Более 28 лет ООО «Компания Реал» работает в сфере комплексного снабжения, логистики и дистрибуции. Заказчики — предприятия сегмента HoReCa, сети общественного питания, рестораны высокой кухни, кейтеринг, отели, социальные объекты, автозаправки, ритейл.
Компания поставляет одноразовую и многоразовую посуду, бумажно-гигиеническую продукцию, упаковку на вынос, фасовочные материалы, спецодежду, профессиональную и бытовую химию, канцелярские товары, уборочный инвентарь и технику. Комплексное снабжение — инновационный подход к обеспечению функционирования предприятий.
Как работали раньше
До старта проекта в 2022 году в качестве корпоративной информационной системы в компании использовалась иностранная программа. Были проблемы с доступностью специалистов на рынке труда для сопровождения и развития системы. В 2022 году руководством была поставлена задача модернизировать корпоративную информационную систему (КИС) предприятия для обеспечения возможности расширения клиентской базы и упрощения учётных функций.
- Использование устаревшего зарубежного программного обеспечения и риски его дальнейшего использования и обслуживания. Одной из стратегических целей заказчика являлся переход на современное ПО от российского вендора;
- Необходимость разработки и развития интеграции с CRM — системой.
По результатам предпроектного обследования была выбрана конфигурация «1С:Управление торговлей». Внедрение выбранной системы выполнено по классической проектной технологии — было запланировано и реализовано 4 этапа проекта: Обследование, Проектирование, Разработка и Опытно-промышленная эксплуатация.
Что автоматизировали
В ходе проекта комплексно автоматизировали работу компании:
- Управление закупками;
- Управление продажами;
- Планирование закупок, продаж;
- Казначейство;
- Управление НСИ;
- Регламентированный учет посредством интеграции с 1С: Бухгалтерия;
- Управление затратами и расчет себестоимости;
- Мониторинг и анализ показателей деятельности.
Сложности перехода
На складах компании в Москве и Санкт-Петербурге внедрена «1С:WMS» с большим количеством доработок, что потребовало значительного количества трудозатрат для применения типового интеграционного решения с «1С:Управление торговлей».
Для реализации задачи миграции данных в заменяемой системе требовалось проанализировать большой массив данных, необходимых к переносу из исторической системы. Потребовалось значительное вовлечение всех подразделений заказчика в разработку и согласование концепции миграции исторических данных и НСИ.
Переход на новую для пользователей платформу, интерфейс и иную логику работы системы потребовал итерационного обучения сотрудников заказчика с длительным тестовым периодом работы для адаптации персонала к механизмам и интерфейсу «1С:Управление торговлей».
Отключение исторической системы было выполнено одномоментно, все подразделения перешли к работе в новой системе единовременно. Данный подход потребовал значительного привлечения ресурсов на поддержку пользователей со стороны заказчика и исполнителя.
Уникальность проекта
Основной подход при реализации проекта был обусловлен желанием ООО «Компания Реал» получить в конце проекта обновляемую систему и минимизировать количество её доработок. Подход потребовал пересмотреть и оптимизировать бизнес-процессы под типовой функционал «1С:Управление торговлей» — это потребовало проведения циклических обсуждений деталей бизнес-процессов, их повторных моделирований и демонстрации функций конфигурации для принятия решения о способах покрытия требований стандартным функционалом. Весь проект был реализован полностью в удаленном формате:
- со стороны заказчика были сформированы рабочие группы по направлениям деятельности компании с архитектурным надзором со стороны главного бизнес-аналитика и руководителя проекта в одном лице;
- со стороны исполнителя был организован ранний доступ для всех сотрудников заказчика к тестовой среде с настроенными модельными примерами бизнес-процессов в типовой конфигурации «1С:Управление торговлей». Рабочие инструкции для пользователей были разработаны на первом этапе проекта.
Использованное ПО:
- «1С:Управление торговлей»;
- Интеграция с «Честный знак»;
- Интеграция с «Меркурий»;
- Интеграция с оператором ЭДО;
- Интеграция с «Битрикс24»;
- Интеграция «1С:WMS» на складах в г. Москва и г. Санкт-Петербург;
- Интеграция с «1С:Бухгалтерия»;
- Интеграция с «MixCart».
Проект стартовал в июне 2022 года, в промышленную эксплуатацию система была запущена 27 февраля 2023 года.
Результаты проекта
1. Основные процессы связаны информационно в едином информационном пространстве, обеспеченным посредством интеграций между системами.
2. Все модули «1С:Управление торговлей» работают как единое целое — без передачи данных посредством электронной почты или мессенджеров, как было раньше.
3. Запущен электронный документооборот с контрагентами;
4. Повышена прозрачность данных:
- Ожидаемые поставки видны в «1С:Управление торговлей» и «Битрикс24»;
- Видимость всей цепочки «Заказ — Оплата — Поставка» в разрезе контрагентов и товаров;
- Расчет полной себестоимости.
5. Нормализован Каталог Продукции.
6. Выполнена нормализация бизнес-процессов компании через стандартизованные процессы в «1С:Управление торговлей» — управление договорами, заказами, доставкой, контроль оплат, управление ценовой политикой, планирование и бюджетирование, подготовка отчетности.
7. Оптимизация расходов, в том числе на ИТ.
8. Возможности «тонкого» тюнинга бизнес-процессов в рамках широкого функционала типовой конфигурации «1С:Управление торговлей».
Экономический эффект:
- Ускорение обработки заказов — 20%;
- Сокращение трудозатрат в подразделениях — 20%;
- Ускорение получения управленческой отчетности — 20%;
- Снижение объемов материальных запасов — 20%;
- Сокращение расходов на материальные ресурсы — 10%;
- Сокращение сроков исполнения заказов — 10%;
- Сокращение операционных и административных расходов — 7%.
Проект выполнила компания «Градум».
