Программа: «1С:Бухгалтерия хлебобулочного и кондитерского производства»
О компании
«Хлебная мануфактура» выпекает ремесленный хлеб и пироги, разрабатывает свои собственные уникальные рецептуры сдобы. Помимо хлебобулочного производства компания развивает свою фирменную сеть магазинов. Сейчас в Смоленской области открыто уже 24 магазина «Хлебная мануфактура».
Продукцию Хлебной мануфактуры можно купить в фирменных магазинах по всей Смоленской области
С чего начиналась автоматизация
Учет в компании велся в программе «1С:Комплексная автоматизация». Это типовое решение, которое не учитывает отраслевых особенностей предприятия, поэтому в ней было сделано большое количество доработок разными программистами. С каждой следующей доработкой казалось, что программа становится всё менее управляемой и более тяжелой в освоении. А руководство фирмы так и не смогло в программе увидеть ни коммерческий эффект, ни посчитать себестоимость продукции.
Было принято решение переходить на отраслевую «1С:Бухгалтерию хлебобулочного и кондитерского производства». Выбор пал на нее именно из-за имеющихся функций, позволяющих решать не только общие производственные задачи, но и специализированные, такие как корректировка расчета сырья с учетом влажности муки.
Необходимо было перенести часть доработок, показавших себя хорошо, из предыдущей конфигурации, автоматизировать работу операторов, логистику и производство.
Автопечать: сокращение времени формирования документов в 10 раз и экономия бумаги
Разным клиентам при заказе продукции требуется разный пакет документов. Кому-то необходимо четыре экземпляра УПД, кто-то хотел бы видеть отдельно Торг-12 и три копии счета-фактуры. А кому-то нужно печатать еще документы по собственной форме, особенно если это госучреждение.
Печать документов мы настроили с помощью обработки «Автопечать». Создан механизм предпросмотра сформированных документов, возможность вывода на печать только части комплекта, что ранее было недоступно. Все формы можно вывести сразу на принтер, а также отправить на печать любому пользователю или контактному лицу контрагента.
Учитывая, что количество принятых заказов в день может доходить до 600 штук, разработаны фильтры отбора только тех документов, которые на печать еще не выводились. Также есть настройка запрета повторного вывода на печать, что позволяет операторам не сортировать заказы, а печатать все подряд. Те документы, которые уже обрабатывались, в этом случае просто не будут отправлены повторно.
Программа видит, если в карточке контрагента установлена работа с клиентом по ЭДО (система электронного документооборота), и формирует только документ реализации по всем его магазинам без вывода на печать, что существенно сокращает объем используемой бумаги без дополнительных манипуляций.
В конце разработки данного рабочего места мы провели структурную оптимизацию кода. Результаты были впечатляющие. Если ранее комплект документов для 150 заказов мог формироваться до 2 часов, то после оптимизации эта процедура стала занимать 10-15 минут на тот же объем данных.
Логистика: автоматическое распределение водителей по маршрутам и зонам доставки
Типовой функционал программы закрепляет магазин за определенной зоной доставки на постоянной основе. Нам этот вариант не подходил. Из-за смены маршрутов и водителей, часто, магазины, расположенные на границе маршрутов, могли относиться то к одной, то к другой зоне доставки. Для большинства магазинов наблюдалась зависимость от графика работы водителя или дня недели. Так, если основная часть магазинов в районе по четвергам заказ не делает, то оставшиеся желающие в этот день будут распределены по ближайшим действующим маршрутам.
Для выполнения данной задачи мы создали два взаимосвязанных документа «Распределение магазинов по зонам доставки» и «Распределение водителей по зонам доставки». Разработали настройки для распределения магазинов по умолчанию. Теперь в программе можно указать, в какой день недели магазин будет относиться к конкретному маршруту. Оператор ежедневно создает документ «Распределение магазинов», в котором может заполнить данные по умолчанию на нужный день недели, а логист может внести изменения, актуальные именно на сегодня.
Документ «Распределение водителей по маршрутам» необходимо создавать тоже ежедневно, указывая, какие водители закреплены за каким маршрутом сегодня. Программа же может проанализировать статистику выездов и автоматически заполнить документ на ее основании. При этом к маршрутам будут подставлены те водители, которые чаще всего выезжали в данном направлении.
После заполнения вышеописанных документов, в распоряжении операторов оказывается механизм, который автоматически распределит все заказы с датой отгрузки, соответствующей дате, к которой готовятся документы. Операторам требуется только отметить нужные заказы в списке, указать принтер, на который необходимо вывести печать.
Программа увидит, к каким маршрутам относятся эти заказы, какие печатные формы нужно сформировать. Кроме того, программа скомплектует документы так, чтобы подряд шли заказы, которые будут загружены в одну машину. Отгрузки разделены титульным листом с наименованием маршрута, что позволяет минимизировать объем работы по сортировке и комплектации пакетов документов.
Автозаказ продукции: сокращение времени на распределение продукции по магазинам
Поскольку предприятие представлено группой компаний и имеет развитую розничную торговую сеть, в программе необходимо анализировать и автоматически создавать заказы для собственных магазинов. Но при этом важно учитывать и ресурсы производства, и факт продажи за прошлые периоды.
Для выполнения этой задачи реализовали новый модуль, в котором содержались данные о плане производства в разрезе групп номенклатуры, а также механизм анализа объема продаж за любой выбранный период.
Пользователь вводит плановые показатели выпуска на период, при необходимости меняя их для расчетного дня. Далее выбирает период для сравнения, и программа распределяет указанное количество к выпуску в разрезе каждой номенклатурной позиции в соответствии с пропорциями, рассчитанными по опыту прошлых продаж. Так, в какой-то магазин должно уйти из 200 только 30 батонов, а в какой-то 230.
Обработка разрешит также изменить данные вручную, а далее, с учетом изменений создаст заказы покупателя. Данная обработка позволяет максимально точно учесть потребности торговых точек в поставках, учитывая при этом планы производства на текущий день.
Сложностью работы с этим модулем была необходимость вывода свободного количества колонок и строк в обработку для редактирования. В настройках можно было менять и объем номенклатуры, подлежащий заказу и магазины, которые могли участвовать в процессе. Однако все нюансы были учтены, и выполненная в формате конструктора надстройка полностью выполняет возложенные функции, существенно сократив время формирования заявки.
Автозаказ материалов: расчет сырья для производства с учетом статистики продаж и инфляции
Обработка «Автозаказ материалов» сравнивает объем продаж за любой указанный период с текущим, выясняет, сколько сырья и материалов было куплено тогда и прогнозирует потребность, исходя из принципа сохранения пропорции продаж. Если программа сочтет, что продажи падают, то прогноз потребности в материалах для производства продаваемой продукции также будет сокращен. А если вырастут — то сообщит, что купить надо больше.
Обработка может анализировать как картину в целом по предприятию, так и по продажам некоторых отдельных позиций, которые могут быть наиболее важны или точнее отражают динамику изменения ситуации на рынке.
Программа посчитает не только количественный прогноз, но и даст информацию по бюджету, оценив потребность в рублях по средней цене и последней цене покупки. Так можно сразу понять, сколько нужно заложить в бюджет на статью «Сырье и материалы», если намеченная динамика на рынке сохранится.
Нельзя не отметить, что в нынешних обстоятельствах при росте инфляции полагаться на цены прошлой закупки не всегда правильно. Поэтому наш Автозаказ материалов может учесть в цене еще и коэффициент инфляции, что было высоко оценено пользователями программы.
Контроль за платежами
В отличие от управленческих конфигураций, в программе «1С:Бухгалтерия хлебобулочного и кондитерского производства» отсутствует как система бюджетирования как таковая, так и система согласования заявок.
Для реализации данной задачи нами был разработан новый блок в программе. В нем собраны воедино все необходимые документы и справочники. Теперь для согласования оплаты достаточно создать заявку на основании документа поступления, все необходимые реквизиты заполнятся автоматом, включая крайнюю дату оплаты. Пользователю останется заполнить только желаемую дату, когда данная платежка высветится на согласование руководителю.
Также заявку можно создать из общего списка, выбрав нужную операцию. Так мы смогли избежать путаницы с реквизитами к заполнению, потому что лишние поля просто скрывались.
Вся схема работает следующим образом: пользователь создает заявки, указывая крайнюю и желаемую дату оплаты. При наступлении желаемой даты, заявка активируется в АРМ руководителя, просмотрев ее, можно присвоить один из статусов (согласована, не согласована, отложена, согласована с комментарием). В списке заявок для каждого статуса применяется свой цвет фона строки, что помогает быстро найти нужные. Заявку можно отложить, при этом задействован типовой механизм работы по расписанию.
Особое внимание заслуживает контроль кассового разрыва. При согласовании заявок «на завтра», программа видит реальный остаток в кассе или на счете, а также выводит плановый остаток, который рассчитывается с учетом всех ранее согласованных заявок на текущую дату.
Использование этого блока позволило не только контролировать процесс оплаты, сократив число манипуляций и походов по предприятию со счетами для подписи, но и точнее выполнять договорные обязательства.
В процессе работы мы также добавили возможность вводить данные об утвержденном бюджете в разрезе подразделения и статей затрат. Система позволяет контролировать исполнение заявок в рамках указанных параметров. Это также сократит количество не существенных или незапланированных трат.
Результаты автоматизации и планы
Очень важным итогом внедрения и доработки «1С:Бухгалтерии хлебобулочного и кондитерского предприятия» стало уменьшение человеческого труда. Это позволило не только сократить временные затраты в 10 раз, но и минимизировать риск ошибок. Программа сама на основании статистики продаж рассчитывает, сколько сырья и материалов необходимо закупить, для производства хлеба. Распределяет выпущенную продукцию по магазинам, автоматически создавая заказы. Далее 1С показывает, к каким маршрутам относятся эти заказы, какие печатные формы нужно сформировать. Комплектует документы так, чтобы подряд шли заказы, которые будут загружены в одну машину, что помогает избежать ручной сортировки сотен документов.
«Планируется всё автоматизировать до такой степени, чтобы ручной труд исключить максимально, чтобы исключить все ошибки, которые дает человеческий фактор.
В планах видеть себестоимость не только по закрытию месяца, но и более оперативно, чтобы понимать, какой продукт рентабелен, какой — нерентабелен, какие торговые точки у нас уходят в минус, убыточные они или прибыльные. Это все в процессе и, надеюсь, что до конца года мы это всё закончим и следующий год у нас будет в плавном, текущем рабочем режиме.» — Елена Алексеева, финансовый консультант компании «Хлебная мануфактура»
«С компанией Легасофт мы совместно реализовывали проект по внедрению системы „1С:Бухгалтерия хлебобулочного и кондитерского предприятия“, ред.3. Данный проект был достаточно трудным, тяжелым, поскольку очень большая специфика у производства хлебобулочных изделий.
Компания Легасофт показала себя с отличной стороны. Все проблемы, которые возникали процессе внедрения, были решены достаточно оперативно. Работой компании Легасофт мы довольны в полном объеме и планируем в дальнейшем также продолжать с ними сотрудничество по сопровождению данной системы.» — Андрей Сущенко, директор компании «Хлебная мануфактура».
Работы по проекту выполнила компания «Легасофт».
