Запрос справок сотрудниками

15 июня 2023

Рейтинг статьи

Статьи на тему: 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, Управление персоналом, Кадровый документооборот, Самообслуживание сотрудников

Часто Сотруднику требуется получить различные справки от работодателя о его трудовом стаже, размере дохода, и другие. Он обращается с этим запросом в бухгалтерию или отдел кадров. Ответственные за выдачу справок обрабатывают такой запрос, формируют нужные справки, подписывают и передают Сотруднику. Все это занимает время, особенно долго и неудобно выдавать справки Сотрудникам, которые работают дистанционно или в удаленных офисах. Автоматизация этого процесса делает его удобным, экономит время, деньги.

Заказывать справки Сотрудник может через раздел Cамообслуживания 1С:ЗУП КОРП. Если дополнительно к 1С:ЗУП КОРП Компания использует 1С:Кабинет сотрудника, то справки можно заказывать в нем.

Что нового появилось в автоматизации процесса выдачи справок в 1С:ЗУП КОРП

Сотрудник может заказать больше предопределенных видов справок
Ответственные пользователи могут самостоятельно настраивать новые виды справок
Сотрудник перед запросом справки сможет просмотреть ее образец
Для запроса справки 2-НДФЛ появился новый документ

Запрос справок сотрудником

Сотрудники могут самостоятельно заказывать себе справки нужного образца, если компания предоставила им доступ в:

сервис 1С:Кабинет сотрудник
раздел Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП

Независимо от того, заказывает Сотрудник справку через раздел Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП или через 1С:Кабинет сотрудника, доступны следующие возможности.

Сотрудники могут заказывать справки двух видов:
- 2-НДФЛ:
  - Для декларации
  - Подтверждение доходов
- Справки по шаблонам вида:
  - С места работы
  - О доходах
  - О начисленных страховых взносах
  - О неполучении единовременного пособия при рождении ребенка
  - О неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет
  - О неполучении пособия по нетрудоспособности
  - О неиспользовании (частичном использовании) дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами
  - Любые другие справки по шаблонам.
Для справки 2-НДФЛ Сотрудник указывает налоговый или произвольный период
Перед тем, как заказать справку, Сотрудник формирует ее образец, чтобы убедиться, что получит справку нужного формата
Кадровики самостоятельно могут добавлять новые виды справок, выдаваемых сотрудникам. В качестве шаблонов выбирают
- макеты из поставки
- внешние печатные формы
- можно настраивать новые произвольные шаблоны справок.

1С:Кабинет сотрудника

Рассмотрим подробнее, как Сотрудники заказывают справки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, и как происходит выдача справок.

Справки 2-НДФЛ

Сотрудник выбирает вид «Справка 2-НДФЛ»

Далее Сотрудник уточняет назначение справки 2-НДФЛ:

для декларации
подтверждение доходов

Например, Сотруднику нужна справка в виде файла для вывода на принтер.

Указывают период, за который она нужна.

Дополнительно Сотрудник пишет комментарий, может указать e-mail, на который следует отправить готовую справку.

В примере ниже Сотрудник заказал справку в виде скана с подписью и печатью

В 1С:Кабинет сотрудника отражается статус запроса на справку.

В 1С:ЗУП КОРП Пользователю, ответственному за формирование справок по запросам, поступит задача. Увидеть ее можно в списке Мои задачи раздела Главное или на Начальной странице.

Задача исполнителю сформирована автоматически. Видны:

ФИО сотрудника, заказавшего справку
вид справки
период, за который нужны сведения о доходах
способ получения справки
e-mail сотрудника для получения справки

В задаче — запросе справки автоматически в виде файла прикреплено заявление сотрудника.

Программа определяет Руководителя Сотрудника, его ФИО автоматически подставляется в заявление по шаблону.

Если 2-НДФЛ требуется за период, превышающий 1 год, исполнитель формирует и добавляет справки

Когда запрос справки выполнен, в 1С:Кабинет сотрудника он отражается в статусе Согласовано.

На почту будет продублировано сообщение с вложенным файлом справки, если Сотрудник заказывал такую опцию.

Другие виды справок

В 1С:Кабинет сотрудника можно заказать несколько других видов справок.

В Запросе справки Сотрудник указывает необходимые данные.

Подпись

Автоматически сформировалось Заявление на выдачу справки.

В 1С:Кабинете сотрудника каждый видит свой список заказанных справок, их содержание и статус.

Запрос справки загружается в 1С:ЗУП КОРП, Исполнитель видит задачу на выдачу справки.

В примере ниже справка заказана в виде файла с электронной подписью.

Исполнитель автоматически по шаблону формирует файл справки и подписывает ее.

Справка успешно подписана.

Задача исполнителем выполнена.

В 1С:Кабинет сотрудника загрузился файл готовой справки с электронной подписью.

Сотрудник скачивает архив.

Раздел самообслуживания 1С:ЗУП КОРП

Если Компания предоставила доступ Сотруднику в раздел Самообслуживания 1С:ЗУП КОРП, справку можно заказать здесь.

Сотрудник выбирает нужный вид справки.

Указывают требования к справке.

Уточняют период данных о доходах.

При выборе вида справки Сотрудник может сформировать образец.

Ниже приведен пример образца справки.

В 1С:ЗУП КОРП Исполнитель формирует справку нужного вида.

Например, сформировали документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника, вывели печатную форму справки, которую можно подписать электронной подписью и отправить сотруднику по e-mail или передать в виде файла.

Настройка видов справок, выдаваемых сотрудникам в 1С:ЗУП КОРП

Использование поставляемых макетов и внешних печатных форм

Ответственные Пользователи могут самостоятельно добавлять и настраивать виды справок. В качестве шаблона можно использовать поставляемые макеты правок:

Справка для пособия по безработице
Справка о доходах (произвольная форма)
Справка по отпускам сотрудника
Справка с места работы

Шаблоном справки для сотрудников может служить внешняя печатная форма. Назначением внешней обработки должен быть справочник Сотрудники.

Разработка произвольного макета

Ответственные Пользователи могут создать макет справки с нуля. В качестве шаблона следует указать Произвольный макет, после этого станет доступен конструктор создания макета справки.