Быстрый обмен счетами и заказами с помощью 1С:Share

Теперь выставить счет, получить оплату и поделиться документом пользователи 1С:Розницы и 1С:УНФ могут в один клик с помощью сервиса 1C:Share.

1С:Share – это сервис, с помощью которого можно отправлять документы или ссылки на них клиентам, а также загружать себе в информационную базу. Теперь не нужно сохранять документ на компьютер, сворачивать программу, заходить в электронную почту или мессенджер, прикреплять документы и отправлять – все это можно сделать, работая в программе.

Предприниматель как никто другой понимает ценность времени и скорость принятия решений. Автоматизация рабочих процессов, в том числе и работы с документами, позволяет сократить время, которое тратится на ежедневные операции. А освобождение сотрудников от рутинной работы повышает их производительность и эффективность, а также дает возможность сосредоточиться на более сложных и творческих задачах.

Поэтому в 1С:Рознице и 1С:УНФ появилась возможность быстрого обмена документами самыми удобными для бизнеса и клиентов способами.

В чем преимущества для бизнеса

Несмотря на обилие программ для пересылки файлов, сервис 1С:Share будет удобен пользователям по ряду причин:

✓ Интеграция с 1С:Розницей и 1С:УНФ, не нужно покупать отдельный продукт, все работает по принципу единого окна.

✓ Знакомый и понятный интерфейс, благодаря которому не нужно привыкать и адаптироваться к новому.

✓ Можно не только загружать документы, но и просто просматривать их без сохранения.

✓ Доступно множество форматов для передачи файлов: doc, ptt, zip, xls, pdf, png.

✓ Сервис сам фильтрует опасные файлы (скрипты, .exe) и ограничивает размер пакета до 15 МБ, что безопасно и достаточно для стандартного набора.

Как и когда использовать в работе

Рассмотрим несколько ситуаций, в которых бизнес может оптимизировать рабочий процесс в части выставления счетов на оплату и заказов.

Отправляем счет клиенту без 1С

Если у покупателя нет программы 1С, то пользователь Розницы или УНФ прямо в программе нажимает на «самолетик», в выпадающем меню выбирает «Поделиться документом» и далее выбирает, как именно отправить: по электронной почте, в WhatsApp, Telegram или копирует ссылку, чтобы поделиться другим способом.

Как это работает:

Ссылка универсальна: она открывается в любом браузере на компьютере, планшете или смартфоне. Клиент попадает на аккуратную веб-страницу с суммой счета, реквизитами и списком всех вложений, которые вы отправили вместе с документом (например, договор или спецификация). Все файлы открываются в один клик.

Больше возможностей:

Если вы подключили сервис Онлайн-заказов, клиент увидит на этой же странице кнопку «Оплатить». Он может провести оплату прямо сейчас через СБП или по реквизитам, даже не заходя в интернет-банк. Деньги поступят на ваш счет мгновенно.

Обмениваемся документами с партнерами на 1С

Документами «Заказ покупателя» и «Счет на оплату» из программы можно делиться с покупателями или поставщиками, которые тоже работают в 1С.

Как это работает:

Ваш партнер получает ссылку. У него есть два пути:

• Просмотреть в браузере (если хочет просто ознакомиться или скачать PDF).
• Загрузить в свою 1С – для этого достаточно скопировать ссылку и вставить её в поисковую строку программы (она находится справа сверху).

Что происходит после вставки ссылки:

Система мгновенно распознает документ и открывает форму предварительного просмотра прямо внутри 1С. Программа пытается автоматически сопоставить номенклатуру с тем, что уже есть в базе получателя. Если соответствие найдено, данные подставятся сами. Если нет, пользователь выбирает нужную позицию один раз, и система запомнит этот выбор на будущее.

После нажатия кнопки «Загрузить» в базе получателя готов новый документ. Например, присланный вами «Заказ покупателя» автоматически преобразуется в «Заказ поставщику» без единой опечатки в ценах и количестве.

Отправляем пакет документов

В реальном бизнесе документы редко ходят по одиночке. Обычно к счету прилагаются договор, спецификация, прайс-лист или сертификат соответствия.

Как это работает:

В момент отправки ссылки система показывает все файлы, прикрепленные к документу. Вы просто отмечаете галочками те, которые хотите передать клиенту — и отправляете одним пакетом.

Открыв ссылку, получатель увидит не только сам счет, но и все сопутствующие файлы. Он может просмотреть эти вложения прямо в программе, не открывая внешние приложения, или скачать оригиналы в один клик. Реализована поддержка коммерческих предложений, прайс-листов и отчетов комиссионеров. Также есть возможность делиться УПД со статусом «ДОП». Это формат, который не передает информацию о счете-фактуре и не дает права на налоговый вычет по НДС.

Загружаем входящие документы в свою 1С

1С:Розница и 1С:УНФ умеют не только отправлять, но и принимать документы. Обмен можно провести для документов «Заказ покупателя» и «Счет на оплату».

Как это работает:

Исходящий документ при загрузке автоматически преобразуется в вариант для поставщика. Например, «Заказ покупателя» после скачивания по ссылке отобразится в вашей базе как «Заказ поставщику».

Если документ уже был внесен в программу, при вводе ссылки в строку поиска откроется соответствующий файл. Это решение позволяет всего в два клика внести документы в программу и забыть о ручном вводе.

Что получит бизнес

✓ Быстрая отправка и получение счетов, а значит, оперативное поступление оплаты.

✓ Встроенная оплата по ссылке – клиент платит сразу, деньги приходят быстрее.

✓ Полный пакет документов одной ссылкой, никаких уточняющих звонков и досылок в мессенджеры.

✓ Работа с любыми контрагентами: есть у них 1С или нет, они смогут и оплатить, и просмотреть, и загрузить.

✓ Экономия времени и ресурсов, никакого ручного ввода, никаких опечаток, никаких потерянных писем.

Дополнительные материалы:

• Как поделиться документом при помощи сервиса 1С:Share?