Как сделать «1С:Комплексную автоматизацию» главным инструментом управления продажами, закупками и финансами? Мы настроили «1С:Комплексную автоматизацию» в компании «Афинара» так, что она стала единым центром принятия решений. Интеграция с CRM и почтовыми ящиками обеспечила автоматическую загрузку данных и ведение всех сделок в одном окне, а доработки в финансовом блоке обеспечили быстрое закрытие месяца. Результат удалось достичь за пять недель. Подробности читайте в кейсе.
Обсудите с исполнителем
Компания «Афинара» с 2009 года занимается внедрением современных полимерных трубопроводных технологий на российском промышленном рынке, предлагая оборудование, услуги по проектированию и монтажу для работы с агрессивными средами. Компания поставляет трубы для промышленных трубопроводов в сфере водоснабжения. Особенности ведения бизнеса в «Афинаре» заключаются в привлечении клиентов через выставки, пристальном внимании к аналитике продаж, эффективности маркетинговых мероприятий и сегментации клиентов компании.
Ситуация до начала проекта
На старте проекта в компании уже использовали «1С:Комплексную автоматизацию» (1С:КА) и CRM систему Calltouch, но они не были интегрированы, что создавало проблемы. Новый руководитель, придя в «Афинару», быстро увидел слабые места в административных процессах и определил пул необходимых изменений.
Какие задачи требовали решения:
1. Административные процессы. Управление движением денег, политика по закупкам и сегментация клиентов нуждались в доработке. Эти процессы работали неэффективно.
2. Аналитика по выставкам. Компания вкладывала ресурсы в участие в выставках, но не имела четкого понимания, насколько эти вложения окупаются. Необходимо было внедрить оценку каждого мероприятия и каждого сотрудника-участника.
3. Интеграция систем. На сайте компании размещены адреса почтовых ящиков, через которые приходили заявки от потенциальных клиентов. Но эти заявки не были синхронизированы с «1С:Комплексной автоматизацией» и не распределялись автоматически. Менеджеры тратили время на ручную обработку входящих запросов вместо того, чтобы работать с клиентами.
Компания столкнулась с классической ситуацией: системы есть, а сквозных процессов нет. Данные не синхронизировались между собой, аналитика и отчеты собирались с опозданием, сотрудники тратили время на рутину вместо продаж.
Как решали задачу
Новый руководитель обратился к нам, в 1С:Франчайзи GT Consulting, за решением намеченных задач. Наш проект длился пять недель, за это время специалисты прошли несколько этапов.
Первичное взаимодействие
Работа началась с онлайн-встречи, на которой уточнили запрос компании и сформулировали техническое задание с учетом бизнес-потребностей.
Важный нюанс: для оперативной связи договорились о двух рабочих чата в мессенджерах. Первый — это канал техподдержки для ежедневных вопросов. Второй — чат для взаимодействия с финансовым директором и маркетологом по вопросам интеграции 1С:КА с Calltouch. Это решение оказалось критически важным, так как обеспечило быструю обратную связь и позволяло не терять время на согласования.
Техническая реализация
На этом этапе выполнили основной объем работ:
- Настроили синхронизацию почтовых ящиков сайта с 1С:КА и интеграцию с Calltouch. Теперь заявки с сайта автоматически попадают в систему и распределяются по сегментам.
- Доработали воронку продаж и точки касания с клиентами. Компания получила возможность видеть полную картину взаимодействия с каждым клиентом на всех этапах.
- Настроили отслеживание статуса поставок — наличие на складе, производство, доставка. Клиенты и менеджеры видят актуальную информацию по каждому заказу.
- Устранили проблемы с пользовательскими задачами — реализация, УПД, права доступа.
Работа с бухгалтерией
В финансовом блоке реализовали следующие улучшения:
- Ускорили расчет курсовых разниц и закрытие месяца.
- Наладили движение документов в закрытых периодах и формирование бухгалтерской отчетности.
С какими сложностями столкнулись
В ходе проекта возникали новые запросы от различных подразделений, которые требовали приоритетного выполнения. Кроме того, часто нужно было оперативно решать пользовательские задачи: ошибки в документах, сбои функциональности.
Здесь сыграли свою роль правильно выстроенные коммуникации: оперативные чаты, четкая система управления задачами и регулярный контакт с ключевыми лицами со стороны клиента. Благодаря этому все вопросы решались в рабочем порядке, без задержек.
Результаты
В результате проекта компания получила:
- Полностью настроенные и синхронизированные программы «1С:Комплексная автоматизация» и Calltouch. Эти два программных продукта теперь работают в связке, данные передаются автоматически, без ручного вмешательства.
- Оптимизированная воронка продаж с учетом сегментов и точек касания клиентов. Компания видит, как клиенты движутся по воронке, где возникают задержки и на каких этапах нужно усилить работу.
- Корректная финансовая отчетность в «одном окне». Все данные собираются в единой системе без необходимости сводить информацию из разных источников.
- Построена система оперативной техподдержки с гибкой и быстрой обработкой запросов.
- Необходимые доработки по аналитике и отчетам выполнены в установленные сроки.
В итоге компания «Афинара» получила ИТ-систему, которая поддерживает бизнес-процессы компании, улучшает взаимодействие между подразделениями и повышает производительность отдела продаж и маркетинга.
Работы по проекту выполнены компанией GT Consulting.
