Специалисты «1С-КПД» автоматизировали работу с экспертной документацией в ГБУ «Аналитический центр» города Москвы. С помощью «1С:Документооборот КОРП» создан электронный архив и упорядочено управление жизненным циклом экспертной документации, включая ее обработку, передачу в архив и повторное использование. На 60% сократилось время подготовки, согласования и подтверждения корректности комплектов документов для передачи в архив. На 80% ускорился поиск и предоставление документов. Вдвое ускорилась подготовка управленческой и регламентированной отчетности.
Аналитический центр — фабрика мысли Правительства Москвы. Эксперты центра анализируют и прогнозируют состояние экономики в столичном регионе, проводят отраслевые исследования, готовят предложения по совместным программам развития (в т.ч. международным), разрабатывают меры по поддержке предпринимательства, проверяют достоверность цен госзакупок.
Ежегодно в Аналитическом центре Москвы формируется порядка 5000 дел с экспертной документацией, каждое из которых содержит 1500−2000 страниц различного формата.
Ранее все эти документы хранились в неструктурированном виде на бумажных носителях, операции по передаче дела в бумажный архив (проверка полноты комплекта, печать, визирование, передача между согласующими) приходилось повторять по мере движения документов несколько раз. Это отнимало много времени у сотрудников и ресурсов у организации, но не избавляло от ошибок в статусах и сроках этапов.
Также учреждение было вынуждено содержать под архив специально оборудованное помещение, нести расходы на бумагу и печать. У экспертов уходило много времени на поиск нужной документации. Кроме того, при выдаче документов по внешним запросам (в т.ч. со стороны следственных органов и судов) возникали дополнительные логистические затраты.
Учитывая важность аналитических продуктов центра, его руководство и ИТ-службы ведут системную работу по цифровизации и повышению эффективности процессов. Например, по заказам центра разрабатываются и внедряются программные решения с применением искусственного интеллекта, повышающие эффективность рабочих процессов.
Одним из важных этапов цифровой трансформации стало создание электронного архива. Чтобы повысить эффективность работы с экспертной документацией, руководство Аналитического центра приняло решение создать архив на базе системы «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».
В ходе проекта было автоматизировано 200 рабочих мест. Архитектура решения — централизованная: сервер располагается в головном офисе, а территориально удалённые сотрудники работают через VPN. Выполнена интеграция со смежными решениями: Bitrix24, а также цифровыми платформами для хранения документов, файлов и кадровой структуры Аналитического центра.
Ключевые результаты проекта:
Организация перешла от бумажного к электронному формату работы с экспертной документацией, включая ее архивное хранение. Создано единое цифровое пространство для работы экспертов. Интеграция со смежными системами обеспечила сквозную обработку документации в течение всего жизненного цикла в реальном времени. Формируется цифровой след каждого документа и экспертного дела. Исключен риск потери документов.
В системе реализована удобная логика комплектования архива. Консолидированные файлы автоматически классифицируются по номенклатуре, генерируется файл описи, пакеты передаются на проверку сотрудникам архива. При необходимости пакеты возвращаются на доработку с указанием замечаний и контрольных сроков. После утверждения пакет блокируется и исключается из дальнейших правок. Оптимизация процесса позволила значительно сократить объем рутинных действий сотрудников.
В результате:
- Время подготовки, согласования и подтверждения корректности комплекта документов сократилось на 60%.
- Поиск и предоставление архивных дел ускорились на 80%.
- Скорость получения управленческой и регламентированной отчётности выросла на 100%.
- Исполнение регламентных сроков сдачи дел в архив повысилось на 70%.
- Объем материальных запасов (бумага, картриджи
и т. д. ) снизился на 98%. Операционные и административные расходы сократились на 80%. Полностью исключены расходы на доставку документов.
Гиниятуллин Айрат, заместитель генерального директора: «Создание электронного архива — важный этап цифровой трансформации нашей организации. Теперь весь жизненный цикл экспертных дел — от подготовки до архивного хранения — полностью прозрачен и управляем. Система „1С:Документооборот“ ускоряет согласование комплектов документов и проверку их полноты, позволяет контролировать статусы и сроки, оперативно формировать отчеты, быстро находить документы в архиве и передавать заказчикам. Автоматизированный архив избавил сотрудников от рутинных непроизводительных действий и освободил дополнительные ресурсы, которые теперь направляются на аналитическую и экспертную работу».
ГБУ города Москвы «Аналитический центр» — ведущая научно-исследовательская организация российской столицы в области мониторинга и прогнозирования социально-экономического развития.
Аналитический центр создан в 2013 году и подведомственен Департаменту экономической политики и развития города Москвы. Центр выполняет мониторинг и прогнозирование социально-экономического развития столицы и близлежащих регионов, готовит стратегические и отраслевые исследования, обеспечивает информационную основу управленческих решений в экономике столицы и межрегиональных проектах. Деятельность центра способствует повышению привлекательности города для инвесторов и предпринимательства, улучшению качества жизни граждан.
«1С-КПД» — дочерняя компания фирмы «1С». Специализируется на внедрении системы «1С:Документооборот». Более 16 лет занимается цифровизацией процессов работы с документами и задачами, с 2009 года занимает 1 место в рейтинге Центров компетенции по документообороту.
На счету «1С-КПД» — свыше 200 выполненных проектов, в ходе которых автоматизированы более 130 тысяч рабочих мест и переведены в электронный вид более 1,3 млн документов. Кроме того, свыше 800 клиентов покупают у «1С-КПД» консультации, коробочные продукты и дополнительные решения для «1С:Документооборота». Компании доверяют крупные бренды: Золотодобывающая компания «Полюс», «ВТБ Лизинг», Группа компаний «Зарубежнефть», «Холдинг Металлоинвест» и другие.