучили пользователей фиксировать в программе курьерскую службу и трек номер. Далее ежедневно в автоматическом режиме каждые 4 часа запускается процесс определения статусов курьерских отправлений. Если оно доставлено, то в программе фиксируется дата доставки и начинается отсчет дебиторской задолженности.
Результаты:
В 2 раза сократили количество дней между выгрузкой и поступлением оплаты на расчетный счет. Ускорился денежный оборот компании.
Прочие расходы рейсов
Было:
Оператор вручную по каждой единице техники вводил суммы по затратам. Часто суммы не сходились с бухгалтерским учетом или были отнесены неверно на транспортное средство. Происходило искажение учета.
Стало:
Каждый месяц 8 числа в фоновом режиме без участия пользователей вводятся данные по прочим расходам за предыдущий месяц по каждому поставщику в отдельности. Данные вводятся в разрезе транспортных средств по предоставленным данным поставщиков услуг.
Результаты:
Пользователи перестали вручную вводить данные по ремонтам автопарка, сопутствующим расходам: стоянки, парковки, шиномонтаж, Платон, штрафы. Значительно сократилось время операторов на ввод данных по прочим расходам.
Расчет заработной платы водителей исходя из пробега ТС
Было:
Заработная плата водителей считалась в «экселе», так как нужно было учитывать большое количество показателей: пробег ТС, на котором проехал водитель, модель тягача/прицепа, на котором он ехал, средний расход топлива, стаж водителя и т. д. Процесс мог занимать несколько дней и даже неделю. Очень много вопросов возникало со стороны водителей, отсутствие прозрачной формулы расчета часто приводило к их увольнению.
Стало:
Мы внедрили «конструктор» для расчета заработной платы, в который заложили все возможные показатели. Обучили бухгалтеров какими отчетами можно проверять правильность расчета. Фальсификация показателей пользователями исключена, так как они автоматически загружаются из навигационной системы, ручная корректировка невозможна.
Результаты:
В разы сократилось время на расчет заработной платы водителей. Одним нажатием кнопки формируются расчетные листы с полной расшифровкой показателей — пробег общий, пробег с грузом, пробег без груза, стаж, кругорейс, доп. точки, тариф и т. д. Это привело к тому, что сократилось количество вопросов и претензий со стороны водителей по расчету зарплаты.
«Управление заправками»
Было:
Перед отправкой водителя в рейс диспетчер вручную или в редакторах текстовых таблиц рассчитывал план заправок: где и сколько нужно заправиться. Ручной расчет часто не учитывал уменьшение или увеличение фактического расхода в связи с погодными условиями, особенностями рельефа, из-за чего водителю приходилось заправляться на менее выгодных заправках по своему усмотрению. При большом автопарке ручной расчет заправок оказался невозможен. Компания не экономила на разнице в цене на топливо, хотя можно было заправляться дешевле.
Стало:
На основе математического моделирования был разработан функционал для расчета оптимального плана заправок с учетом минимального остатка в баке, среднего расхода, объема бака, расстояния маршрута. Мы обучили сотрудников топливного отдела как пользоваться данной обработкой, какие могут быть нюансы расчета при смене топлива с летнего сезона на зимний, как строить расчет, если логист еще точно не знает маршрут следования после выгрузки и т. д.
Результаты:
Сервис «Управление заправками» позволил рассчитывать топливо с учетом выгодных заправок на пути следования транспортного средства. Этот функционал сократил расходы на топливо на 1 232 — 31 200 рублей за один рейс в зависимости от длины маршрута. Снизилась средняя стоимость топлива на 1 км по всему автопарку.
Штрафы ГИБДД, ПЛАТОН
Было:
Бухгалтерия по факту получения бумажного постановления штрафа вручную вводила платежные поручения. Часто бумажные постановления терялись или не приходили вовсе, поэтому пропускали период оплаты с 50% скидкой. Забывали удерживать оплаченные суммы с заработной платы водителей. Если штраф совсем не оплачивался, могла произойти блокировка расчетных счетов компании.
Стало:
В модуль «Автоверсант» 1 раз в неделю загружаются актуальные штрафы ГИБДД и ПЛАТОН. Работа со штрафами выстроена следующим образом: бухгалтер выбирает необходимые штрафы, нажатием кнопки создает платежные поручения, далее оплачивает их, а затем удерживает эти суммы с водителей. Мы обучили работе со штрафами начальников автоколонн, чтобы они проводили профилактические беседы с водителями с целью снижения скоростного режима и количества штрафов.
Результаты:
Сокращение времени на обработку штрафов, своевременная оплата со скидкой 50%, автоматическое формирование удержаний с водителей. Удалось избежать блокировки расчетных счетов из-за несвоевременной оплаты штрафов. При большом автопарке только штрафами занимались 2 бухгалтера, после нашего внедрения оплатой и удержанием штрафов занимается один бухгалтер. После подключения к этому процессу начальников автоколонн, сократилось количество штрафов за нарушение скоростного режима, улучшилось качество вождения и безопасность.
Мы с командой не останавливаемся на достигнутом — полученный опыт активно масштабируем в других транспортных компаниях, расширяем и улучшаем функционал модуля «Автоверсант», привнося новизну и современные методики управления без участия пользователей.
Работы по проекту выполнила компания «Абакам».
