1С:Предприятие 8
Система программ

Запрос справок сотрудниками

15 июня 2023
Рейтинг статьи

Часто Сотруднику требуется получить различные справки от работодателя о его трудовом стаже, размере дохода, и другие. Он обращается с этим запросом в бухгалтерию или отдел кадров. Ответственные за выдачу справок обрабатывают такой запрос, формируют нужные справки, подписывают и передают Сотруднику. Все это занимает время, особенно долго и неудобно выдавать справки Сотрудникам, которые работают дистанционно или в удаленных офисах. Автоматизация этого процесса делает его удобным, экономит время, деньги.

Заказывать справки Сотрудник может через  раздел Cамообслуживания 1С:ЗУП КОРП. Если дополнительно к 1С:ЗУП КОРП Компания использует 1С:Кабинет сотрудника, то справки можно заказывать в нем.

Что нового появилось в автоматизации процесса выдачи справок в 1С:ЗУП КОРП

  • Сотрудник может заказать больше предопределенных видов справок
  • Ответственные пользователи могут самостоятельно  настраивать новые виды справок
  • Сотрудник перед запросом справки сможет просмотреть ее образец
  • Для запроса справки 2-НДФЛ появился новый документ

Запрос справок сотрудником

Сотрудники могут самостоятельно заказывать себе справки нужного образца, если компания предоставила им доступ в:

  • сервис 1С:Кабинет сотрудник
  • раздел Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП

Независимо от того, заказывает Сотрудник справку через раздел Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП или через 1С:Кабинет сотрудника, доступны следующие возможности.

  • Сотрудники могут заказывать справки двух видов:
    • 2-НДФЛ:
      • Для декларации
      • Подтверждение доходов
    • Справки по шаблонам вида:
      • С места работы
      • О доходах
      • О начисленных страховых взносах
      • О неполучении единовременного пособия при рождении ребенка
      • О неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет
      • О неполучении пособия по нетрудоспособности
      • О неиспользовании (частичном использовании) дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами
      • Любые другие справки  по шаблонам.
  • Для справки 2-НДФЛ Сотрудник указывает налоговый или произвольный период
  • Перед тем, как заказать справку, Сотрудник формирует ее образец, чтобы убедиться, что получит справку нужного формата
  • Кадровики самостоятельно могут добавлять новые виды справок, выдаваемых сотрудникам. В качестве шаблонов выбирают
    • макеты из поставки
    • внешние печатные формы
    • можно настраивать новые произвольные шаблоны справок.

1С:Кабинет сотрудника

Рассмотрим подробнее, как Сотрудники заказывают справки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, и как происходит выдача справок.

Справки 2-НДФЛ

Сотрудник выбирает вид «Справка 2-НДФЛ»

Далее Сотрудник уточняет назначение справки 2-НДФЛ:

  1. для декларации
  2. подтверждение доходов

Например, Сотруднику нужна справка в виде файла для вывода на принтер.

Указывают период, за который она нужна.

Дополнительно Сотрудник пишет комментарий, может указать e-mail, на который следует отправить готовую справку.

В примере ниже Сотрудник заказал справку в виде скана с подписью и печатью

В 1С:Кабинет сотрудника отражается статус запроса на справку.

В 1С:ЗУП КОРП Пользователю, ответственному за формирование справок по запросам, поступит задача. Увидеть ее можно в списке Мои задачи раздела Главное или на Начальной странице.

Задача исполнителю сформирована автоматически. Видны:

  1. ФИО сотрудника, заказавшего справку
  2. вид справки
  3. период, за который нужны сведения о доходах
  4. способ получения справки
  5. e-mail сотрудника для получения справки

В задаче — запросе справки автоматически в виде файла прикреплено заявление сотрудника.

Программа определяет Руководителя Сотрудника, его ФИО автоматически подставляется в заявление по шаблону.

Если 2-НДФЛ требуется за период, превышающий 1 год, исполнитель формирует и добавляет справки

Когда запрос справки выполнен, в 1С:Кабинет сотрудника он отражается в статусе Согласовано.

На почту будет продублировано сообщение с вложенным файлом справки, если Сотрудник заказывал такую опцию.

Другие виды справок

В 1С:Кабинет сотрудника можно заказать несколько других видов справок.

В Запросе справки Сотрудник указывает необходимые данные.

Автоматически сформировалось Заявление на выдачу справки.

В 1С:Кабинете сотрудника каждый видит свой список заказанных справок, их содержание и статус.

Запрос справки загружается в 1С:ЗУП КОРП, Исполнитель видит задачу на выдачу справки.

В примере ниже справка заказана в виде файла с электронной подписью.

Исполнитель автоматически по шаблону формирует файл справки и подписывает ее.

Справка успешно подписана.

Задача исполнителем выполнена.

В 1С:Кабинет сотрудника загрузился файл готовой справки с электронной подписью.

Сотрудник скачивает архив.

Раздел самообслуживания 1С:ЗУП КОРП

Если Компания предоставила доступ Сотруднику в раздел Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП, справку можно заказать здесь.

Сотрудник выбирает нужный вид справки.

Указывают требования к справке.

Уточняют период данных о доходах.

При выборе вида справки Сотрудник может сформировать образец.

Ниже приведен пример образца справки.

В 1С:ЗУП КОРП Исполнитель формирует справку нужного вида.

Например, сформировали документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника, вывели печатную форму справки, которую можно подписать электронной подписью и отправить сотруднику по e-mail или передать в виде файла.

Настройка видов справок, выдаваемых сотрудникам в 1С:ЗУП КОРП

Использование поставляемых макетов и внешних печатных форм

Ответственные Пользователи могут самостоятельно добавлять и настраивать виды справок. В качестве шаблона можно использовать поставляемые макеты правок:

  1. Справка для пособия по безработице
  2. Справка о доходах (произвольная форма)
  3. Справка по отпускам сотрудника
  4. Справка с места работы

Шаблоном справки для сотрудников может служить внешняя печатная форма. Назначением внешней обработки должен быть справочник Сотрудники.

Разработка произвольного макета

Ответственные Пользователи могут создать макет справки с нуля. В качестве шаблона следует указать Произвольный макет, после этого станет доступен конструктор создания макета справки.

Ниже пример произвольного макета справки.

Проверяют образец справки.

Указывают комментарий и другие свойства вида справки.

Включение функциональных опций

В зависимости от архитектуры ваших информационных систем и бизнес-процессов Компании вам может потребоваться включить запрос справок в:

  1. разделе Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП
  2. сервисе 1С:Кабинет сотрудника

В разделе самообслуживания 1С:ЗУП КОРП

Если сотрудники Компании будут заказывать справки в 1С:ЗУП КОРП, нужно включить опции в Настройка/Управление персоналом

В 1С:Кабинет сотрудника

О сервисе 1С:Кабинет сотрудника можно прочитать на сайте Фирмы 1С, в этом разделе.

На странице сайта размещена инструкция по подключению сервиса

Также информация о сервисе есть по ссылке

https://portal.1c.ru/applications/1C-ESS

1С:Кабинет сотрудника необходимо подключить в 1С:ЗУП КОРП  в разделе Кадры.


Автор:

Фирма «1С»

Оценить статью:

Комментарии

1
Гость

Предлагаю разделить эту статью на две по инструментам:
Раздел самообслуживания ЗУП КОРП
Кабинет сотрудника
для удобства восприятия пользователями

Нам важно ваше мнение! Оставьте комментарий!

Cодержание

Смотрите также