Цифровизация кадрового документооборота в АО «ТРАСМАШХОЛДИНГ»

Цели проекта

Основной целью проекта являлось снижение трудозатрат и ручного труда за счет автоматизации кадровых процессов, включая учет невыходов, планирование отпусков, а также заказ и оформление справок. Дополнительно проект был направлен на оптимизацию внутреннего кадрового документооборота, сокращение сроков согласования и подписания документов, повышение качества взаимодействия сотрудников с кадровыми службами, а также переход на кадровый электронный документооборот с использованием электронной подписи и централизованным хранением документов. 

Ситуация до внедрения

Исходная ситуация до внедрения КЭДО:

1. Ведение кадрового учета исключительно на бумаге с ручной обработкой и хранением документов.
2. Избыточное количество этапов бумажного документооборота.
3. Повышенные трудозатраты на заказ и получение кадровых документов.
4. Затяжное согласование приказов — до 3 дней на один документ.
5. Отсутствие удаленного доступа для сотрудников, требующее личных визитов.
6. Частые ошибки и перерасход времени HR из-за ручного заполнения данных.
7. Низкая унификация кадровых процессов на предприятиях.
8. Используемые кадровые информационные системы слабо интегрируются друг с другом.
9. Отсутствие экспертизы у коллег по рынку, так как наш проект — один из первых пилотных проектов по КЭДО на «1С».

Проект реализован с применением сервиса «1С:Кабинет сотрудника», основными преимуществами которого являлись:

• Бесшовная интеграция с типовым продуктом «‎1С:Зарплата и управление персоналом»
• Возможность кастомизации «‎1С:Кабинет сотрудника» под нужды бизнес-заказчиков
• Возможность использования мобильного приложения
• Соблюдение требований законодательства РФ к доступу и хранению персональных данных сотрудников
• Доступность специалистов «1С» на рынке. 

Уникальность и инновационность проекта

Проект реализован на раннем этапе распространения КЭДО на базе решений «1С» в масштабах крупных промышленных холдингов.

Ключевые особенности:

1. масштаб внедрения — более 30 000 пользователей
2. полный переход на кадровый электронный документооборот (100% сотрудников в периметре проекта)
3. реализация проекта с пилотного этапа с последующим тиражированием
4. кастомизация решений «1С» под бизнес-процессы заказчика
5. построение сквозной интеграционной архитектуры
6. унификация кадровых процессов в распределенной структуре холдинга. 

Дополнительная информация

Доработка типового функционала системы — 5000 чел/часов.

Доля сотрудников, перешедших на КЭДО — 100%. 

Результаты проекта

В результате реализации проекта достигнуты значимые количественные и качественные эффекты. Обеспечен переход сотрудников на кадровый электронный документооборот, что позволило снизить трудозатраты на кадровые процессы до 21%. Существенно сократилось время обработки документов: до 40% по процессам оформления справок и до 60% по процессам учета невыходов.

Среднее время оформления справок было сокращено с 36–37 до 22 минут, а время обработки невыходов — с 8,96 до 3,58 минут. В рамках проекта автоматизирована обработка более 150 000 операций по невыходам и более 20 000 запросов справок в год.

Дополнительно существенно сокращен бумажный документооборот, повышена прозрачность кадровых процессов и обеспечена возможность удаленного взаимодействия сотрудников с кадровыми службами. Решение масштабировано на предприятия холдинга и используется более чем 30 000 сотрудников. 

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта реализована архитектура кадрового электронного документооборота на базе платформы «1С:Предприятие» с использованием сервиса «1С:Кабинет сотрудника», решений «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот».

Разработаны и реализованы интеграционные взаимодействия:

• «1С:Кабинет сотрудника» ↔ «1С:Зарплата и управление персоналом» — для передачи заявок сотрудников и автоматического формирования кадровых документов
• «1С:Зарплата и управление персоналом» ↔ «1С:Документооборот» — для маршрутизации, согласования и подписания кадровых документов
• «1С:Документооборот» ↔ «1С:Зарплата и управление персоналом» — для возврата подписанных документов и синхронизации статусов
• «1С:Кабинет сотрудника» ↔ «1С:Документооборот» — для отображения статусов документов и предоставления сотрудникам доступа к подписанным документам.

В системе реализована сквозная логика обработки кадровых процессов: от подачи заявки сотрудником до формирования, согласования, подписания и хранения кадрового документа.

Интеграция между системами обеспечивает:

• автоматическую передачу данных без дублирования ввода
• контроль статусов документов на всех этапах жизненного цикла
• централизованное хранение кадровых документов.

Решение функционирует в распределенной инфраструктуре холдинга и обеспечивает обработку значительного объема кадровых операций в условиях высокой нагрузки. 

Исполнитель: Градум.