Лидер в сфере транспортировки крупногабаритных, тяжеловесных и неформатных грузов — курская компания «НЕГАБАРИТ 46», берется за самые сложные задачи. Ее девиз: доставим груз, который другим не по силам! На логотипе изображен слон, а в истории транспортировок — немало интересных кейсов: однажды компания перевозила жирафа в полный рост и доставила его в целости-сохранности и добром расположении духа.
Рассказ об этом — впереди. А начнем мы с рутины — формирования «платежек» для оплаты госпошлин за оформление разрешений от ФКУ «Росдормониторинг». Автоматизировать эту задачу и стало целью проекта, который выполнила для перевозчика компания «Лайнкор».
Несколько слов о заказчике
«НЕГАБАРИТ 46» — одна из крупнейших транспортных компаний региона, работает по всей России и странам ближнего зарубежья. Автопарк фирмы насчитывает свыше 250 единиц современной техники, включая седельные тягачи и низкорамные тралы различных конфигураций. В арсенале также представлена разнообразная спецтехника: автокраны, эвакуаторы и манипуляторы.
Зачем понадобилась автоматизация
Деятельность компании предполагает получение специальных разрешений на проезд от Федерального казенного учреждения «Росдормониторинг» (ФКУ «Росдормониторинг»). Каждый проезд через муниципальный округ требует отдельного разрешения, за которое необходимо уплатить государственную пошлину. Объемы перевозок значительны: ежедневно в «НЕГАБАРИТ 46» может оформляться до 150 таких разрешений.
Своевременность оплаты критически важна, так как задержка приводит к невозможности перевозки и, соответственно, к простою техники и финансовым потерям. Задержка может обернуться не только штрафами от контролирующих органов, но и нарушением договорных обязательств перед клиентами, что наносит ущерб репутации компании. Мало того, так еще где-то в сторонке будет грустить неперевезенный жираф.
Ручное формирование платежных документов для такого количества разрешений — крайне неэффективный процесс, сопряженный с множеством рисков:
- Колоссальные временные затраты. 150 платежных поручений, каждое из которых требует ввода данных о датах, сумме пошлины, статье расходов, указания в двух местах УИНа — уникального идентификатора начисления, представляющего собой комбинацию из 20 цифр, и реквизитов получателя и отправителя. Проверка каждого документа на недочеты занимает дополнительное время.
- Человеческий фактор. При ручном вводе неизбежны ошибки. Даже небольшая неточность в реквизитах может привести к задержке платежа, а в худшем случае — к его полному возврату и необходимости повторного оформления, что может повлечь финансовые потери.
- Монотонность и рутинность работы. Эти факторы негативно сказываются на концентрации внимания сотрудников, тем самым могут приводить к критическим ошибкам.
Нам, компании «Лайнкор», была поставлена задача — автоматизировать процесс формирования платежных документов в конфигурации «1С: Бухгалтерия», редакции 3.0 и минимизировать объемы работы по уплате государственных пошлин со стороны сотрудников отдела разрешения. И мы приступили к реализации процесса автоматического формирования платежных поручений на основании счетов от ФКУ «Росдормониторинг».
Как проходило внедрение
1. Сотрудники отдела разрешения на основании специальных разрешений формируют счета на оплату в личном кабинете ФКУ «Росдормониторинг» и выгружают их в отдельную папку на рабочий стол.
2. В ходе проекта мы написали регламентное задание, согласно которому происходит чтение всех имен файлов PDF из папки и создается перечень документов к распознаванию. Так как имена файлов являются уникальными, то на этом этапе отсеиваются те, которые ранее уже были обработаны, и далее удаляются. При этом можно отследить, что данный файл был помещен в папку для распознавания, но его обработка не производилась. Затем происходит распознавание файлов и формирование списка доступных УИН в служебном регистре сведений «Распознавание УИН» для последующего использования в создаваемых документах. После успешного распознавания файлы из папки автоматически удаляются.
3. При автоматическом создании документов «Платежное поручение» происходит проверка УИН на дубли. Например, УИН был ранее распознан, а после произвели ручной ввод документа «Платежное поручение». В таком случае делается пометка об использовании УИН в регистре сведений и документ не создается. Если УИН не использовался в документах ранее, то в регистре фиксируется ссылка на созданный документ и проставляется признак использования УИН.
4. Для оптимизации ресурсов при поиске УИН в распознанном документе система производит его поиск в заданном диапазоне строк. Если в этом диапазоне программа не находит нужной информации, то выполняется анализ полного файла, с самых первых строк.
5. После того как завершается процесс проверки файла на уникальность, программа автоматически создает платежное поручение. В коде запрограммировано заполнение реквизитов на основании эталонного документа. Отличительной особенностью таких документов является заполнение полей «Комментарий» и «Ответственный» с признаками «#Автосоздание документа» и «<Не указан>» соответственно.
6. После этого компания получает заверенное разрешение на проезд негабаритного автотранспорта и перевоз тяжеловесных грузов, а если надо — и жирафа.
Уникальная перевозка: транспортировка жирафа
Перед командой клиента поставили задачу — перевезти жирафа. Она потребовала нестандартного решения. Учитывая особенности анатомии этого грациозного животного, был разработан уникальный подход к его безопасной транспортировке.
Было получено специальное разрешение на проезд под мостами, поскольку длина шеи жирафа значительно превышает стандартные габариты транспортных средств. Затем был спроектирован и изготовлен специализированный прицеп, способный изменять свою высоту в зависимости от условий дороги.
При приближении к низкому мосту прицеп плавно опускался, позволяя животному безопасно пройти под конструкцией моста. Важно отметить, что во время всего пути жирафу помогали сохранять спокойствие и хорошее настроение, угощая его специальными лакомствами.
Этот проект стал ярким примером того, как инновационные технические решения могут обеспечить безопасность даже самых необычных перевозок. Команда компании гордится тем, что смогла успешно справиться с этой сложной задачей и доставить жирафа в целости и сохранности до места назначения.
Что дал проект автоматизации
На реализацию ИТ-проекта было затрачено всего 32 часа.
Процесс автоматизации помог:
- сократить трудозатраты и дать сотрудникам возможность направить свое внимание на реализацию более важных задач;
- исключить ошибки при вводе платежных документов;
- ускорить процесс обработки разрешений.
Работы по проекту выполнила компания «Лайнкор».
