Специалисты компании "Альфа-Софт" завершили внедрение систем "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" в ФГБОУ ВО "Сочинский государственный университет". Унифицированы справочники должностей, статей расходов, правила начислений и удержаний. Вдвое ускорился расчет заработной платы и стипендий для сотрудников и студентов вуза. Организована оперативная передача данных о начислениях зарплаты и стипендий, движении кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД. Кроме того, усилен контроль за взаиморасчетами со студентами. Дебиторская задолженность по расчетам за обучение сократилась на 30%.
ФГБОУ ВО "Сочинский государственный университет" (СГУ) основан в 1989 году. Сегодня - это многопрофильный университет, который осуществляет образовательную деятельность по широкому спектру направлений: гостиничный и ресторанный бизнес, туризм и курортное дело, экономика и управление, транспортные средства, строительство и архитектура, культура и искусство, ландшафтный дизайн и др. В структуру учреждения входят 5 факультетов, университетский экономико-технологический колледж, учебно-тренинговые центры, центр дополнительного профессионального образования, аспирантура и докторантура, научно-исследовательский центр и различные сопутствующие подразделения.
В университете работает 800 человек - профессоры, преподаватели, научные работники, инженерно-технический, административно-хозяйственный, производственный и учебно-вспомогательный персонал. Ежемесячно оформляется более тысячи кадровых документов. Заработную плату сотрудникам необходимо рассчитывать с учетом различных критериев - совмещений, замещений, источников финансирования, и т.п.
Ежегодно в ФГБОУ ВО СГУ на бюджетных отделениях обучается около 1200 студентов. Для них необходимо своевременно рассчитывать академические стипендии и другие выплаты (социальные стипендии, доплаты аспирантам, президентские стипендии и т.п.). Еще около 1800 человек учатся в университете и колледже на платной основе, поэтому вузу необходимо четко контролировать предоставление платных услуг, а также своевременное поступление оплат от учащихся.
Еще одна задача, стоящая перед руководством вуза, - регулярное предоставление отчетов о начислении заработной платы и стипендий, движении кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД ("Автоматизированная система управления планами финансово-хозяйственной деятельности" образовательных организаций высшего образования, подведомственных Министерству образования и науки Российской Федерации).
Ранее для регламентированного и кадрового учета, а также расчета заработной платы в университете использовалась разные информационные системы. На оформление кадровых приказов и расчет зарплаты уходило много времени, возникала путаница при сдаче отчетности в контролирующие органы. Отчеты для Минобрнауки приходилось составлять вручную в электронных таблицах. Данные о студентах в деканатах, приемной комиссии и расчетном отделе не были синхронизированы. На подготовку отчетов по дебиторской задолженности для руководства тратилось несколько рабочих дней.
Руководство ФГБОУ ВО СГУ приняло решение о переходе на новую информационную систему, которая помогла бы упростить ведение кадрового учета, ускорить начисление зарплат и стипендий, усилить контроль за расчетами с обучающимся на платной основе, организовать оперативное предоставление данных в федеральный сервис АСУ ПФХД.
Для решения поставленных задач были выбраны системы "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". Партнером по внедрению стала Компания "Альфа-Софт" (г. Сочи).
За 2 месяца система была развернута на 20 рабочих местах - в бухгалтерии, кадровой службы и планового отдела университета.
Ключевые итоги проекта:
- Организован оперативный расчет заработной платы, отпусков и больничных для различных категорий сотрудников. Все начисления выполняются в системе автоматически с учетом различных критериев - фактически отработанного времени, тарифов, совмещений, замещений, а также источников финансирования (субсидии на выполнение госзадания, гранты на науку и другие внебюджетные источники). Кроме того, автоматизирован расчет стипендий для студентов различных категорий - магистров, бакалавров, специалистов, аспирантов, детей-сирот. Для студентов, получающих материальную помощь, реализовано автоматическое удержание НДФЛ. Скорость расчета зарплаты и стипендий выросла вдвое.
- Выполнена интеграция системы с программами, использующимися в университете для учета контингента, а также управления работой приемной комиссии и деканата. Вся информация о студентах оперативно выгружается из этих программ в информационные базы 1С. Это исключило необходимость многократного дублирования данных в разные системы. Существенно сократилось время обработки первичных документов (приказов) на поступление, перемещение и отчисление студентов.
- Появилась возможность выполнять оперативный мониторинг и анализ численности работников и студентов вуза, формировать детализированные отчеты о начислениях и выплатах сотрудникам и студентам. Отчет по категориям персонала составляется теперь автоматически на основании штатного расписания, что позволило формировать отчетность с различными группировками и с расшифровкой данных до конкретного сотрудника. В результате ежеквартальные отчеты для Министерства образования и науки теперь формируются и выверяются за один день. Обеспечено оперативное предоставление данных о расчете зарплаты, стипендий, движению кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД.
- Усилен контроль расчетов со студентами. Появилась возможность формировать детализированную отчетность о взаиморасчетах - по курсам обучения, специальностям, факультетам, группам и т.д. Реализована ежегодная индексация оплаты за обучение с сохранением истории. Автоматизирована работа с должниками. Появилась возможность более оперативно выявлять неплательщиков и передавать данные в юридический отдел. В итоге дебиторская задолженность по расчетам за обучение сократилась на 30%.
- Настроено разграничение прав доступа сотрудников к системе, что обеспечивает надежную защиту персональных данных работников.
- Пользователи работают с системой через тонкий клиент: база данных установлена на сервере СГУ, а пользователи подключаются к ней удаленно со своих компьютеров. При этом основная вычислительная нагрузка ложится на сервер. Это позволило всем пользователям подразделений задействовать маломощные компьютеры и избежать затрат на модернизацию материально-технической базы.
- Создана горячая линия технической и методологической поддержки пользователей - сотрудники учреждения оперативно получают необходимую помощь в работе с системой от специалистов Компании "Альфа-Софт".
Руководство ГОУ ВПО СГУ в городе Сочи высоко оценило результаты выполненного проекта. В 2017 году планируется подключить к системе филиал ГОУ ВПО СГУ в Анапе, увеличить количество автоматизированных рабочих мест до 40.
Главный бухгалтер СГУ в г. Сочи Горячкин Николай Петрович отмечает: "Новая система, созданная на основе решений "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8", полностью оправдала наши ожидания. Теперь мы можем принимать своевременные меры к безусловному выполнению всех решений Министерства образования России по социальным обязательствам, установленным перед сотрудниками и студентами университета и колледжа. Упростился контроль за взаиморасчетами со студентами, более чем на 80-90% сократилось время обработки первичных документов (приказов) по поступлению, перемещению и отчислению студентов. Появилась возможность более оперативно выявлять неплательщиков и передавать данные для дальнейшей работы в юридический отдел - ранее на подготовку таких отчетов уходило несколько дней. В итоге объем дебиторской задолженности по расчетам за обучение сократился почти на треть".
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Сочинский государственный университет" (ФГБОУ ВО "СГУ") основан в 1989 году. Учредителем СГУ является Российская Федерация. Функции и полномочия учредителя ВУЗа осуществляет Министерство образования и науки Российской Федерации.
Место нахождения Учредителя: 125993, г. Москва, ул. Тверская, 11
Справочная служба: +7 (495) 539 55 19
Адрес сайта: http://минобрнауки.рф/
Эл. почта: info@mon.gov.ru
Место нахождения ВУЗа: 354000, Краснодарский край, г. Сочи, ул. Советская, 26а.
Контактные телефоны: приемная ректора 264-85-03, 264-87-90 (факс).
E-mail: university@sutr.ru, сайт: http://www.sutr.ru/
Компания "Альфа-Софт" работает на рынке автоматизации административно-хозяйственной деятельности государственных учреждений с 2006 года и специализируется на внедрении и сопровождении программных продуктов "1С". Компания имеет статус партнера фирмы "1С", ориентированного на работу с бюджетными учреждениями, и статус Центра Сопровождения пользователей 1С:Предприятия. На сегодняшний день в Компании трудится более 40 высококвалифицированных специалистов, обладающих внушительным опытом успешной реализации проектов автоматизации государственных учреждений.
Руководитель проекта: Виниченко Иван
Адрес: 354000, г. Сочи, ул. Роз, д. 119
Тел./факс: +7 (862) 296-0070
E-mail: zakaz@alpha-soft.ru
https://www.alpha-soft.ru