Раньше учет в компании «Агроплюс» велся в амбарных книгах и электронных таблицах, а решения принимались вслепую. Сегодня собственник тратит 15 минут в день, чтобы увидеть прибыль по каждому полю, а задания для каждой единицы техники формируются автоматически каждое утро. Как компания прошла путь от разрозненных источников информации к прозрачной системе, читайте в кейсе.
Обсудите с исполнителем
Общество с ограниченной ответственностью «Агроплюс» — агропромышленное предприятие, расположенное в Рязанской области в Сараевском районе, р.п. Сараи. Организация специализируется на выращивании зерновых культур и подсолнечника.
Как было
До автоматизации бизнес-процессы были разрозненны. Планирование велось в бумажных журналах или электронных таблицах бригадирами. Учет материалов происходил по факту списания, а не по норме. Собственник видел только конечный результат — тонны собранного зерна, но не понимал реальную себестоимость каждого килограмма и эффективность работы конкретных сотрудников. Технические карты не контролировались, это приводило к тому, что сроки полевых работ сдвигались, ГСМ расходовались бесконтрольно, а прибыль съедалась непредвиденными издержками.
Какое нашли решение
Для ведения всех процессов предприятия в единой системе выбрали отраслевое решение 1С:Бухгалтерию сельскохозяйственного предприятия. Для ведения бухгалтерского и налогового учета типовые возможности программы отлично подходили, а для нужд собственника функциональность существенно доработали под специфику предприятия.
Работы по проекту включали:
- Аудит текущих бизнес-процессов и оцифровку структуры посевных площадей.
- Настройку аналитики по полям, бригадам и культурам.
- Разработку блока дополнительных управленческих отчетов — «Экономика поля», «Эффективность МТП».
- Обучение персонала работе с вводом данных и новыми регламентами.
Как стали работать бизнес-процессы
Планирование и бюджетирование технологических операций
Как было. Планы сева существовали только в голове у главного агронома. Бюджет на семена и удобрения формировался укрупненно «на глаз».
Как стало. В системе созданы электронные технологические карты для каждой культуры на каждом конкретном поле. Программа автоматически рассчитывает плановую потребность в материалах (семенах, средствах защиты растений, удобрениях) и ГСМ, формируя предварительный бюджет затрат еще до начала сезона. Собственник заранее видит точку безубыточности будущего урожая.
Управление снабжением и складским учетом ТМЦ
Как было. Семена и удобрения закупались хаотично. На складе часто возникали пересортица и недостачи, так как учет велся вручную в тетрадях. Выдача материалов трактористам никак не фиксировалась документально.
Как стало. Закупки привязаны к плану производства. При поступлении материалы приходуются на счет 10 в разрезе партий. Реализован строгий контроль выдачи со склада: выдача семян или топлива механизатору возможна только на основании сформированного в 1С задания на работу, что исключает хищения и несанкционированный расход ресурсов.
Организация полевых работ и диспетчеризация техники
Как было. Утром бригадир выдавал устные распоряжения. Контроль местоположения техники отсутствовал. Путевые листы заполнялись вечером «под копирку» одинаковыми цифрами.
Как стало. Каждое утро диспетчер формирует в программе наряд-задания для каждой единицы техники с указанием конкретного поля и вида работ. Механизатор получает задачу перед выездом. Система ведет учет выработки в реальном времени в гектарах. Путевой лист трактора теперь формируется автоматически на основе закрытого задания, данные в нем невозможно изменить задним числом.
Учет производственных затрат на счетах 20.01, 25, 10.03
Это ключевой процесс, благодаря автоматизации которого появилась точность расчета прибыли.
Учет ГСМ. Ранее топливо просто заправлялось в баки. Теперь ведется его движение в разрезе каждой машины. Заправка фиксируется через путевые листы. Если фактический
расход превышает норму более чем на 10%, система подсвечивает это диспетчеру для проверки факта слива.
Прямые затраты. Затраты на оплату труда механизаторов начисляются автоматически согласно их сдельной выработке. Выработка рассчитывается исходя из того, сколько гектаров было вспахано. Стоимость семян и удобрений списывается со счета 10 строго на то поле, где они были внесены (счет 20.01).
Косвенные затраты. Расходы на ремонт машинно-тракторного парка аккумулируются на счете 25 «Общепроизводственные расходы». В конце месяца программа автоматически
распределяет эти суммы между полями пропорционально площади обработки, обеспечивая честную калькуляцию себестоимости.
Выпуск продукции и расчет себестоимости (Счет 43)
Как было. Зерно привозили на ток, весовщик записывал вес в амбарную книгу. Бухгалтер узнавал об объеме урожая только спустя недели при инвентаризации.
Как стало. По завершении уборочных работ продукция приходуется документом «Отчет производства за смену». Движение отражается проводкой Дт 43 Кт 20.01. Благодаря сквозному учету затрат, который шел весь сезон, программа мгновенно калькулирует точную себестоимость, например, одной тонны пшеницы именно с «Поля №5», учитывая все вложенные туда семена, удобрения, зарплату и амортизацию техники.
Управленческий контроль и аналитика
Собственнику требовался инструмент для принятия решений, которого нет в типовом
бухгалтерском учете. Программисты создали следующие модули:
- Отчет «P&L по каждому полю». С помощью него руководитель видит выручку, прямые и косвенные затраты, валовую и чистую прибыль по каждому земельному участку. Отчет позволяет выявить «убыточные гектары» и принять решение об изменении севооборота или продаже земли.
- Отчет «KPI механизаторов». Он ранжирует сотрудников по стоимости одного гектара обработанной площади и соблюдению норм расхода ГСМ. Это позволило внедрить прозрачную систему премирования лучших сотрудников.
- Монитор рентабельности культур. С его помощью руководитель сравнивает маржинальность выращивания разных культур (например, озимой пшеницы и подсолнечника) с учетом рыночной конъюнктуры текущего года.
Какие результаты получила компания благодаря автоматизации
Рост прибыли. За счет оптимизации маршрутов техники, исключения воровства ГСМ и точного соблюдения сроков внесения удобрений операционные расходы снизились на 12%. Рентабельность бизнеса выросла уже в первый год.
Отлаживание процессов. Нарушение агротехнических сроков, например, опоздание с севом или уборкой, практически исключено, так как собственник в режиме реального времени видит загрузку парка. Качество обработки почвы выросло за счет контроля нормы высева.
Прозрачность управления. Решения принимаются не на основе интуиции, а на базе цифр из отчета «Экономика поля». Собственник тратит на анализ состояния дел 15 минут в день вместо нескольких дней разбирательств в конце квартала.
«Цифры перестали быть магией. Я открываю планшет, вижу карту своих полей, кликаю на конкретное — и понимаю, сколько я потратил сегодня утром и какой будет выхлоп осенью. Мы наконец-то начали управлять бизнесом, а не тушить „пожары“», — отмечает владелец ООО «Агроплюс».
Работы по проекту выполнены компанией «ЭКСПЕРТ».
