Компания "Визард-С" построила систему электронного документооборота в известном российском издательско-полиграфическом комплексе "Парето-Принт". За основу взят программный продукт "1С:Документооборот 8". С его помощью организована обработка и согласование более 2000 документов ежемесячно. Обеспечено корректное взаимодействие различных служб предприятия. Исключены задержки и небрежности, которые могли обернуться финансовыми убытками. Все бумажные документы теперь хранятся в архиве, а сотрудники работают с электронными копиями, что исключает потерю документов и обеспечивает их быстрый поиск.
Типография "Парето-Принт" - одно из крупнейших российских предприятий в сфере печати. Ежегодно оно выпускает более 60 млн. книг, что составляет около 8% российского книжного рынка.
Объем производства постоянно растет. Только за последний год выпуск продукции увеличился больше, чем на 10%.
Вместе с ростом производства росли и объемы документооборота. Сейчас через секретариат компании ежедневно проходит свыше 100 различных документов, каждый из которых необходимо зарегистрировать, согласовать, подписать, получить с контрагента экземпляр, подписанный с его стороны, и организовать хранение подписанных документов, чтобы при необходимости любой из них можно было найти в кратчайшие сроки. Обычный договор, заключаемый с заказчиком, должен пройти не менее 5 точек согласования, но иногда количество таких точек может доходить до 10-15. Зачастую при заключении договора требуется уточнить ряд технических вопросов, касающихся специфики типографского производства. Это не только увеличивает количество точек согласования, но и требует оперативных консультаций между специалистами различных подразделений компании.
Разумеется, на каждом этапе цепочки согласования документов существует риск рассогласованных действий, которые могут иметь для компании негативные последствия, в том числе и финансовые. В частности, ранее случалось, что заключались договора без предоплаты с партнерами, ненадежными с точки зрения финансовой службы или службы безопасности.
Кроме того, на предприятии не существовало единого стандарта на работу с документами. Сотрудники не всегда знали утвержденные процедуры согласования и нередко пользовались устаревшими формами документов. Случалось, что внешние контрагенты задерживали или теряли документы, переданные им на подпись, что затрудняло сверку взаиморасчетов и создавало другие проблемы.
В результате анализа существующей системы документооборота на предприятии были сформулированы основные задачи ее преобразования:
- Стандартизировать внутренние процессы документооборота и формы документов.
- Обеспечить быстрый доступ сотрудников к нужным для их работы архивным документам.
- Ускорить процесс согласования договоров без ущерба для безопасности и финансовой стабильности предприятия.
- Взять под контроль возврат бумажных документов, переданных на подписание контрагентам.
- Организовать систему внутренней коммуникации между производством и другими службами, позволяющую оперативно уточнять и решать сложные технические вопросы.
Для решения этих задач было выбрано решение "1С:Документооборот 8". В качестве партнера по внедрению была выбрана компания "Визард-С", с которой у ИПК "Парето-Принт" уже имелся опыт взаимовыгодного сотрудничества - комплексная автоматизация предприятия на основе программного продукта "1С:Управление производственным предприятием" (1С:УПП).
На данный момент более 100 сотрудников ИПК "Парето-Принт" используют "1С:Документооборот 8" в ежедневной работе. Это дало следующие результаты:
- На предприятии разработано и принято "Положение о делопроизводстве и документообороте". Вся работа с документами, как бумажными, так и электронными, теперь регламентирована и ведется в соответствии принятым "Положением". Это позволило исключить использование неутвержденных документов или их неактуальных форм и сократить связанные с этим финансовые, юридические и репутационные риски.
- Организован электронный и бумажный архив документов. Оригиналы документов хранятся в архиве предприятия, сотрудники работают с электронными копиями документов, и имеют к ним мгновенный доступ в соответствии с установленными правами. Это позволило в разы ускорить выполнение сотрудниками любых задач, связанных с обработкой документов. При этом бумажные оригиналы документов не теряются и могут быть в кратчайшие сроки предоставлены по месту требования.
- Взят под контроль возврат документов, переданных на подпись контрагентам.
- Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других задач текущей деятельности предприятия.
- С помощью интеграции систем "1С:Документооборот8" и "1С:УПП" производственный персонал теперь может по каждому заказу быстро уточнить условия, указанные в договоре и других сопровождающих заказ документах.
- Введены в опытную эксплуатацию база знаний и внутрикорпоративный форум по сложным производственным вопросам для мастеров и коммерческой службы.
Туз Алексей Вячеславович, директор по ИТ : "Самое важное, что с внедрением системы "1С:Документооборот" в организации появилась новая среда, в которой создание и передача документов происходит структурировано, по единым правилам. Пока, на первом этапе, это коснулось некоторых основных процессов, в том числе создания и хранения договоров, корреспонденции. А дальше происходит самостоятельное развитие системы без существенного участия внешних специалистов. Сотрудники находят для нового инструмента все новые применения. По их инициативе в эту среду втягиваются другие документарные цепочки. Мы считаем, что фактически произошел качественный скачок в развитии корпоративной культуры".
Власенко Артур Борисович, директор по безопасности: "Считаю, что внедрение системы "1С:Документооборот" позволило минимизировать время оформления и подготовки документов, их согласование и утверждение. Также следует отметить, что внедрение данного программного продукта, позволяет повысить личную ответственность всех лиц, участвующих в подготовке документов, и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников".
Типография "Парето-Принт" - самое высокотехнологичное и экологически безопасное полиграфическое предприятие, построенное в России за последние 20 лет. В строительство и технологическое оборудование полиграфического комплекса инвестировано 2,9 млрд. рублей.
За выдающиеся заслуги в области развития экономики и социальной сферы, становление высоких стандартов хозяйственной деятельности удостоено звания - "Лидер России 2013".
Профиль типографии - выпуск высококачественной книжно-журнальной продукции всех форматов, включая книги в твердом и интегральном переплете, с разнообразной отделкой, журналов и брошюр как клеевого (включая PUR), так и швейного скрепления, а также издания альбомного формата и нестандартного размера. Мощность типографии составляет более 60 млн. экземпляров книг и брошюр в год - около 8% российского книжного рынка.
Дополнительная информация:
170546, Тверская обл, Калининский р-н, Бурашевское сельское поселение, промышленная зона Боровлево-1, комплекс №3А 170017, Тверская обл., Калининский р-н, г. Тверь, ул. Малые Перемерки, д. 42
Тел: +7 (4822) 777-169, 62-00-18 (факс)
Контактное лицо: Ромашов Виталий Александрович
ООО "Визард-С" - многопрофильное предприятие, созданное в 1994 году. За время работы на рынке Тверского региона клиентами компании стали более 500 предприятий.
ООО "Визард-С" имеет статусы: 1С:Франчайзи, Центр Сертифицированного Обучения фирмы "1С", Центр компетенции по производству, Центр компетенции по торговле, Серебрянный партнер Microsoft, авторизованный сервисный центр НР. Asus, Samsung, Iроn и др.
В компании работает 55 сотрудников, большинство из них сертифицированы фирмой "1С". Компания участвует в проекте сертификации системы менеджмента на соответствие международному стандарту качества ISО 9001:2000.
Дополнительная информация:
Тел./факс: +7 (4822) 34-71-40, 34-24-90
Контактное лицо: Напольникова Оксана
www.wizard-c.ru