Учет персональных данных кандидатов и сотрудников в 1С:ЗУП КОРП

Возможности 1С:ЗУП КОРП

• Учет:
  • Согласий на обработку ПДн
  • Отзывов согласий на обработку ПДн
• Хранение данных субъектов:
  • Сотрудников (физических лиц)
  • Кандидатов (личные данные кандидатов)
• Расчет срока хранения ПДн:
  • Автоматически
  • По данным сотрудников и кандидатов
  • В соответствии с Законодательством
• Уничтожение ПДн:
  • Полуавтоматическое
  • Формирование актов и журналов выгрузки
  • Сохранение количественных показателей учета
• Распознавание субъекта после уничтожения его ПДн

Учет и отзыв согласий на обработку персональных данных субъектов

В разделе Кадры есть журнал учета и отзыва согласий на обработку персональных данных.

При регистрации выбирают, какой субъект персональных данных подписал согласие. Если сотрудник, выбирают — Физическое лицо, если кандидат, указывают — Личные данные кандидата, затем выбирают субъекта.

На основании ранее оформленного согласия регистрируют его отзыв.

Хранение данных субъектов

Персональные данные сотрудника отображаются в карточке физического лица.

Персональные данные кандидата можно увидеть в его карточке.

Расчет срока хранения персональных данных

В разделах Кадры и Подбор персонала есть помощник Уничтожение персональных данных, который предназначен для:

• контроля сроков хранения ПДн
• удаления ПДн

В верхней части помощника отображается список субъектов и срок хранения их ПДн. В нижней части — акты об уничтожении ПДн.

В соответствии с текущим Законодательством удаляют персональные данные:

• Сотрудников — через 5 лет после:
  • Увольнения
  • Налогового периода, в котором были доходы
• Кандидатов, не ставших сотрудниками:
  • По истечении срока согласия на обработку ПДн
  • При отсутствии согласия
  • В случае отзыва согласия

1С:ЗУП КОРП автоматически рассчитывает срок хранения персональных данных субъектов. Удалить персональные данные до того, как завершится срок их хранения, программа не позволит. Рассмотрим несколько примеров.

Уничтожение персональных данных

Уничтожает ПДн субъектов ответственный пользователь. В демобазе 1С:ЗУП КОРП права на эту операцию есть у профиля Старший кадровик. Пользователь:

• Выбирает субъекта в списке
• Выполняет команду Создать акты
• В открывшейся форме уточняет причину и способ уничтожения ПДн

Программа:

• Проверяет срок хранения ПДн субъекта
• Если срок позволяет, удаляет ПДн
• Создает акт об уничтожении персональных данных

Автоматически создается Акт об уничтожении ПДн, в котором перечислены категории данных, которые были уничтожены.

Пользователь формирует печатные формы:

• Акт об уничтожении ПДн
• Выгрузку из журнала регистрации событий уничтожения ПДн к акту

В каждом акте хранится список уничтоженных ПДн субъекта.

ПДн субъектов уничтожаются с сохранением количественных показателей учета.

Пример карточки физического лица после уничтожения его ПДн.

Распознавание субъекта после уничтожения его персональных данных

При вводе ФИО человека, чьи данные хранились в 1С:ЗУП КОРП, и были уничтожены, программа находит похожих кандидатов или сотрудников, показывает историю взаимодействия компании с ними.

Если субъект был кандидатом или сотрудником, пользователь подтверждает это и вносит актуальные персональные данные в систему.

Настройки

Чтобы начать использовать уничтожение персональных данных кандидатов и сотрудников, Администратор включает опцию в Администрирование/Настройки пользователей и прав. При включении опции автоматически устанавливается параметр — Уничтожать данные уволенных сотрудников через 5 лет. Количество лет хранения ПДн сотрудников может быть изменено в соответствии с действующим Законодательством.

Для выполнения действий с ПДн используют роли:

• ЧтениеАктовОбУничтоженииПерсональныхДанных
• ДобавлениеИзменениеАктовОбУничтоженииПерсональныхДанных
• ИспользованиеОбработкиУничтожениеПерсональныхДанных