1С:Предприятие 8
Система программ

Планирование и отражение расходов на персонал в финансовом учете

4 октября 2022
5181
Рейтинг статьи

Компаниям необходимо планировать, учитывать и анализировать свои ресурсы: человеческие, временные, финансовые. 1С:ЗУП КОРП позволяет определять, какие расходы на зарплату, страховые взносы, обучение понесла компания на каждого сотрудника в разрезе всех проектов, над которыми он работает.

Функционал полезен компаниям, в которых:

  • несколько направлений деятельности;
  • много подразделений;
  • одновременно идут проекты с разными датами начала и окончания, проектные команды собирают из сотрудников с разными системами оплаты труда, работающих в разных подразделениях.

Можно не только анализировать финансовый результат, но и строить проактивную аналитику:

  • прогнозировать расходы;
  • сравнивать различные сценарии планирования расходов и выбирать из них оптимальный;
  • сравнивать плановые расходы с фактическими за прошлые периоды.

Пользователь получает наглядный результат быстро и удобно.

Что нового в версии 3.1.23

Появились возможности в финансовом учете:

  • отражать расходы на персонал в следующих разрезах:
    • Направление деятельности;
    • Проект;
    • Категория расходов по статьям.
  • детализировать расходы на персонал по предопределенным категориям:
    • Зарплата;
    • Страховые взносы;
    • Удержанная зарплата;
    • Займы;
    • Обучение.
  • гибко настраивать способ отражения для объектов учета:
    • Организация;
    • Подразделение;
    • Сотрудник;
    • Позиция кадрового плана.
  • устанавливать способ отражения расходов в документах учета:
    • Обучение сотрудников;
    • Договор (работы, услуги);
    • Акт приемки выполненных работ.
  • распределять расходы на персонал для:
    • Организаций;
    • Подразделений;
    • Сотрудников.
  • планировать расходы на персонал на квартал/полугодие/год в разрезе:
    • Сценариев кадрового плана;
    • Направлений деятельности;
    • Проектов;
    • Категорий по статьям расходов.

Для работы с новым функционалом появился новый профиль доступа:

  • Финансист.

Аналитические разрезы финансового учета расходов на персонал

Направление деятельности

В 1С:ЗУП КОРП автоматизирован учет расходов на персонал в разрезе направлений деятельности компании, например:

  • Производство мебели;
  • Производство межкомнатных дверей;
  • Производство фурнитуры;
  • Дизайн.

Список Направлений деятельности компании отражают в разделе Финансовый учет. Направления деятельности можно объединять в группы.

Проект

Финансовый учет расходов на персонал возможен в разрезе Проектов, например:

  • Спортивный комплекс Северо-Запад;
  • Ж К Речной утес;
  • Школа № 2525.

Проекты регистрируют в списке Финансовый учет/Проекты.

В карточке проекта указывают:

  • Название;
  • Плановые и фактические даты начала и окончания проекта;
  • Ответственного за проект;
  • По завершении проекта устанавливают соответствующую отметку.

Категории и статьи расходов на персонал

1С:ЗУП КОРП позволяет разделить расходы на персонал по следующим предопределенным Категориям:

  • Зарплата;
  • Страховые взносы;
  • Удержанная зарплата;
  • Займы;
  • Обучение.

Займы, выданные сотрудникам, увеличивают расходы на персонал и отражаются в финансовой аналитике со знаком Плюс. Погашение займов сотрудниками и уплата процентов по ним уменьшают расходы на персонал и отражаются в аналитике со знаком Минус.

В финансовом учете можно отразить расходы на обучение сотрудников, в том числе прочие расходы, например, стоимость раздаточного материала, оплата проезда и питания слушателей.

К категории удержаний, которые отражаются в финансовом учете, не относятся удержания в пользу третьих лиц. Например, удержание по исполнительным листам не отражается, а удержание использованного авансом отпуска при увольнении — отразится в финансовом учете.

Чтобы в аналитике финансового учета разделить расходы по категориям, используют Финансовый учет/Статьи расходов, которые для удобства можно скомпоновать в иерархическом списке по группам.

Способ отражения расходов на персонал

Для гибкой настройки отражения расходов в финансовом учете используют Финансовый учет/Способы отражения в финансовом учете.

Для удобства иерархический список настраивается по группам.

Способы отражения, которые больше не используют в учете, помечают соответствующим признаком. Они будут скрыты в списке. Если установить опцию Отображать в списке способы отражения, которые больше не используются, неактуальные способы видны как зачеркнутые.

Способ отражения расходов позволяет анализировать расходы в финансовом учете в следующих разрезах:

  • Направление деятельности;
  • Проект;
  • Категория расходов.

В рамках одного Направления деятельности и Проекта разные Категории расходов можно отнести к разным Статьям.

Если в способе отражения не указано Направление деятельности, Проект или Статья, в аналитике расходов будет отражаться По умолчанию;

Справочно можно указать дату окончания действия способа отражения.

Если способ отражения стал неактуальным, указывают признак Способ отражения больше не используется, после чего он скроется в списке.

Для отнесения расходов по категории на определенную статью, категорию отмечают флажком. После этого программа потребует обязательного указания статьи расходов для этой категории. В результате расходы по направлению деятельности, проекту и категории отразятся в финансовом учете по указанной статье.

Если категория не отмечена флажком, расходы по ней в финансовом учете отражаются по статье По умолчанию.

Настройка способа отражения расходов

Способ отражения расходов можно задать для:

  • Организации;
  • Структуры предприятия;
  • Сотрудника.

Способ отражения расходов, указанный для Организации, действует для всех сотрудников этой организации кроме:

  • сотрудников подразделений, для которых указан иной способ отражения расходов.

Способ отражения расходов, указанный для Подразделения, действует для всех сотрудников этого подразделения и нижестоящих кроме:

  • сотрудников, для которых указан иной способ отражения расходов в карточке сотрудника;

Таким образом, программа будет применять способ отражения в соответствии с его приоритетом.

  • Самый высокий приоритет имеет способ отражения, указанный для сотрудника.
  • Более низкий приоритет имеет способ отражения, указанный для подразделения.
  • Самый низкий приоритет — у способа отражения, установленного для организации

Дополнительно способ отражения расходов на персонал в финансовом учете можно указать в документах учета:

  • Обучение сотрудников;
  • Договор (работы, услуги);
  • Акт приемки выполненных работ;
  • Распределение расходов на персонал.

Если в 1С:ЗУП КОРП ведут кадровый план и планируют расходы на персонал, способ отражения расходов можно указать для позиции кадрового плана.

Вариантов отражения расходов на персонал может быть три:

  • Способ отражения не задан
  • Отражается указанным способом.
  • Распределяется по способам отражения.

Пример. Расходы на персонал организации с января 2022 года отражаются способом Производство мебели 2022.

Пример. Расходы подразделения на персонал

  • с января 2022 года отражались способом Производство мебели 2022;
  • с июля 2022 года расходы отражаются двумя способами:
    • 25% расходов отражаются способом Производство мебели 2022;
    • 75% расходов отражаются способом ЖК Речной утес Производство межкомнтных дверей 2022.

Расходы по умолчанию

В финансовом учете отражается аналитика По умолчанию, если для объектов учета не указаны:

  • Способ отражения расходов;
  • Направление деятельности;
  • Проект;
  • Статья расходов.

Расходы организации

Структура предприятия соответствует структуре юридических лиц

Способ отражения расходов указывают в карточке Организации на вкладке Учетная политика по гиперссылке Финансовый учет.

Структура предприятия не соответствует структуре юридических лиц

Способ отражения расходов на персонал организации настраивают в карточке Структуры предприятия.

Для способа отражения расходов организации указывают, с какого периода он действует. История изменения способов отражения расходов на персонал доступна по одноименной гиперссылке.

Расходы подразделения

Структура предприятия соответствует структуре юридических лиц

Место ввода способа отражения — карточка Подразделения, вкладка Финансовый учет.

Структура предприятия не соответствует структуре юридических лиц

Способ отражения расходов подразделения указывают в карточке Структуры предприятия.

Расходы сотрудника

Бывает, что расходы на персонал подразделения нужно отразить одним способом, а расходы на отдельного сотрудника — иначе.

В таком случае способ отражения указывают в карточке сотрудника по гиперссылке Финансовый учет.

Можно:

  • Указать один из способов отражения расходов;
  • Оформить документ Распределение расходов по сотруднику.

Пример распределения расходов сотрудника:

Расходы на обучение

В 1С:ЗУП КОРП есть возможность вести учет обучения сотрудников компании. Факт обучения регистрируют документом Обучение и развитие сотрудников. Здесь же отражают стоимость обучения, которая складывается из:

  • стоимости обучения сотрудников;
  • прочих расходов на обучение.

Например, в марте двое менеджеров по продажам были направлены на мероприятие — Знакомство с производством мебели.

Стоимость их обучения составила 23 000 руб. В эту сумму вошла стоимость обучения двух человек по 10 000 руб. за каждого слушателя. На вкладке Прочие расходы указано, что слушателям оплачен проезд стоимостью 3 000 руб.

По каждому из сотрудников указан способ отражения расходов в финансовом учете.

Если в табличной части документа Обучение сотрудников не указан способ отражения расходов, то применяется способ отражения, действующий для каждого из сотрудников, проходивших обучение.

Расходы по договору или акту на оказание работ и услуг

Организация заключает договоры подряда на выполнение работ и услуг с сотрудниками и физическими лицами. В финансовом учете расходы по таким договорам можно относить на разные направления деятельности, проекты и отражать по разным статьям.

Для этого способ отражения расходов на персонал указывают в документе Договор (работы, услуги).

Бывает, что в финансовом учете необходимо показать расходы по сотруднику отдельно:

  • по трудовому договору;
  • по договору подряда.

В этом случает в документе Договор (работы, услуги) следует указать нужный способ отражения.

Если в документе Договор (работы, услуги) с сотрудником не указан способ отражения расходов в финансовом учете, расходы по такому договору будут отражаться тем же способом, что и для сотрудника.

Например, сотрудник работает по направлению деятельности Производство межкомнатных дверей и проекту ЖК Речной утес, а договор с ним заключен на изготовление фурнитуры по направлению деятельности Производство фурнитуры и проекту Школа № 2525. Соответствующий способ отражения указан в документе Договор (работы, услуги).

Способ отражения — в документе Договор (работы, услуги) с сотрудником.

Если оплата по договору происходит по актам выполненных работ, то можно указать способ отражения для акта. Например, расходы по разным актам, подписанным в разные периоды, можно по-разному отразить в финансовом учете.

Договор подряда заключен с сентября 2021 года по март 2022 года. Оплата производится по актам выполненных работ. Первый акт был закрыт в декабре 2021 года, и расходы по нему нужно отнести по направлению деятельности Производство мебели, проекту СК Северо-Запад и статьям расходов за 2021 год.

Второй акт выполненных работ был закрыт в марте 2022 года, и расходы по нему нужно отнести по направлению деятельности Производство паркета, проекту СК Северо-Запад и, статьям расходов за 2022 год.

Распределение расходов

Расходы на персонал организации, структурного подразделения или сотрудника требуется распределять пропорционально участию в разных проектах, направлениях деятельности компании.

Для этого используют документ Финансовый учет/Распределение расходов.

Документом устанавливают правила распределения расходов на персонал

  • на период или бессрочно;
  • сотрудникам индивидуально или всем одинаково;
  • сумма долей распределения = 100% или произвольная.

Например, сотрудникам отдела продаж, начиная с июля, бессрочно установлено одинаковое распределение расходов.

Информацию о распределении расходов на персонал для финансового учета можно загрузить из внешнего файла в формате Ms Excel. Шаблон файла предварительно выгружают из программы.

Вводить распределение расходов можно для:

  • организации;
  • структурного подразделения;
  • сотрудника.

Расходы позиции кадрового плана

Компании ведут планирование численности и расходов на персонал. Единица кадрового планирования в 1С:ЗУП КОРП — Позиция кадрового плана.

Позиция кадрового плана = Структура предприятия + Должность + Профиль должности (профиль можно не указывать).

При планировании возможны три ситуации:

  • Позиции кадрового плана соответствуют одна или несколько позиций штатного расписания, и на них есть работающие сотрудники;
  • Позиции кадрового плана соответствуют одна или несколько позиций штатного расписания, но на них сотрудники еще не приняты;
  • Для позиции кадрового плана пока нет соответствующих позиций штатного расписания, и нет сотрудников.

Планирование расходов на персонал

Расходы на персонал в 1С:ЗУП КОРП планируют в разрезах аналитики финансового учета:

  • Периоды планирования:
    • Квартал;
    • Полугодие;
    • Год.
  • Структура предприятия;
  • Направление деятельности;
  • Проект;
  • Категория по статьям расходов.

Для прогнозирования расходов на персонал удобно сравнивать плановые расходы по разным сценариям (вариантам).

В 1С:ЗУП КОРП можно создать любое количество сценариев, дать им название, например:

  • Оптимистичный/Пессимистичный;
  • Минимальный/Оптимальный/Максимальный
  • Сенарий1/Сценарий2/…/Сценарий8.

Программа сравнивает расходы по разным сценариям, показывает различия: Расходы/Отклонения/%Отклонений.

Можно детально сравнивать плановые и фактические расходы.

Пример плана расходов на персонал:

Получить план расходов на персонал можно одним из способов, заполнив:

  • По фактическим расходам. План автоматически заполнится фактическими расходами выбранного периода.
  • По данным кадрового плана. Программа автоматически рассчитает расходы на персонал. Этот способ доступен, если в 1С:ЗУП КОРП ведут кадровый план;

Доступность способов заполнения плана расходов на персонал зависит от того, используют или нет в 1С:ЗУП КОРП кадровый план.

Если кадровый план используется, то доступны оба способа. Если кадровый план не используется, то получить план расходов можно только одним способом — По фактическим расходам.

Рассмотрим подробнее каждый способ.

План по фактическим расходам

Последовательность действий:

1. заполняют план расходов на персонал фактическими расходами по выбранным:

  • периоду;
  • подразделению;
  • сценарию.

2. вносят корректировки по необходимости.

План можно заполнить фактическими расходами:

  • за предыдущий квартал / полугодие / год;
  • за аналогичный квартал / полугодие предыдущего года;
  • данными любого выбранного периода: квартала / полугодия / года.

При заполнении плана расходов на персонал по фактическим данным аналитика финансового учета будет применяться таким образом:

  • Самый высокий приоритет имеет способ отражения, указанный для сотрудника;
  • Более низкий приоритет имеет способ отражения, указанный для подразделения. Если для подразделения не задан способ отражения, то программа применит способ отражения, указанный в ближайшем вышестоящем подразделении.
  • Еще ниже приоритет у способа отражения, установленного для организации. Он применяется, если вышеперечисленные способы не заполнены.
  • Низший приоритет имеет способ отражения По умолчанию.

Таким образом, программа будет применять способ отражения в соответствии с его приоритетом.

План по данным кадрового плана

Последовательность действий при планировании расходов на основании кадрового плана:

  1. формируют Кадровый план за период / по подразделению / по сценарию.
  2. заполняют план расходов на персонал по данным кадрового плана за период / по подразделению / по выбранному сценарию.
  3. вносят корректировки по необходимости.

При заполнении плана расходов на персонал по данным кадрового плана аналитика финансового учета будет применяться таким образом:

  • самый высокий приоритет — способ отражения, указанный для позиции кадрового плана;
  • более низкий приоритет — способ отражения, указанный для сотрудников, работающих на позиции кадрового плана*. Он применится, если для позиции кадрового плана не задан способ отражения.
  • еще ниже приоритет — способ отражения расходов подразделения. Если для подразделения не задан способ отражения, то программа применит способ отражения, указанный в ближайшем вышестоящем подразделении.
  • ниже приоритет у способа отражения, установленного для организации. Он применяется, если вышеперечисленные способы не заполнены.
  • низший приоритет имеет способ отражения По умолчанию.

*"Сотрудник работает на позиции кадрового плана" - сотрудник занимает позицию штатного расписания, соответствующую позиции кадрового плана.

Отражение фактических расходов на персонал в финансовом учете

Чтобы в 1С:ЗУП КОРП корректно отразились фактические расходы на персонал за расчетный период (месяц) в финансовом учете, нужно выполнить операции в указанной последовательности:

1. Настроить для текущего периода способы отражения:

  • по умолчанию;
  • организаций;
  • структурных подразделений;
  • сотрудников;
  • договоров, актов выполнения работ и услуг;
  • распределения расходов.

2. Зарегистрировать, если были в расчетном периоде:

  • выдачу и погашение займов;
  • обучение сотрудников и расходы на обучение.

3. Рассчитать:

  • Начисления зарплаты сотрудникам;
  • Начисления по договорам и актам приемки выполненных работ;
  • Удержания (удержания в пользу третьих лиц не отражаются в финансовом учете);
  • Взносы.

4. Сформировать и провести за расчетный период регламентные документы Отражение расходов на персонал.

В этих документах фактические расходы разнесены на отдельные вкладки по категориям.

Аналитика

После Отражения расходов на персонал аналитика фактических расходов доступна в разделе финансового учета.

Анализ расходов на персонал

Отчет показывает за период данные:

  • Фактические расходы;
  • Плановые расходы на персонал для разных сценариев планирования;
  • Отклонение фактических расходов от плановых (сумма и процент).

Данные выводятся в разрезе:

  • Проект;
  • Направление;
  • Категория расходов;
  • Статья расходов.

Анализ расходов прошлых периодов

Диаграмма помесячно сравнивает фактические и плановые расходы на персонал в разрезе:

  • Проект;
  • Направление;
  • Категория расходов;
  • Статья расходов;
  • Сценарий планирования.

Расходы на персонал

Отчет выводит за период диаграмму и таблицу фактических расходов на персонал в разрезе:

  • Подразделение;
  • Проект;
  • Направление;
  • Категория расходов;
  • Статья расходов.

Что нужно настроить, чтобы пользоваться функциональностью планирования и отражения расходов на персонал

Администратор включает опцию Вести финансовый учет расходов на персонал в разделе Настройка/Финансовый учет.

Содержание раздела Финансовый учет.

Опцию Ведется кадровое планирование Администратор включает в Настройка/Управление персоналом.

Автор:

Фирма «1С»

Оценить статью:

Комментарии

1
Илья

Добрый день. Как внести кадровый план? Это аналог FTE?

Нам важно ваше мнение! Оставьте комментарий!

Cодержание

Смотрите также