Возможности 1С:ЗУП КОРП
- Учет:
- Согласий на обработку ПДн
- Отзывов согласий на обработку ПДн
- Хранение данных субъектов:
- Сотрудников (физических лиц)
- Кандидатов (личные данные кандидатов)
- Расчет срока хранения ПДн:
- Автоматически
- По данным сотрудников и кандидатов
- В соответствии с Законодательством
- Уничтожение ПДн:
- Полуавтоматическое
- Формирование актов и журналов выгрузки
- Сохранение количественных показателей учета
- Распознавание субъекта после уничтожения его ПДн
Учет и отзыв согласий на обработку персональных данных субъектов
В разделе Кадры есть журнал учета и отзыва согласий на обработку персональных данных.
При регистрации выбирают, какой субъект персональных данных подписал согласие. Если сотрудник, выбирают — Физическое лицо, если кандидат, указывают — Личные данные кандидата, затем выбирают субъекта.
На основании ранее оформленного согласия регистрируют его отзыв.
Хранение данных субъектов
Персональные данные сотрудника отображаются в карточке физического лица.
Персональные данные кандидата можно увидеть в его карточке.
Расчет срока хранения персональных данных
В разделах Кадры и Подбор персонала есть помощник Уничтожение персональных данных, который предназначен для:
- контроля сроков хранения ПДн
- удаления ПДн
В верхней части помощника отображается список субъектов и срок хранения их ПДн. В нижней части — акты об уничтожении ПДн.
В соответствии с текущим Законодательством удаляют персональные данные:
- Сотрудников — через 5 лет после:
- Увольнения
- Налогового периода, в котором были доходы
- Кандидатов, не ставших сотрудниками:
- По истечении срока согласия на обработку ПДн
- При отсутствии согласия
- В случае отзыва согласия
1С:ЗУП КОРП автоматически рассчитывает срок хранения персональных данных субъектов. Удалить персональные данные до того, как завершится срок их хранения, программа не позволит. Рассмотрим несколько примеров.
|
ФИО |
Статус, срок хранения ПДн |
|---|---|
|
Фатюшин Е.И. |
Кандидат отклонен, согласие на обработку ПДн отозвано с 01.05.2023 . После этой даты ПДн можно удалять |
|
Михейцева Н.А. |
Сотрудник уволен 02.10.2018. Налоговый период, в котором ему были начислены доходы, заканчивается 31.12.2018. После 31.12.2023 ПДн можно удалять |
|
Гарянина Л.Н. |
Кандидат в работе, подписал согласие на обработку ПДн по 31.03.2024. Если кандидат не станет сотрудником, и не будет подписано новое согласие, после 31.03.2024 ПДн можно удалять |
|
Бортников А.П. |
Сотрудник по договору гражданско-правового характера. Доход был получен 31.01.2024, ПДн можно удалять после 31.12.2029 |
|
Сигизмундов П.С. |
Сотрудник уволен 23.10.2023, но 31.01.2024 сотруднику начислен доход — материальная помощь бывшим сотрудникам. ПДн можно удалять после 31.12.2029 |
Уничтожение персональных данных
Уничтожает ПДн субъектов ответственный пользователь. В демобазе 1С:ЗУП КОРП права на эту операцию есть у профиля Старший кадровик. Пользователь:
- Выбирает субъекта в списке
- Выполняет команду Создать акты
- В открывшейся форме уточняет причину и способ уничтожения ПДн
Программа:
- Проверяет срок хранения ПДн субъекта
- Если срок позволяет, удаляет ПДн
- Создает акт об уничтожении персональных данных
Автоматически создается Акт об уничтожении ПДн, в котором перечислены категории данных, которые были уничтожены.
Пользователь формирует печатные формы:
- Акт об уничтожении ПДн
- Выгрузку из журнала регистрации событий уничтожения ПДн к акту
В каждом акте хранится список уничтоженных ПДн субъекта.
ПДн субъектов уничтожаются с сохранением количественных показателей учета.
Пример карточки физического лица после уничтожения его ПДн.
Распознавание субъекта после уничтожения его персональных данных
При вводе ФИО человека, чьи данные хранились в 1С:ЗУП КОРП, и были уничтожены, программа находит похожих кандидатов или сотрудников, показывает историю взаимодействия компании с ними.
Если субъект был кандидатом или сотрудником, пользователь подтверждает это и вносит актуальные персональные данные в систему.
Настройки
Чтобы начать использовать уничтожение персональных данных кандидатов и сотрудников, Администратор включает опцию в Администрирование/Настройки пользователей и прав. При включении опции автоматически устанавливается параметр — Уничтожать данные уволенных сотрудников через 5 лет. Количество лет хранения ПДн сотрудников может быть изменено в соответствии с действующим Законодательством.
Для выполнения действий с ПДн используют роли:
- ЧтениеАктовОбУничтоженииПерсональныхДанных
- ДобавлениеИзменениеАктовОбУничтоженииПерсональныхДанных
- ИспользованиеОбработкиУничтожениеПерсональныхДанных
Комментарии