1С:Предприятие 8
Система программ

История про автоматизацию бизнеса и спасение планеты вместе с «1С:УНФ»

24 ноября 2022
280
Рейтинг статьи

О Компании

С 2010 года в городе-герое Керчь существует компания «Эклектика», деятельность которой направлена на создание различных проектов в сфере обслуживания. Организация зарекомендовала себя на рынке, как компания с высокими стандартами сервиса, идущая в ногу со временем. В «Эклектику» входят 3 кафе и фитнес-клуб. Для жителей города и туристов «Эклектика» стала настоящим признаком качества, а ведущие места в рейтингах «Яндекса» и «Restaurantguru» это только подтверждают.

Толчок для старта автоматизации

Изначально учет велся в нескольких программах — «1С:Комбинат питания», «РестАрт» и «1С:Фитнес», но прекращение поддержки одного из продуктов и накопившиеся проблемы в учете подтолкнули к переходу на «1С:Управление нашей фирмой» с отраслевым блоком «Управление предприятием общепита». 

Поскольку компания продолжает наращивать темпы роста, была цель не просто сменить один программный продукт на другой, а доработать и использовать «1С:УНФ» как основную базу, в которую бы стекались данные из всех текущих и планируемых источников. Все это стало возможным благодаря структуре «1С:УНФ», в которой сочетаются уникальные качества: простота в использовании и наличие всех необходимых разделов учета для малого и среднего бизнеса.

Кроме того, было желание максимально оцифровать и автоматизировать все процессы, связанные с кухней, а также по возможности полностью уйти от бумажного документооборота. Забегая вперед, скажем, что все получилось и не только с кухней.

Реализация проекта автоматизации

Учет малоценных товаров

Клиенту потребовался механизм учета малоценных товаров со списанием на затраты в момент покупки, но с возможностью отслеживать и перемещать между подразделениями в дальнейшем.

Добавили документ по учету МБП (Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) и пару отчетов по движениям и остаткам. Для контроля доработали документ инвентаризации под наш механизм.

Документ «Учет МБП»
Отчет по остаткам МБП

Затем последовал ввод остатков и началась уже полноценная работа в программе.

Учет рабочего времени сотрудников

В «1С:УНФ» настроили получение данных об отработанных часах сотрудников кафе.

Фактические данные по часам работы сотрудников

Сразу же возникла необходимость контроля и анализа этих данных. Был создан отчет, с помощью него удобно анализировать рабочее время сотрудников в разрезе подразделений и должностей.

Отчет «Учет рабочих часов»

В отработанном времени сотрудники иногда допускают ошибки. Например, указано слишком малое количество отработанного времени — когда отметились 2 раза при входе, или слишком большое — когда забыли отметиться по уходу. 

Поэтому пришла идея создать обработку «Рабочее место по учету рабочего времени», где бухгалтер сможет находить ошибки и удобно их исправлять. Обработка сама умеет определять часто встречающиеся ошибки.

Рабочее место учета рабочего времени

После исправления от бухгалтера требуется применить изменения и создать табели сотрудников за нужный период, нажав кнопку «Создать табель».

Кадровые перемещения сотрудников

Поскольку все кафе компании находятся в одном городе и существуют проекты по типу «EDAVODA», которые открываются только на летний сезон, стояла задача реализовать учет по одному сотруднику в 2-3 разных кафе в течение недели. При почти 150 сотрудниках во время сезона постоянно создавать кадровые перемещения из одного кафе в другое, а затем и в третье было очень затруднительно. 

Поэтому было решено создать обработку «Рабочее место кадровых перемещений», которая сама определяет в каком подразделении сотрудник начинает работу в конкретный день и автоматически создает кадровые перемещения.

Рабочее место кадровых перемещений

Расчет Зарплаты

В компании существует различная тарификация заработной платы для каждого подразделения. Например, официант, проработав 5 дней в одном кафе и 5 в другом, получит в зарплату различные проценты с продаж по каждому из кафе. Для удобной реализации этого механизма был создан регистр для тарификации начислений.

Тарификация сотрудников

Затем мы принялись за сам расчет зарплаты и как же хорошо себя в этом деле показала «1С:УНФ». Возможность написания запросов в каждом из показателей зарплаты — вызывает мое почтение! Таблицы из «экселя» и ежемесячные вбивания новых данных вручную разбились о кнопку «Рассчитать» в документе начисления.

Получение данных из «1С:Фитнес»

Были написаны правила обмена между «1С:УНФ» и «1С:Фитнес. Получилось интегрировать все данные из «Фитнеса» в отраслевой блок   «Управление предприятием общепита». Например, простой кофе, который продается в «1С:Фитнесс» как цельная позиция номенклатуры, в «1С:УНФ» раскладывается по спецификации на составляющие: зерна кофе, стики сахара и прочее.

Раскладка кофе на составляющие

Цифровизация кухни

Одним из основных толчков к автоматизации была именно кухня: любую порчу продуктов или списание на питание персонала повара отражали на бумаге, а затем передавали бухгалтерам для отражения в учете. Сначала была идея реализовать все через мобильный клиент, ведь все готово уже из «коробки». 

Но столкнулись со сложностями в виде нехватки лицензий и усложненным способом передачи информации — сотрудникам казалось, что написать на бумаге все еще проще. Обсуждали идею создания собственного мобильного приложения, но появилось решение в виде телеграм-бота.

Основными операциями для автоматизации стали:

  • заявка на доставку продуктов;
  • списание продуктов;
  • внутреннее перемещение.

Заявка на доставку продукции

Был создан простенький документ для отражения необходимых товаров для доставки.

Документ «Заявка»

Наглядный пример как это получилось реализовать в боте:

Создание заявки в Телеграм-боте

Как только документ создан, всем ответственным за доставку приходит уведомление о новой заявке, которую они могут просмотреть и пометить как выполненную. Бухгалтеру остается просто проверить и создать на ее основании приходную накладную.

Просмотр и подтверждение заявки в Телеграм-боте

Списание продуктов

Со списанием все оказалось сложнее. Количество возможной номенклатуры было слишком велико для вывода через поиск в телеграм-боте. Также в процессе разработки было решено добавить функционал и для администраторов заведения. А значит требовалось указывать на какую статью затрат необходимо отразить товары: бой посуды гостем или питание персонала.

Исходя из этих данных, было решено добавить пользователям Телеграм-бота такие роли: «Администратор заведения», «Повар» и «Бармен», у каждого из которых свои доступные склады и статьи затрат для списания товаров.

Отбор доступных видов списания для разных ролей

Еще возникла идея сузить поиск номенклатуры по этим же статьям затрат. Очевидно, что на питание персонала могут быть использованы только товары с категорией «Полуфабрикаты» или «Питание», но никак не «Бытовая химия». Этот механизм позволил сильно облегчить поиск номенклатуры для пользователей. Никто уже не тянется за бумагой, ведь теперь в своем смартфоне можно сделать все быстрее и легче.

Списание администратором кафе

Внутреннее перемещение

После успешного внедрения на кухне, следующим и последним этапом стало перемещение малоценного оборудования — мебели и посуды между кафе. Прежний процесс включал в себя использование бумажной накладной от руки, а следовательно возможную пересортицу в 1С. В итоге решили создать отдельный документ для отражения подобных перемещений.

Документ «Внутреннее перемещение»

Используя те же методы, что и со списанием, администратор теперь может сопоставлять номенклатуру перед глазами и в базе, пользуясь при этом только своим смартфоном. После фактического перемещения товаров остается только провести документ, дальнейшие движения формируются автоматически.

Результаты проекта

  • Реализована агрегация всех данных в «1С:УНФ»

История про автоматизацию бизнеса и спасение планеты вместе с «1С:УНФ»

Схема обменов

  • Благодаря механизму поиска номенклатуры в телеграм-боте получилось унифицировать номенклатуру и многократно снизить количество ошибок с пересортицей. Также это сильно снизило нагрузку на бухгалтерию. Тот объем данных, что раньше нужно было вносить в базу, теперь вводят сами повара и администраторы. Процесс настолько прост и интуитивно понятен, что не вызывает отторжения и желания вернуть все «как было».
  • Автоматизирован кадровый учет и расчет зарплаты.
  • Благодаря наличию всех данных в одной программе, управляющий видит всю картину по «сырым» данным, без каких-либо дополнительных усилий и сводок. Это позволяет оперативно реагировать на показатели и быстро принимать взвешенные решения для дальнейшего роста бизнеса.
Отчет по количеству гостей в разрезе часов работы кафе
  • Потребность в бумаге уменьшилась в 5 раз по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Это немаловажный фактор для экологии, ведь все мы хотим жить на чистой и здоровой планете.
  • Все изменения были внесены с помощью механизма расширений. Что позволяет с куда меньшим трудом обновлять базу и получать актуальные обновления от 1С.
  • Открыта возможность для дальнейшего масштабирования бизнеса. Уверен, что в телеграм-боте появится еще много удобных функций, а «1С:УНФ» станет настоящим гигантом в аккумулировании данных.

Работы по проекту выполнила компания «Правильное решение».


Автор:

Алексей Громов

Оценить статью: