Один из крупнейших медиахолдингов России издательский дом "Коммерсантъ" внедрил программу "Управление рекламой в СМИ" на базе "1С:Предприятие" для автоматизации и управления процессами продаж рекламы в газете и журналах, в Интернете, а также на радиостанции "Коммерсантъ FM". Новая управленческая система дала возможность рассчитывать планируемые доходы от продаж рекламы на период от 3 до 6 месяцев, что в сочетании с автоматизацией оформления сделок и подготовки первичных документов позволило снизить оперативную дебиторскую задолженность на 17% . Обработка заказов рекламодателей ускорилась в несколько раз.
"Коммерсантъ" - издательский дом с большой сетью редакций по всей России. Под брендом "Коммерсантъ" выходят газета "Коммерсантъ", журналы "Огонек", Weekend, "Автопилот", тематические страницы газеты и тематические приложения к газете. В холдинг также входят радиостанция "Коммерсантъ FM" и сайт www.kommersant.ru, где представлены все электронные издания.
Сотрудниками рекламной службы ИД ежедневно оформляется несколько десятков новых заказов на размещения рекламы. Для их оперативного и качественного выполнения требуется постоянно контролировать наличие свободных рекламных мест в разрезе номеров изданий и рубрик по всем рекламным ресурсам ИД в горизонте от 3 до 12 месяцев. По каждому заказу требуется оперативно оформлять пакеты первичных документов и отслеживать оплату уже прошедших рекламных кампаний, не допуская просрочки дебиторской задолженности.
Ранее в ИД использовались три разрозненные системы учета продаж рекламы по разным носителям (радио, интернет и пресса). Эти системы были слабо связаны друг с другом, в связи с чем, был усложнен процесс подготовки сводной управленческой и бухгалтерской отчетности. В то же время процессы оформления первичных документов были мало автоматизированы, так например, на оформление пакета первичных документов по одной сделке уходило до 20-30 минут.
В целях оптимизации работы всех подразделений руководством ИД было принято решение о внедрении единой системы автоматизации учета оперативной деятельности компании, совместимой с "1С:Бухгалтерия" и CRM.
В связи с этим встала задача поиска информационной системы, которая могла бы объединить работу всех подразделений, а также повысить эффективность ключевых бизнес-процессов управленческой деятельности, таких как:
- Оформление заказов на размещение рекламы;
- Оперативное планирование и контроль занятости рекламных носителей;
- Формирование платежного календаря по планируемой выручке;
- Оформление первичных документов (договоров и приложений к договорам);
- Выставление счетов и актов оказания услуг по текущим рекламным кампаниям.
Для решения поставленных задач руководство ИД выбрало программу "Управление рекламой в СМИ" на базе "1С:Предприятие". Партнером по внедрению стал разработчик этой системы - 1С:Франчайзи фирма "Проксима", которая с 2005 года занимается автоматизацией бизнес-процессов в рекламных агентствах в России и странах ближнего зарубежья.
Ключевые итоги проекта:
- Появился инструмент расчета планируемой выручки по продажам, что в свою очередь, позволило со временем уменьшить просроченную дебиторскую задолженность на 17%.
- Информацию о занятости рекламных мест по каждому номеру можно получать теперь в режиме реального времени.
- Формирование первичных документов для клиентов (договоров и приложений) составляет 1-2 минуты, вместо 20-30 минут ранее.
- Cокращены временные затраты на получение информации по занятости рекламных ресурсов. В результате обработка заказов рекламодателей ускорилась в несколько раз.
- Время формирования сводной отчетности с полной аналитикой по всем разрезам сократилось до 5 минут, вместо нескольких часов ранее.
- Организован обмен данными с "1С:Бухгалтерией" и внутренней системой учета выхода номеров изданий. Это исключило дублирование ввода данных по основным системным справочникам (клиентам и рекламным ресурсам).
Финансовый директор АО "Коммерсантъ" Роман Уманский отмечает:
"Внедрение программы "Управление рекламой в СМИ" на платформе "1С:Предпрятие 8" позволило значительно повысить эффективность внутренних бизнес-процессов приема, обработки и размещения рекламы. Так, например, запуск обмена данными с "1С:Бухгалтерией" позволил избавиться от двойного ввода данных, а организация документооборота с отделом верстки позволила оперативно выставлять закрывающие документы клиентам ИД сразу по факту публикации рекламы".
Начальник отдела финансового контроля рекламной службы АО "Коммерсантъ" Наталья Самарина:
"Новая программа позволила объединить несколько систем учета разных подразделений в единую базу с большим функционалом. Оформление сделки, включая формирование первичных документов для клиентов, составляет теперь 1-2 минуты, вместо 20-30 минут ранее. Полная управленческая отчетность с аналитикой по всем разрезам сейчас готовится в течение 5 минут, раньше это занимало несколько часов. В целом эффективность работы рекламной службы значительно улучшилась, так как сейчас все сотрудники службы могут самостоятельно получить нужную отчетность, не отвлекая от работы других сотрудников".
"Коммерсантъ" - крупнейший медиахолдинг в России, с большой сетью редакций по всей России. Под брендом "Коммерсантъ" выходят газета "Коммерсантъ", журналы "Огонек", Weekend, "Автопилот", тематические страницы газеты и тематические приложения к газете. В холдинг также входят радиостанция "Коммерсантъ FM" и сайт www.kommersant.ru, где представлены все электронные издания.
АО "Коммерсантъ", 121609, г. Москва, Рублевское шоссе, 28
Тел./факс: +7 (495) 797-69-70.
http://www.kommersant.ru
ООО "Проксима" - 1С:Франчайзи с 2005 года. С момента своего основания занимается автоматизацией рекламного бизнеса. Программные продукты под общим названием "Управление рекламой" работают более чем в 150 городах Российской Федерации и ближнего зарубежья.
г. Красноярск, ул. Семафорная, 219, 6-й этаж. Почтовый адрес: 660003, г. Красноярск, а/я 4000.
Директор Юминов Максим Владимирович
Тел.: +7 (495) 287-08-44, (391) 206-11-99.
E-mail: sale@1c-reklama.ru, http://1c-reklama.ru