Компания RG-Soft успешно завершила проект по внедрению решения на базе "1С:Управления торговлей 8" для комплексной автоматизации оперативного и управленческого учета процессно-ориентированной компании "АГРОТЭК", осуществляющей транспортировку и поставку нефтепродуктов.
"АГРОТЭК" – современная компания, которая специализируется в области организации поставок, хранения и торговли нефтепродуктами.
Основными мотивами автоматизации послужили рост объемов продаж, несовершенство применявшейся системы учета и управления (подготовка даже несложной отчетности занимала несколько дней) и исчерпание резервов для развития использовавшейся информационной системы. Для решения задачи построения комплексной системы управления требовался программный продукт, позволяющий построить гибкую, масштабируемую и легко адаптируемую под изменяющиеся потребности бизнеса информационную систему. Учитывая эти критерии, руководством компании был сделан выбор в пользу "1С:Управление торговлей 8". В качестве партнера по реализации данного проекта была выбрана компания RG-Soft.
Специфика компании, которая должна была найти свое отражение в новой информационной системе, связана с накоплением и анализом очень большого объема первичной информации по двум направлениям деятельности:
- Логистика – учет номеров вагонов и железнодорожных накладных, объемов и потерь нефтепродуктов при транспортировке, дат отправки вагонов в путь и дат прихода на станции назначения.
- Трейдинг – учет трейдинговых операций, таких как: учет объемов отгрузки в разрезе грузополучателей, грузоотправителей и станций; информация о фактических закупках и реализациях нефтепродуктов и счетах фактурах, а также учет затрат.
С учетом того, что информация по транспортировке нефтепродуктов постоянно уточняется в режиме реального времени, задача обработки первичной информации и формирования отчетов представлялась довольно трудной, но вполне выполнимой.
Кроме того, проверку любой сделки усложняло огромное количество разноплановой информации. В связи с этим к новой системе предъявлялись следующие основные требования:
- Удобная и быстрая работа с очень большими массивами данных.
- Автоматизированное формирование документов и распределение затрат по отгрузкам.
- Точное определение рентабельности сделки в любой момент времени с учетом плановых и фактических данных.
После проведения комплекса работ по обследованию бизнес-процессов компании "АГРОТЭК" специалистами RG‑Soft был предложен вариант информационной системы, состоящей, в общем виде, из двух крупных блоков:
- "Оперативный учет" – это блок, созданный на базе конфигурации "1С:Управление торговлей 8". Блок представляет собой новую подсистему логистики, а также переработанные подсистемы управления продажам, закупками, запасами, затратами, взаиморасчетами и денежными средствами с учетом специфики трейдинговой компании. Блок "Оперативный учет" позволяет вести первичную документацию и на ее основе формировать управленческую отчетность как по каждому подразделению, так и по компании в целом в виде таблиц для принятия управленческих решений.
- "Управленческий учет" – это блок, позволяющий формировать финансовую отчетность (Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денежных средств) на основании данных блока "Оперативный учет", как по всей фирме в целом, так и по каждому ее подразделению.
В ходе реализации проекта специалистам RG-Soft пришлось решить целый ряд задач по отражению в системе различных учетных операций, связанных со спецификой поставок, хранения и торговли нефтепродуктами:
- Нетиповой учет системы логистики нефтепродуктов
- учет разнарядок на отгрузку нефтепродуктов и их выполнения
- формирование и учет первичных документов по транспортировке
- Учет сделок по купле-продаже-хранению нефтепродуктов
- формирование накладных на отгрузку нефтепродуктов по подразделениям учета: купля-продажа по различным базисам – резервуар, франко-вагон станции отправления и назначения, самовывоз, трубопровод
- учет входящих и исходящих счетов-фактур
- Учет затрат, остатков и взаиморасчетов
- отражение затрат по трейдинговым сделкам
- учет движений денежных средств по статьям бюджета, а также отражение затрат по периодам
- механизм учета взаиморасчетов: задолженности рассчитываются с учетом отсрочек платежей и стоимости денег, а также позволяют вводить документы задним числом, с сохранением актуальности данных
- механизм учета остатков: партионного учета; учета принятых и переданных товаров; учет товаров в пути; учет товаров в местах хранения и др.
- Учет операций неосновной деятельности
- кредиты и займы
- подотчетные лица
- учет заявок на движения денежных средств и пр.
Достоверность данных в системе обеспечивается благодаря их автоматизированной обработке – автоматической загрузке реестров, упрощенному процессу сверки, автоматизированному процессу формирования накладных по различным базисам, автоматическому распределению затрат и учету сложных взаиморасчетов. Оптимизирована работа персонала компании и сокращено время, необходимое для анализа и учета, – система способна хранить и обрабатывать большие объемы данных и позволяет анализировать информацию в различных разрезах.
Всего в ходе выполнения проекта автоматизировано 20 рабочих мест в основных подразделениях компании: отделе логистики, коммерческом отделе, отделе управленческого учета, казначействе, финансовом отделе, администрации.
Значительную помощь в реализации проекта оказал штатный программист "АГРОТЭКа", который транслировал требования руководства компании, активно участвовал в постановке задач и тестировании, а также в выборе оптимальных вариантов решения задач.
Подводя итоги проекта, финансовый директор компании "АГРОТЭК" А.В. Сушенцев подчеркнул: "Результаты реализации проекта полностью оправдали ожидания руководства "АГРОТЭКа". В системе работают все менеджеры и линейные сотрудники компании, что создает единое информационное поле. Это позволяет руководству компании иметь оперативный доступ к информации по основной деятельности, повышая тем самым эффективность работы компании в целом. Новая информационная система являет собой огромный массив данных, который хранит в себе подробную логистическую информацию по отгрузкам, привязку этой информации к сделкам и накладным, а также счета-фактуры, затраты, платежи и другую необходимую информацию. Выбранная схема хранения данных позволяет быстро получать как стандартные отчеты, на подготовку которых ранее уходили дни, так и компоновать данные в произвольной структуре с минимальными трудовыми затратами. Внедренная система учета стала мощным инструментом управления компанией, а также средством анализа и управления ее эффективностью".
Компания ООО "РГ-Софт" была организована в 2003 году группой специалистов в области автоматизации торговых и производственных предприятий и специализируется на внедрении программных продуктов фирмы "1С" исключительно на платформе "1С:Предприятие 8". В настоящее время ООО "РГ-Софт" – IT-структура, использующая современные проектные и информационные технологии для выполнения локальных и масштабных проектов по внедрению интегрированных систем управления и учета. Среди принципов компании – высокая технологичность решений, четкое понимание потребностей заказчика и максимальная эффективность. Компания RG-Soft является официальным партнером фирмы "1С" и представляет продукты этой компании и услуги по их обеспечению в различных отраслях бизнеса.
Дополнительная информация:
г. Москва, пр-т Вернадского, д. 29, оф. 1813
Тел.: +7 (495) 979-74-06, 380-23-19, 380-23-59
www.rg-soft.ru