О компании
ИП Чулкова Галина Борисовна это сеть ветеринарных аптек и клиник. Клиентами являются заводчики домашних животных и их питомцы.
Специализированная ветеринарная клиника доктора Чулковой, основанная в 1992 году, — первая частная клиника в Волгограде, получившая государственную лицензию на ведение ветеринарной деятельности в Волгоградской области. Все сотрудники клиники являются дипломированными специалистами с опытом работы.
С 2012 года на базе клиники создан филиал кафедры Анатомии, физиологии и патологии животных Волгоградской Государственного Аграрного Университета. Ведется научная работа. Оснащение клиник соответствует современным требованиям ветеринарной медицины.
- Количество сотрудников — до 100 человек.
- Количество аптек — 13
- Количество клиник — 5
- Количество клиентов — 100.000
- Количество поставщиков — 170
- Количество номенклатуры — 18000
- Годовой оборот — 120 млн. руб.
Какие проблемы надо было решить:
- Разрозненный учет. Было 5 самописных баз и 1С:УТ 11 из которых следовали все возможные проблемы обмена, ведения клиентов и истории болезней, дубли клиентов и животных, разный алгоритм учета скидок, сложный учет зарплаты.
- Отсутствие бухгалтерского учета, что стало критически важным при переходе с ЕНВД на УСН.
- Отсутствие возможности контролировать наличные деньги в режиме онлайн, реальное кол-во денег было известно только в момент инкассации.
- Отсутствие возможности контролировать залоговые деньги и отделять деньги в залоге от выручки.
- Путаница в наличных и безналичных из-за того, что к самописным базам не было возможности подключить эквайринговые терминалы.
Как решили эти проблемы
Было решено переводить все клиники на работу в УТ 11. Для этого была разработана подсистема «Ветеринарная клиника», куда вошли такие документы как:
- «Посещение» — основной документ клиник, который имеет несколько этапов работы;
- «Внесение Залога» (очень быстрый способ создать залоговый договор с клиентом и поместить на него деньги);
- «Выполнение анализа» (используется лаборантами для того, чтобы внести результаты выполненных анализов и отобразить их в истории болезни животного);
- «Итоги смены» (аккумулирует на себя все движения по наличным, безналичным в разрезе аптеки при клинике и отдельно клиники).
Система позволяет учитывать все формы залогов при пребывании животного в стационаре и последующий возврат неиспользованных средств при выписке животного.
Примеры бизнес-процессов после автоматизации
Клиент приходит в клинику. Регистратор (он же продавец Аптеки) вносит информацию по клиенту и животному в базу и создает документ «Посещение», указывает врача, который будет работать с клиентом после чего нажимает кнопку «К врачу».
Клиент проходит с животным к врачу, врач оказывает помощь животному и по результату открывает «Посещение клиента», вносит все необходимые записи: диагноз, назначение, рентгеновские снимки, услуги которые оказал (услуги считаются комплектами и сразу содержат набор номенклатуры: шприц, салфетка, анестетик и тд и тд). Нажимает кнопку «К регистратору».
Когда прием окончен, то человек возвращается к Регистратору. Регистратор открывает посещение, печатает все назначения врача и принимает оплату за прием. Оплата может идти из залога, наличными, безналичными или смешанно. В этот момент автоматически создаётся документ Реализации Товаров и Услуг, куда попадают вся номенклатура из Посещения и, в зависимости от того, какой вариант оплаты выбрал клиент, будет автоматически создан/созданы документ/документы ПКО, Операция по платежной карте, Взаимозачет задолженности. Всё это происходит незримо для Регистратора он лишь вводит числа напротив Наличные, Безналичные, Смешанный, Из Залога и пробивает чек.
Другой пример
Если у клиента в анамнезе есть ежегодные/ежемесячные процедуры, то есть обработка, которая позволяет автоматически собирать информацию о таких процедурах и их сроках и одной кнопкой совершать SMS рассылки-напоминания клиентам о том, что пора прийти на повторный приём.
Какая польза?
- Автоматизирована система ведения истории болезни животного, с внесением в историю рентгеновских снимков, результатов анализов, результатов обследования УЗИ, кардиограмм.
- При выполнении операций автоматизировано списание ветеринарных комплектов и сопутствующих материалов.
- Появилась возможность контроля объема предоставленных скидок в розничных продажах при использовании скидочных акций.
- Автоматизировано ведение табеля работы сотрудников с возможностью формирования управленческой части фонда оплаты труда по окладам и премиям.
- Автоматизирована ежедневная рассылка финансовых отчетов руководству компании.
- Появился онлайн магазин ветеринарных препаратов и сопутствующих товаров: https://zoo-labirint.ru
- Единая информационная база без обменов, без дублей и без потерянных данных клиентов, когда пришел в одной клинике, а в другой этого не видят.
- Удобная и быстрая работа для врачей и регистраторов.
- Простота анализа и быстрое снабжение необходимыми товарами всех Аптек и Клиник
- Простота обновления — это критически важно, так как Сеть работает 24/7. Обновление одного релиза занимает 1-1,5ч.
- Простота сопровождения — так как это надстройка над типовыми механизмами, которая их не меняет, то нет необходимости в контроле и постоянной поддержке правил обмена с 1С:БП 3.
Какая выгода?
- Нужно обслуживать и дорабатывать всего 1 базу вместо 6.
- Руководство контролирует каждую операцию, не осталось тёмных пятен в учете.
- Легко вводить и обучать новый персонал, так как создан набор инструкций, а так как у всех всё одинаково и работает в единой базе, то Стажер всегда легко может спросить.
Что в итоге улучшилось?
Повысилась эффективность работы персонала в клиниках, сведен к минимуму «человеческий фактор». Появилась прозрачность работы с клиентами. Руководство получило возможность отслеживать финансовые итоги по отдельным подразделениям как кассовым методом, так и по отгрузке. Появилась возможность контроля по продажам вет.товаров и оказанных услуг ветеринарами, для план-фактного анализа работы как всей организации, так и вплоть до каждого сотрудника. Снизилась финансовая стоимость владения информационной системой.
Наша компания получила опыт работы с ветеринарными аптеками и клиниками. Результатом мы очень довольны. Мы не останавливаемся на достигнутом результате и продолжаем автоматизировать вновь возникающие потребности клиента.
Работы по проекту выполнила компания ГК «Армада-Юг».
