Ваш бизнес растет, а бумаг все больше? Не нужно больше заваливать бухгалтерию бумажными документами и увеличивать штат бухгалтеров для их ввода. Достаточно навести камеру мобильного телефона, и документ уже создан в программе.
Каждый день обычной жизни при подаче заявлений, записи в поликлинику, получении документов мы видим, как бумажные документы уступают место электронным. Также и в бизнесе – важно работать быстрее, эффективнее, и помогают в этом электронные документы. Но не всегда есть возможность работать только с электронными документами. Например, надежный поставщик или любимый покупатель из другой части страны может высылать только бумажные документы. Или сотрудники, которые работают удаленно из разных городов, также могут собирать и высылать только бумажные документы.
Для таких случаев в программах 1С:Розница и 1С:УНФ предусмотрена возможность подключения сервиса 1С:Распознавание документов. Он позволяет вводить документы в базу по скану или фотографии. Теперь не нужно вводить документ вручную, сервис поможет с помощью камеры на смартфоне понять, что это за документ и ввести его в программу. В компании будет порядок в документах, у собственника – всегда оперативная информация, а сотрудники освободятся от рутинной работы.
- Что умеет делать сервис 1С:Распознавание документов
- Когда эффективно использовать
- Как подключить и работать
Что умеет делать сервис 1С:Распознавание документов
1С:Распознавание первичных документов предоставляет множество возможностей для пользователей:
✓ Распознает и сопоставит поставщиков, покупателей и товары с информацией, которая уже есть в программе. Если название товара поставщика отличается от названия товара покупателя, то сервис готов учиться. Он запомнит ваш выбор и в следующий раз выберет правильный вариант автоматически. А если «увидит» что-то незнакомое, сразу предложит создание новой номенклатуры.
✓ Загрузит одностраничные и многостраничные документы. В последнем случае можно использовать поточный сканер или мобильное приложение "1С:Сканер документов", которое соберет все документы в один pdf-файл, а сервис сам распознает и создаст отдельные документы в программе.
✓ Объединит документы в комплекты и обработает их совместно. Если часть документов из комплекта уже есть в базе 1С, то будут созданы все недостающие, а к документам, что уже есть, прикреплены сканы.
✓ Работает с изображениями в форматах JPEG, PNG, BMP, одностраничными изображениями в формате TIFF, документами в формате PDF, включая многостраничные, файлы в форматах MS Word и MS Excel, а также архивы в формате ZIP вышеперечисленных форматов.
Когда эффективно использовать
Ускорение ввода бумажных документов без дополнительных расходов
Часто у малого бизнеса есть надежные и проверенные поставщики, которые признают только бумажные документы, и это – не редкий случай. Например, в компании «Комоды для модных» – больше сотни поставщиков и покупателей. Более десятка поставщиков проверены временем: они поставляют качественную фурнитуру, но признают только бумажные документы. Директор компании не хочет менять поставщиков, но при этом также не хочет загружать лишней работой нынешний штат или нанимать отдельного сотрудника для ввода документов. Когда он узнал о сервисе "1С:Распознавание первичных документов", то решил попробовать его в работе.
Теперь менеджер компании:
- Сканирует документ или пакет документов, документы загружаются в 1С:УНФ
- Отправляет документы на распознавание
- Проверяет правильность распознавания и проводит документ.
Быстрый ввод чеков
Есть возможность сканировать QR-коды на чеке. Сервис может сравнивать данные из чека с информацией из ФНС, после чего их можно загрузить в документы "Авансовый отчет", "Путевой лист" или "Расходы предпринимателя", чтобы они автоматически занеслись в программу. Это позволяет не тратить время на рутинные задачи по вводу документов, а уделить больше времени работе с клиентом.
Сокращение времени на получении документов по доставке
Бизнес часто использует доставку документов или товаров. Бывают случаи, когда неизвестно, забрал ли курьер документы у поставщика. Сервис избавит от ожидания бумажных документов в бухгалтерию для ввода их в программу. Достаточно попросить курьера сфотографировать документы или отсканировать и прислать эти файлы. Можно воспользоваться мобильным приложением "1С:Сканер документов", в котором просто подключать и отключать новых пользователей. Сфотографированные или отсканированные документы от курьера после их распознавания и обработки уже введены в программу, и не нужно ждать бумажных копий для ввода этой информации. А у собственника всегда оперативная информация в отчете.
Как подключить и работать
Подключить сервис можно быстро за несколько шагов:Шаг 1. Установка приложение для сканирования документов
Для упрощения работы со сканированием документов можно использовать бесплатное мобильное приложение "1С:Сканер документов". Скачайте приложение из магазина приложений и получите возможность выбирать файлы из папки или же фотографировать документы. После этого можно отправить документы на распознавание. Все распознанные документы будут переданы в локальную базу 1С.
Шаг 2. Подключение к сервису из программ "1С:Розница" и "1С:Управление нашей фирмой"
Подключение к сервису распознавания документов выполняется из раздела: Настройки - Интеграции - Распознавание документов.
При нажатии на ссылку переходим в главную форму (список задач) сервиса «Распознавание документов».
В левом верхнем углу сервиса отображается статус подключения. Нажмите на ссылку «Подключить сервис», а затем – «Начать использовать». Авторизуйтесь с помощью аккаунта 1С:ИТС.
Шаг 3. Ввод входящих и исходящих документов
Сервис предоставляет возможность загружать входящие и исходящие документы.Первый вариант предусматривает получение документов от поставщиков, подписание, а затем – сканирование и отправку на распознавание. После этого происходит обработка документов, в результате которой показываются элементы, которые сервис не распознал, или создаются новые. Формируются следующие документы:
- При распознавании счета на оплату, полученного от поставщика, в информационной базе создается документ «Счет на оплату (полученный)».
- При распознавании полученных от поставщика УПД, ТОРГ-12, Акта об оказании услуг или неунифицированных форм накладных создаются документы «Приходная накладная».
- При распознавании полученных от поставщика Счетов-фактур создаются документы «Счет-фактура (полученный)».
Второй случай (загрузка исходящих документов) предусматривает создание документов информационной базы, передачу их для подписания, последующее сканирование после их возврата и отправку на распознавание. В случае неуверенного распознавания можно вручную обработать документ в рабочем месте «Распознавание документов». Далее скан прикрепляется к ранее созданному документу информационной базы.
- Скан исходящего счета на оплату прикрепляется к ранее созданному документу «Счет на оплату».
- Скан исходящего УПД, ТОРГ-12, Акта об оказании услуг при распознавании прикрепляются к ранее созданному документу «Расходная накладная».
Надеюсь, что теперь вы знаете, как сэкономить время менеджеров и бухгалтеров по вводу документов и уменьшить расходы компании, а значит, и повысить прибыль при росте доходов. Развивайте свой бизнес и увеличивайте прибыль с сервисом 1С:Распознавание документов.
Читайте и смотрите дополнительные методические материалы:
- Нейросети для бизнеса: как устроен сервис распознавания документов
- 1С:Распознавание первичных документов. Загрузка документов из сканов и фотографий
Комментарии