Новая торговая точка за один день подключается к централизованной системе, по каждому магазину есть полная картина, а изменения законодательства «отрабатываются» штатным обновлением программы
История компании
Все начиналось в 2020 году с открытия небольшого магазина по продаже разливного пива. Но уже через пару месяцев был открыт второй магазин, и сейчас сеть насчитывает 25 баров. За год компания сменила концепцию с простых магазинчиков у дома, до открытия полноценных баров-ресторанов со своей атмосферой, где можно не просто отдохнуть, но и даже принять участие в открытом микрофоне STAND UP шоу.
В компании не хотели, чтобы рестораны были похожи на обычные «пивнушки» поэтому они уделили особое внимание не только интерьеру, но и кухне, чтобы каждому посетителю было, что попить и чем хорошо подкрепиться.
С чего начиналась автоматизация
В первых магазинах весь учет был в тетрадке, но уже начиная с открытия третьего магазина, пришлось изменить подход. В компании не сильно разбирались в тонкостях программ для автоматизации и по неопытности относились к этому не как к возможности упростить и улучшить процессы, а по принципу «чтобы было». По знакомству им установили программу «1С:Управление торговлей», как позже выяснилось, устаревшей версии (прим. редакция 10.3). Скоро пришло понимание, что выбор был сделан неправильно. С ростом количества магазинов требования к автоматизации росли, а программа не могла их удовлетворить.
Накопились нерешенные задачи:
- Программу нельзя было поставить на каждое рабочее место. За отдельную плату арендовали сервер и клиентские лицензии, чтобы в качестве удаленного рабочего стола использовать Windows Server. Плюс для подключения торгового оборудования дополнительно требовалось платное программное обеспечение. В итоге получалось много прослоек, которые не всегда стабильно работали.
- Из-за устаревшей версии была неполная поддержка законодательства, ЕГАИС, ЭДО.
- Кассирам не хватало удобства работы в программе. Не было возможности делать отложенные чеки, получать подробную расшифровку по примененным скидкам, выполнялось много действий при работе со смешанной оплатой.
- Невозможно запустить централизованные акции и скидки по магазинам;
- Отсутствие централизованного оповещения магазинов об изменениях цен;
- Требовалось облегчить работу ревизорам.
Руководство «Баварии» обратилось в нашу компанию «ПрограмМастер». Мы провели анализ и прежде всего предложили перейти на актуальную версию (редакция 11) программы «1С:Управление торговлей».
Первый этап — переход на новую программу
Главным требованием «Баварии», чтобы программа была единым местом работы всей компании. Для этого мы разместили программу в облаке 1С «Готовое рабочее место» и подготовились к переходу:
- внесли в программу сведения о компании, сделали настройки ее структуры;
- завели пользователей и настроили им права, чтобы каждый магазин видел только свои данные, а товароведы и директор всю информацию;
- подключили программу во всех магазинах и проверили работу торгового оборудования (сканеры штрихкодов, ККМ, эквайринговые терминалы);
- подготовили текстовые и видеоинструкции для продавцов по работе с новым рабочим местом и провели обучение административного состава;
- перенесли в новую программу товары, цены, штрихкоды, а также остатки по товарам и кассам.
В оговоренную дату все магазины с утра начали работу в новой программе.
В первые дни потребовалась постоянная поддержка всех торговых точек специалистами «ПрограммМастер». Уровень поддержки был одним из важных критериев при выборе подрядчика, потому что бары работают с 11:00 до 02:00, и сотрудникам «Баварии» нужна возможность дозвониться до специалистов и после 17:00. Это было обеспечено — в «ПрограмМастер» есть дежурные специалисты линии консультаций, которые работают круглосуточно.
Второй этап — доработка функционала программы
1. Централизованное применение акций и скидок
Программа позволила очень гибко управлять скидками и акциями для разных баров всей сети клиента. Раньше они могли устанавливать только общие скидки на всю компанию в целом.
Сейчас же руководство «Баварии» ничем не ограничено:
- можно выбирать в каких ресторанах будет действовать;
- выбирать время действия скидки;
- описывать различные условия применения скидок;
Дополнительно был реализован отчет, который детально показывает в разрезе скидок, когда они применялись и какая общая сумма скидок была предоставлена.
Это позволило более гибко управлять маркетингом разных ресторанов клиента.
2. Централизованное оповещение об изменении розничных цен
Цены для всех торговых точек устанавливаются из центрального офиса. Чтобы не оповещать каждого продавца, было разработано расширение, которое автоматически информирует всех ответственных об изменении цены через систему взаимодействия. Теперь продавец оперативно получает информацию и знает, какие ценники нужно изменить на витрине или в меню.
Сотрудники «Баварии» также используют систему взаимодействия в качестве внутреннего чата для решения оперативных вопросов.
3. Автоматическое списание на «усушку» весового товара
Часть весового товара (в основном рыбная сушеная продукция) имеет свойство «усыхать». Для корректного учета такого товара было принято решение автоматически списывать часть «на усушку». Мы разработали расширение, которое на основании документа поступления делает автоматическое списание товаров по определенному коэффициенту. В результате решили несколько проблем:
- учет весового товара стал точнее;
- во время ревизии не возникает вопросов к продавцам о недостачах весового товара.
4. Суммовой учет при пересчетах товаров
Для контроля складской дисциплины и понимания финансовой картины было принято решение доработать стандартный документ «Пересчет товаров», чтобы он отображал не только количественные, но и суммовые показатели. Клиент привык оперировать суммовым учетом. Количественные показатели — это важно, но полезно понимать, а сколько это в ценах номенклатуры. Теперь при инвентаризации можно видеть, не просто есть недостача 5 шт. товара, а сколько это в рублях.
Продавец принимает непосредственное участие в пересчетах совместно с ревизором, обоим сразу понятна общая картина.
5. Отложенное применение цен
Бары работают до двух часов ночи. Если поставить цену на начало следующего дня, то она поменяется в течение рабочей смены ночью. Это не совсем правильно, необходимо чтобы новые цены действовали с новой смены. Чтобы такого не происходило, немного модифицировали стандартный документ «Установка цен», добавив в дату документа еще и время:
Третий этап — планы на будущее
- Подключить online-весы к компьютеру, чтобы данные весового товара автоматически попадали в чек, чтобы исключить ошибки продавцов.
- Автоматизировать производство на кухне.
- Более детально вести аналитику по всем участкам учета, для получения реального финансового результата.
- Реализовать управленческий расчет зарплаты для продавцов.
Результаты автоматизации
Сейчас автоматизированы все основные участки учета — закупки, ценообразование, продажи, взаиморасчеты с поставщиками.
Выстроена четкая система для всех основных процессов, подключение новой торговой точки к общей информационной системе занимает не более одного дня. Существенно сократилось время на вхождение в курс дела нового сотрудника.
Сейчас у клиента есть четкая картина по каждому магазину. Сразу видно, где дела идут хорошо, а где не очень. И анализируя отчеты можно понять, это недостаток маркетинга или дисциплина персонала.
Мы не вносили никаких изменений непосредственно в типовую программу, а только дополняли с помощью внешних инструментов (расширения, отчеты, печатные формы). Благодаря этому программа легко обновляется и всегда находится в актуальном с точки зрения законодательства состоянии.
Работы по проекту выполнила компания «ПрограмМастер».
