Партнер фирмы «1С» «Лайнкор» внедрил новый блок — логистики — в действующую систему «1С:Бухгалтерия». С его помощью было автоматизировано оформление заявок на перевозки, актов выполненных работ, счетов на оплату, отчетов по заявкам. Это ускорило все взаимосвязанные бизнес-процессы и упростило документооборот заказчика. Работы по автоматизации проводились полностью удаленно. Расскажем, что было сделано.
О заказчике
Логистическая компания ООО «Старт Про» более шести лет занимается грузоперевозками и предлагает не только транспортировку грузов, но и комплексное ТЭО, аутсорсинг ВЭД и помощь в получении разрешительной документации при ввозе/вывозе грузов. Компания ответственно подходит ко всем этапам экспедирования грузов. Сотрудники всегда сверяют наличие с накладными перед отправкой груза. Затем контейнеры пломбируются и отправляются по маршруту.
Для того чтобы оформление заявок на перевозку проходило своевременно и без задержек, понадобилась автоматизация некоторых процессов.
До начала проекта
Изначально работа логистов по заполнению заявок на транспортировку была реализована в Excel и МСК «Логист». Ввод данных для заявки вручную занимал достаточно много времени.
Данные о маршрутах и дополнительных услугах приходилось вносить вручную, создавать отдельно поступления услуг в программе «1С: Бухгалтерия». Также вручную заполнялись счета на оплату заказчикам. Все вышеперечисленное сильно тормозило работу логистов, финансистов и бухгалтерии. Поэтому решили внедрить блок логистики в рабочую базу «1С: Бухгалтерии», чтобы автоматизировать и упростить рабочий процесс.
Выполненные работы
После анализа ситуации было принято решение внедрить отдельный блок в работающую систему. Данное решение должно было не только позволить вносить информацию по маршрутам, транспортным услугам и таможне, но и указывать дополнительные расходы, сертификацию, а также передавать сформированные заявки и счета в разные отделы компании, а именно: финансовый отдел, бухгалтерию, отдел логистов, то есть упростить документооборот внутри компании. Помимо этого, необходимо было внедрить различные отчеты для удобного анализа поступивших заявок и документов, созданных на их основании.
Работы по автоматизации проводились удаленно по нескольким техническим заданиям.
1. Разработка документа «Заявка от клиента»
Реализовано заполнение закладки «Логистика, Маршрут». Пользователь выбирает данные из справочников по следующим строкам: Отправитель, Вид транспорта, Пункт отправки, Вход в ТС, Терминал, Пункт доставки, также указывает менеджера, который занимается заявкой. Эти данные понадобятся для заполнения других разделов заявки-поручения.
2. Реализация заполнения статусов выполнения заявок
Помимо этого, реализовано заполнение статуса выполнения заявки и даты статуса, чтобы всем пользователям было видно, на каком этапе находится заявка и сколько она выполняется по времени. Дата статуса является реквизитом более важным, чем дата самого документа.
Эти реквизиты можно менять без входа в документ «Заявка от клиента», что существенно сокращает время обработки.
В заявке можно отследить всю историю изменения статусов.
3. Автоматическое заполнение счета на оплату на основании заявки
Добавлена закладка «Данные для счета», основным источником информации для которой является справочник «Маршруты».
Сумму счета можно разбить на несколько строк, в каждой из которых сумма распределяется исходя из километража (до 2400 км и больше) по следующим формулам.
С помощью доработки реализована возможность создавать подчиненные заявки и связывать их с заявкой-основанием.
Также можно «подвязать» к заявке «Счет покупателю», на основании которого формируется «Реализация услуг» и в дальнейшем — «Поступление на расчетный счет/в кассу».
Соответственно, и в реализации, и в поступлении пользователь видит ссылку на заявку-поручение.
Таким образом, все вышеперечисленные документы связаны между собой, что удобно при формировании финансовых отчетов.
Отчеты
Для удобного анализа введенной информации были разработаны и внедрены следующие отчеты.
Отчет поступлений по заявкам
Используя отчет, удобно отслеживать документы поступлений от разных контрагентов в пределах одной заявки.
Отчет поступлений по заявкам (Разбивка строк)
Отчет идентичен предыдущему, но, если по одной заявке было несколько актов выполненных работ, можно просмотреть сумму поступления по каждому документу.
Отчет (навигатор) по заявкам клиентов
Из названия отчета понятно, что он помогает провести анализ заявок по различным составляющим: месту погрузки, виду транспорта, весу и т. д. Также можно отфильтровать заявки, оформленные конкретным логистом.
Отчет движение ДС по заявкам
Отчет дает возможность пользователю отследить полный цикл движений денежных средств по конкретной заявке и контрагенту.
Финансовый отчет по заявкам
Отчет для финансистов представляет собой аналитический отчет с указанием по каждой заявке всех оказанных видов услуг, сумм клиенту и поставщику, а также логистов, занимавшихся предоставлением определенной услуги.
Результаты проекта
Доработка блока логистов, проведенная силами 1С:Франчайзи «Лайнкор» для компании «Старт Про», внесла значительные перемены в ежедневную работу не только менеджеров, занимающихся непосредственно оформлением грузоперевозок, но и бухгалтеров и финансистов. Сократилось время ввода информации по заявкам, а также был автоматизирован дальнейший процесс внесения актов выполненных работ, формирования счетов на оплату и поступлений денежных средств.
Клиент доволен, а значит, довольны и мы!
Работы по проекту выполнила компания «Лайнкор».
