1С:Предприятие 8
Система программ

Как «1С Документооборот» помог навести порядок в документах ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» и повысить эффективность бизнеса

268
Рейтинг статьи

ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» является организацией, специализирующейся на оказании услуг в области проектно-изыскательных работ для нужд топливно-энергетического комплекса. В данном кейсе мы покажем, как мы справились с существующими проблемами и оптимизировали бизнес-процессы, внедрив «1С:Документооборот».

Как «1С Документооборот» помог навести порядок в документах ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» и повысить эффективность бизнеса

О компании

В мире, где энергия играет важнейшую роль, компании, специализирующиеся на проектировании и разработке инфраструктуры нефтегазовой и энергетической отрасли, имеют особенное значение. Одной из таких компаний, которая заслуживает особого внимания, является ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ». Эта компания прочно утвердилась на российском рынке и предоставляет широкий спектр услуг, необходимых для создания и совершенствования объектов нефтегазовой и энергетической инфраструктуры.

Основой успеха компании «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» является высококвалифицированная команда специалистов. Эксперты компании обладают обширным опытом в сфере нефтегазовой и энергетической инфраструктуры и всегда готовы применить свои знания и навыки для решения самых сложных технических задач.

Компания активно участвует в проектировании объектов различных видов, включая тепловые сети, отопление и вентиляцию, водоснабжение и канализацию, водяное, пенное и газовое пожаротушение. Она также специализируется на проектировании линейных и площадочных сооружений, объектов добычи, транспорта и хранения нефти и газа.

Как «1С Документооборот» помог навести порядок в документах ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» и повысить эффективность бизнеса

Как работали раньше

Внедрение системы «1С:Документооборот» в ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» было вызвано рядом ситуаций, осложняющих работу компании:

  • Сложность доступа и поиска документов. До внедрения системы электронного документооборота все документы хранились в разных местах, что делало их доступность и поиск трудоемкими процессами. Сотрудники тратили много времени на поиск нужных документов.
  • Замедленные процессы согласования и утверждения документов. Рутинные бумажные процессы согласования и утверждения документов замедляли оборот документов, что увеличивало риск задержки и недопонимания в рабочем процессе. Было непонятно, кто какие документы согласует и как, в какие сроки.
  • Отсутствие контроля над статусом и выполнением задач. Без системы для учета и мониторинга статуса задач и документов, руководители теряли контроль над процессами и исполнительской дисциплиной сотрудников.

Что сделали

Для улучшения работы всех процессов компании ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» решило внедрить систему «1С:Документооборот».

Проект внедрения был проведен совместно с компанией «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот) — лидером рейтинга (1 место) Центров компетенции по документообороту (ЦКД) 1С.

Работа руководителя проекта и аналитика со стороны «1С-КПД» проходила в течение 2 месяцев очно в Московском офисе заказчика и частично дистанционно ввиду географической разрозненности филиалов компании.

На первом этапе был проведет тщательный аудит, с целью определить, какие процессы оставить, изменить и объединить. Аудит представлял из себя опросники и интервьюирование для начальников подразделений и юриста по договорным документам. Детальная информация по служебным запискам была получена от начальника делопроизводства, а по договорным, входящим и исходящим документам — от начальника юридического департамента.

Для работы по проекту была выбрана модульная технология внедрения.

1С:Документооборот — это гибкий метод автоматизации документооборота. Система позволяет пошагово внедрять необходимые модули, сокращая издержки и предоставляя возможность точечно решать конкретные задачи бизнеса. Такой подход облегчает управление бизнес-процессами, повышает эффективность работы и уровень контроля над документами, что важно для современных организаций.

Проект включал в себя следующие этапы:

  • Настройка системы. На начальном этапе были загружены данные о пользователях и созданы справочники Контрагентов и Контактных лиц.
  • Настройка видов документов. Были настроены различные виды документов, включая входящие письма, договоры, дополнительные соглашения к договорам, исходящие документы, докладные и служебные записки.
  • Настройка шаблонов документов. Созданы шаблоны для различных видов документов.
  • Разграничение прав доступа. Пользователи были разделены на группы с разными уровнями доступа, как по видам документов, так и по грифам доступа.
  • Подготовка инструкций и обучение. Для обеспечения успешного внедрения, подготовлены инструкции для пользователей, и проведено обучение 100 сотрудников.

Что получили в итоге


1С:Документооборот, развернутый на 100 рабочих местах помог компании достичь следующих результатов:

  • Централизованное хранение документов. Все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает легкий доступ и быстрый поиск.
  • Ускорение процессов обработки документов. Согласование и утверждение документов стали гораздо более эффективными и быстрыми.
  • Прозрачность учета документов и задач. На любой стадии обработки документа можно увидеть его статус и ход исполнения задач.
  • Сокращение времени на работу с документами. Руководители теперь могут легко контролировать поставленные задачи и исполнительскую дисциплину сотрудников.

Стоит отметить, что за более чем 14 лет работы в сфере автоматизации бизнес-процессов «1С-КПД» справилась с поставленными задачами в оговоренные сроки, а после ввода каждого модуля проекта в промышленную эксплуатацию сотрудниками «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» отмечен видимый эффект от внедрения:

  • Быстрый доступ к документам. Ранее, поиск документов требовал значительного времени. С внедрением системы сотрудники могут легко найти необходимые документы, что значительно повышает продуктивность.
  • Ускорение согласования. Раньше, процессы согласования и утверждения документов могли занимать несколько дней. Теперь они автоматизированы и занимают гораздо меньше времени.
  • Контроль задач и документов. Руководители могут в режиме реального времени отслеживать статус и ход исполнения задач и документов, что улучшает управление процессами в компании.

Внедрение системы «1С:Документооборот» в ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» привело к оптимизации документальных процессов, увеличению эффективности бизнеса и повышению удовлетворенности сотрудников и клиентов. Этот кейс подчеркивает важность автоматизации для современных компаний и ее способность улучшить рабочие процессы и результаты.


Автор:

Михаил Андреев

Оценить статью: