О Компании
С 2010 года в городе-герое Керчь существует компания «Эклектика», деятельность которой направлена на создание различных проектов в сфере обслуживания. Организация зарекомендовала себя на рынке, как компания с высокими стандартами сервиса, идущая в ногу со временем. В «Эклектику» входят 3 кафе и фитнес-клуб. Для жителей города и туристов «Эклектика» стала настоящим признаком качества, а ведущие места в рейтингах «Яндекса» и «Restaurantguru» это только подтверждают.
Толчок для старта автоматизации
Изначально учет велся в нескольких программах — «1С:Комбинат питания», «РестАрт» и «1С:Фитнес», но прекращение поддержки одного из продуктов и накопившиеся проблемы в учете подтолкнули к переходу на «1С:Управление нашей фирмой» с отраслевым блоком «Управление предприятием общепита».
Поскольку компания продолжает наращивать темпы роста, была цель не просто сменить один программный продукт на другой, а доработать и использовать «1С:УНФ» как основную базу, в которую бы стекались данные из всех текущих и планируемых источников. Все это стало возможным благодаря структуре «1С:УНФ», в которой сочетаются уникальные качества: простота в использовании и наличие всех необходимых разделов учета для малого и среднего бизнеса.
Кроме того, было желание максимально оцифровать и автоматизировать все процессы, связанные с кухней, а также по возможности полностью уйти от бумажного документооборота. Забегая вперед, скажем, что все получилось и не только с кухней.
Реализация проекта автоматизации
Учет малоценных товаров
Клиенту потребовался механизм учета малоценных товаров со списанием на затраты в момент покупки, но с возможностью отслеживать и перемещать между подразделениями в дальнейшем.
Добавили документ по учету МБП (Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) и пару отчетов по движениям и остаткам. Для контроля доработали документ инвентаризации под наш механизм.
Затем последовал ввод остатков и началась уже полноценная работа в программе.
Учет рабочего времени сотрудников
В «1С:УНФ» настроили получение данных об отработанных часах сотрудников кафе.
Сразу же возникла необходимость контроля и анализа этих данных. Был создан отчет, с помощью него удобно анализировать рабочее время сотрудников в разрезе подразделений и должностей.
В отработанном времени сотрудники иногда допускают ошибки. Например, указано слишком малое количество отработанного времени — когда отметились 2 раза при входе, или слишком большое — когда забыли отметиться по уходу.
Поэтому пришла идея создать обработку «Рабочее место по учету рабочего времени», где бухгалтер сможет находить ошибки и удобно их исправлять. Обработка сама умеет определять часто встречающиеся ошибки.
После исправления от бухгалтера требуется применить изменения и создать табели сотрудников за нужный период, нажав кнопку «Создать табель».
Кадровые перемещения сотрудников
Поскольку все кафе компании находятся в одном городе и существуют проекты по типу «EDAVODA», которые открываются только на летний сезон, стояла задача реализовать учет по одному сотруднику в 2-3 разных кафе в течение недели. При почти 150 сотрудниках во время сезона постоянно создавать кадровые перемещения из одного кафе в другое, а затем и в третье было очень затруднительно.
Поэтому было решено создать обработку «Рабочее место кадровых перемещений», которая сама определяет в каком подразделении сотрудник начинает работу в конкретный день и автоматически создает кадровые перемещения.
Расчет Зарплаты
В компании существует различная тарификация заработной платы для каждого подразделения. Например, официант, проработав 5 дней в одном кафе и 5 в другом, получит в зарплату различные проценты с продаж по каждому из кафе. Для удобной реализации этого механизма был создан регистр для тарификации начислений.
Затем мы принялись за сам расчет зарплаты и как же хорошо себя в этом деле показала «1С:УНФ». Возможность написания запросов в каждом из показателей зарплаты — вызывает мое почтение! Таблицы из «экселя» и ежемесячные вбивания новых данных вручную разбились о кнопку «Рассчитать» в документе начисления.
Получение данных из «1С:Фитнес»
Были написаны правила обмена между «1С:УНФ» и «1С:Фитнес. Получилось интегрировать все данные из «Фитнеса» в отраслевой блок «Управление предприятием общепита». Например, простой кофе, который продается в «1С:Фитнесс» как цельная позиция номенклатуры, в «1С:УНФ» раскладывается по спецификации на составляющие: зерна кофе, стики сахара и прочее.
Цифровизация кухни
Одним из основных толчков к автоматизации была именно кухня: любую порчу продуктов или списание на питание персонала повара отражали на бумаге, а затем передавали бухгалтерам для отражения в учете. Сначала была идея реализовать все через мобильный клиент, ведь все готово уже из «коробки».
Но столкнулись со сложностями в виде нехватки лицензий и усложненным способом передачи информации — сотрудникам казалось, что написать на бумаге все еще проще. Обсуждали идею создания собственного мобильного приложения, но появилось решение в виде телеграм-бота.
Основными операциями для автоматизации стали:
- заявка на доставку продуктов;
- списание продуктов;
- внутреннее перемещение.
Заявка на доставку продукции
Был создан простенький документ для отражения необходимых товаров для доставки.
Наглядный пример как это получилось реализовать в боте:
Как только документ создан, всем ответственным за доставку приходит уведомление о новой заявке, которую они могут просмотреть и пометить как выполненную. Бухгалтеру остается просто проверить и создать на ее основании приходную накладную.
Списание продуктов
Со списанием все оказалось сложнее. Количество возможной номенклатуры было слишком велико для вывода через поиск в телеграм-боте. Также в процессе разработки было решено добавить функционал и для администраторов заведения. А значит требовалось указывать на какую статью затрат необходимо отразить товары: бой посуды гостем или питание персонала.
Исходя из этих данных, было решено добавить пользователям Телеграм-бота такие роли: «Администратор заведения», «Повар» и «Бармен», у каждого из которых свои доступные склады и статьи затрат для списания товаров.
Еще возникла идея сузить поиск номенклатуры по этим же статьям затрат. Очевидно, что на питание персонала могут быть использованы только товары с категорией «Полуфабрикаты» или «Питание», но никак не «Бытовая химия». Этот механизм позволил сильно облегчить поиск номенклатуры для пользователей. Никто уже не тянется за бумагой, ведь теперь в своем смартфоне можно сделать все быстрее и легче.
Внутреннее перемещение
После успешного внедрения на кухне, следующим и последним этапом стало перемещение малоценного оборудования — мебели и посуды между кафе. Прежний процесс включал в себя использование бумажной накладной от руки, а следовательно возможную пересортицу в 1С. В итоге решили создать отдельный документ для отражения подобных перемещений.
Используя те же методы, что и со списанием, администратор теперь может сопоставлять номенклатуру перед глазами и в базе, пользуясь при этом только своим смартфоном. После фактического перемещения товаров остается только провести документ, дальнейшие движения формируются автоматически.
Результаты проекта
- Реализована агрегация всех данных в «1С:УНФ»
Схема обменов
- Благодаря механизму поиска номенклатуры в телеграм-боте получилось унифицировать номенклатуру и многократно снизить количество ошибок с пересортицей. Также это сильно снизило нагрузку на бухгалтерию. Тот объем данных, что раньше нужно было вносить в базу, теперь вводят сами повара и администраторы. Процесс настолько прост и интуитивно понятен, что не вызывает отторжения и желания вернуть все «как было».
- Автоматизирован кадровый учет и расчет зарплаты.
- Благодаря наличию всех данных в одной программе, управляющий видит всю картину по «сырым» данным, без каких-либо дополнительных усилий и сводок. Это позволяет оперативно реагировать на показатели и быстро принимать взвешенные решения для дальнейшего роста бизнеса.
- Потребность в бумаге уменьшилась в 5 раз по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Это немаловажный фактор для экологии, ведь все мы хотим жить на чистой и здоровой планете.
- Все изменения были внесены с помощью механизма расширений. Что позволяет с куда меньшим трудом обновлять базу и получать актуальные обновления от 1С.
- Открыта возможность для дальнейшего масштабирования бизнеса. Уверен, что в телеграм-боте появится еще много удобных функций, а «1С:УНФ» станет настоящим гигантом в аккумулировании данных.
Работы по проекту выполнила компания «Правильное решение».
