ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» является организацией, специализирующейся на оказании услуг в области проектно-изыскательных работ для нужд топливно-энергетического комплекса. В данном кейсе мы покажем, как мы справились с существующими проблемами и оптимизировали бизнес-процессы, внедрив «1С:Документооборот».
О компании
В мире, где энергия играет важнейшую роль, компании, специализирующиеся на проектировании и разработке инфраструктуры нефтегазовой и энергетической отрасли, имеют особенное значение. Одной из таких компаний, которая заслуживает особого внимания, является ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ». Эта компания прочно утвердилась на российском рынке и предоставляет широкий спектр услуг, необходимых для создания и совершенствования объектов нефтегазовой и энергетической инфраструктуры.
Основой успеха компании «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» является высококвалифицированная команда специалистов. Эксперты компании обладают обширным опытом в сфере нефтегазовой и энергетической инфраструктуры и всегда готовы применить свои знания и навыки для решения самых сложных технических задач.
Компания активно участвует в проектировании объектов различных видов, включая тепловые сети, отопление и вентиляцию, водоснабжение и канализацию, водяное, пенное и газовое пожаротушение. Она также специализируется на проектировании линейных и площадочных сооружений, объектов добычи, транспорта и хранения нефти и газа.
Как работали раньше
Внедрение системы «1С:Документооборот» в ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» было вызвано рядом ситуаций, осложняющих работу компании:
- Сложность доступа и поиска документов. До внедрения системы электронного документооборота все документы хранились в разных местах, что делало их доступность и поиск трудоемкими процессами. Сотрудники тратили много времени на поиск нужных документов.
- Замедленные процессы согласования и утверждения документов. Рутинные бумажные процессы согласования и утверждения документов замедляли оборот документов, что увеличивало риск задержки и недопонимания в рабочем процессе. Было непонятно, кто какие документы согласует и как, в какие сроки.
- Отсутствие контроля над статусом и выполнением задач. Без системы для учета и мониторинга статуса задач и документов, руководители теряли контроль над процессами и исполнительской дисциплиной сотрудников.
Что сделали
Для улучшения работы всех процессов компании ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» решило внедрить систему «1С:Документооборот».
Проект внедрения был проведен совместно с компанией «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот) — лидером рейтинга (1 место) Центров компетенции по документообороту (ЦКД) 1С.
Работа руководителя проекта и аналитика со стороны «1С-КПД» проходила в течение 2 месяцев очно в Московском офисе заказчика и частично дистанционно ввиду географической разрозненности филиалов компании.
На первом этапе был проведет тщательный аудит, с целью определить, какие процессы оставить, изменить и объединить. Аудит представлял из себя опросники и интервьюирование для начальников подразделений и юриста по договорным документам. Детальная информация по служебным запискам была получена от начальника делопроизводства, а по договорным, входящим и исходящим документам — от начальника юридического департамента.
Для работы по проекту была выбрана модульная технология внедрения.
1С:Документооборот — это гибкий метод автоматизации документооборота. Система позволяет пошагово внедрять необходимые модули, сокращая издержки и предоставляя возможность точечно решать конкретные задачи бизнеса. Такой подход облегчает управление бизнес-процессами, повышает эффективность работы и уровень контроля над документами, что важно для современных организаций.
Проект включал в себя следующие этапы:
- Настройка системы. На начальном этапе были загружены данные о пользователях и созданы справочники Контрагентов и Контактных лиц.
- Настройка видов документов. Были настроены различные виды документов, включая входящие письма, договоры, дополнительные соглашения к договорам, исходящие документы, докладные и служебные записки.
- Настройка шаблонов документов. Созданы шаблоны для различных видов документов.
- Разграничение прав доступа. Пользователи были разделены на группы с разными уровнями доступа, как по видам документов, так и по грифам доступа.
- Подготовка инструкций и обучение. Для обеспечения успешного внедрения, подготовлены инструкции для пользователей, и проведено обучение 100 сотрудников.
Что получили в итоге
1С:Документооборот, развернутый на 100 рабочих местах помог компании достичь следующих результатов:
- Централизованное хранение документов. Все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает легкий доступ и быстрый поиск.
- Ускорение процессов обработки документов. Согласование и утверждение документов стали гораздо более эффективными и быстрыми.
- Прозрачность учета документов и задач. На любой стадии обработки документа можно увидеть его статус и ход исполнения задач.
- Сокращение времени на работу с документами. Руководители теперь могут легко контролировать поставленные задачи и исполнительскую дисциплину сотрудников.
Стоит отметить, что за более чем 14 лет работы в сфере автоматизации бизнес-процессов «1С-КПД» справилась с поставленными задачами в оговоренные сроки, а после ввода каждого модуля проекта в промышленную эксплуатацию сотрудниками «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» отмечен видимый эффект от внедрения:
- Быстрый доступ к документам. Ранее, поиск документов требовал значительного времени. С внедрением системы сотрудники могут легко найти необходимые документы, что значительно повышает продуктивность.
- Ускорение согласования. Раньше, процессы согласования и утверждения документов могли занимать несколько дней. Теперь они автоматизированы и занимают гораздо меньше времени.
- Контроль задач и документов. Руководители могут в режиме реального времени отслеживать статус и ход исполнения задач и документов, что улучшает управление процессами в компании.
Внедрение системы «1С:Документооборот» в ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» привело к оптимизации документальных процессов, увеличению эффективности бизнеса и повышению удовлетворенности сотрудников и клиентов. Этот кейс подчеркивает важность автоматизации для современных компаний и ее способность улучшить рабочие процессы и результаты.
