Часто Сотруднику требуется получить различные справки от работодателя о его трудовом стаже, размере дохода, и другие. Он обращается с этим запросом в бухгалтерию или отдел кадров. Ответственные за выдачу справок обрабатывают такой запрос, формируют нужные справки, подписывают и передают Сотруднику. Все это занимает время, особенно долго и неудобно выдавать справки Сотрудникам, которые работают дистанционно или в удаленных офисах. Автоматизация этого процесса делает его удобным, экономит время, деньги.
Заказывать справки Сотрудник может через раздел Cамообслуживания 1С:ЗУП КОРП. Если дополнительно к 1С:ЗУП КОРП Компания использует 1С:Кабинет сотрудника, то справки можно заказывать в нем.
Что нового появилось в автоматизации процесса выдачи справок в 1С:ЗУП КОРП
- Сотрудник может заказать больше предопределенных видов справок
- Ответственные пользователи могут самостоятельно настраивать новые виды справок
- Сотрудник перед запросом справки сможет просмотреть ее образец
- Для запроса справки 2-НДФЛ появился новый документ
Запрос справок сотрудником
Сотрудники могут самостоятельно заказывать себе справки нужного образца, если компания предоставила им доступ в:
- сервис 1С:Кабинет сотрудник
- раздел Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП
Независимо от того, заказывает Сотрудник справку через раздел Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП или через 1С:Кабинет сотрудника, доступны следующие возможности.
-
Сотрудники могут заказывать справки двух видов:
- 2-НДФЛ:
- Для декларации
- Подтверждение доходов
- Справки по шаблонам вида:
- С места работы
- О доходах
- О начисленных страховых взносах
- О неполучении единовременного пособия при рождении ребенка
- О неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет
- О неполучении пособия по нетрудоспособности
- О неиспользовании (частичном использовании) дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами
- Любые другие справки по шаблонам.
- 2-НДФЛ:
- Для справки 2-НДФЛ Сотрудник указывает налоговый или произвольный период
- Перед тем, как заказать справку, Сотрудник формирует ее образец, чтобы убедиться, что получит справку нужного формата
-
Кадровики самостоятельно могут добавлять новые виды справок, выдаваемых сотрудникам. В качестве шаблонов выбирают
- макеты из поставки
- внешние печатные формы
- можно настраивать новые произвольные шаблоны справок.
1С:Кабинет сотрудника
Рассмотрим подробнее, как Сотрудники заказывают справки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, и как происходит выдача справок.
Справки 2-НДФЛ
Сотрудник выбирает вид «Справка 2-НДФЛ»
Далее Сотрудник уточняет назначение справки 2-НДФЛ:
- для декларации
- подтверждение доходов
Например, Сотруднику нужна справка в виде файла для вывода на принтер.
Указывают период, за который она нужна.
Дополнительно Сотрудник пишет комментарий, может указать e-mail, на который следует отправить готовую справку.
В примере ниже Сотрудник заказал справку в виде скана с подписью и печатью
В 1С:Кабинет сотрудника отражается статус запроса на справку.
В 1С:ЗУП КОРП Пользователю, ответственному за формирование справок по запросам, поступит задача. Увидеть ее можно в списке Мои задачи раздела Главное или на Начальной странице.
Задача исполнителю сформирована автоматически. Видны:
- ФИО сотрудника, заказавшего справку
- вид справки
- период, за который нужны сведения о доходах
- способ получения справки
- e-mail сотрудника для получения справки
В задаче — запросе справки автоматически в виде файла прикреплено заявление сотрудника.
Программа определяет Руководителя Сотрудника, его ФИО автоматически подставляется в заявление по шаблону.
Если 2-НДФЛ требуется за период, превышающий 1 год, исполнитель формирует и добавляет справки
Когда запрос справки выполнен, в 1С:Кабинет сотрудника он отражается в статусе Согласовано.
На почту будет продублировано сообщение с вложенным файлом справки, если Сотрудник заказывал такую опцию.
Другие виды справок
В 1С:Кабинет сотрудника можно заказать несколько других видов справок.
В Запросе справки Сотрудник указывает необходимые данные.
Автоматически сформировалось Заявление на выдачу справки.
В 1С:Кабинете сотрудника каждый видит свой список заказанных справок, их содержание и статус.
Запрос справки загружается в 1С:ЗУП КОРП, Исполнитель видит задачу на выдачу справки.
В примере ниже справка заказана в виде файла с электронной подписью.
Исполнитель автоматически по шаблону формирует файл справки и подписывает ее.
Справка успешно подписана.
Задача исполнителем выполнена.
В 1С:Кабинет сотрудника загрузился файл готовой справки с электронной подписью.
Сотрудник скачивает архив.
Раздел самообслуживания 1С:ЗУП КОРП
Если Компания предоставила доступ Сотруднику в раздел Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП, справку можно заказать здесь.
Сотрудник выбирает нужный вид справки.
Указывают требования к справке.
Уточняют период данных о доходах.
При выборе вида справки Сотрудник может сформировать образец.
Ниже приведен пример образца справки.
В 1С:ЗУП КОРП Исполнитель формирует справку нужного вида.
Например, сформировали документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника, вывели печатную форму справки, которую можно подписать электронной подписью и отправить сотруднику по e-mail или передать в виде файла.
Настройка видов справок, выдаваемых сотрудникам в 1С:ЗУП КОРП
Использование поставляемых макетов и внешних печатных форм
Ответственные Пользователи могут самостоятельно добавлять и настраивать виды справок. В качестве шаблона можно использовать поставляемые макеты правок:
- Справка для пособия по безработице
- Справка о доходах (произвольная форма)
- Справка по отпускам сотрудника
- Справка с места работы
Шаблоном справки для сотрудников может служить внешняя печатная форма. Назначением внешней обработки должен быть справочник Сотрудники.
Разработка произвольного макета
Ответственные Пользователи могут создать макет справки с нуля. В качестве шаблона следует указать Произвольный макет, после этого станет доступен конструктор создания макета справки.
Ниже пример произвольного макета справки.
Проверяют образец справки.
Указывают комментарий и другие свойства вида справки.
Включение функциональных опций
В зависимости от архитектуры ваших информационных систем и бизнес-процессов Компании вам может потребоваться включить запрос справок в:
- разделе Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП
- сервисе 1С:Кабинет сотрудника
В разделе самообслуживания 1С:ЗУП КОРП
Если сотрудники Компании будут заказывать справки в 1С:ЗУП КОРП, нужно включить опции в Настройка/Управление персоналом
В 1С:Кабинет сотрудника
О сервисе 1С:Кабинет сотрудника можно прочитать на сайте Фирмы 1С, в этом разделе.
На странице сайта размещена инструкция по подключению сервиса
Также информация о сервисе есть по ссылке
https://portal.1c.ru/applications/1C-ESS
1С:Кабинет сотрудника необходимо подключить в 1С:ЗУП КОРП в разделе Кадры.
Комментарии
Предлагаю разделить эту статью на две по инструментам:
Раздел самообслуживания ЗУП КОРП
Кабинет сотрудника
для удобства восприятия пользователями