Сайт — витрина, 1С:УНФ — центр управления: как это работает у «Первый Авто»

Раньше менеджер «Первого Авто» оформлял один и тот же заказ дважды: сначала на сайте, работающем на платформе ABCP, потом в 1С:УНФ. Артикул мог уйти с лишним символом, цена — из чужого предложения, оплата разойтись, а о сдвиге срока поставки первым сообщал клиент. Сайт был витриной, в 1С велся учет, но между ними стоял живой человек. После нашего проекта сайт остался витриной, но весь учет собрался в одном рабочем месте внутри 1С:УНФ. Заказ уходит на сайт из 1С, статус возвращается обратно, наличие пополняется автоматически, маркировка и деньги живут в одном контуре. Главный эффект — не ускорение операций, а исчезновение двойного ввода и сотен человеко-часов рутины, а также максимально возможный уход от человеческого фактора и, как следствие — ошибок. Подробности читайте в кейсе ниже.

«Первый Авто» — это интернет-магазин, который занимается розничной и мелкооптовой продажей автозапчастей. Компания работает с 2015 года силами небольшой команды менеджеров. Клиенты — частные автовладельцы, небольшие автосервисы и организации со своим автопарком.

Модель торговли представляет собой витрину поверх агрегатора поставщиков. Сайт работает на платформе ABCP: она предоставляет каталоги для подбора, а также собирает прайсы настроенных для работы с организацией поставщиков, показывает по бренду и артикулу все доступные для заказа предложения и транслирует их клиенту. Собственное наличие на складе — лишь часть оборота: основная масса заказов идёт «под клиента», с ожиданием поставки.

Менеджеры обрабатывают сотни заказов покупателей ежемесячно. В базе компании тысячи клиентов, а номенклатура состоит из десятков тысяч карточек.

Как работали раньше: два контура и человек между ними

До проекта у компании было два несвязанных между собой рабочих контура, и связующим звеном между ними был менеджер. Два контура состояли из:

• Панель управления сайтом.

Тут осуществлялось добавление клиента в базу сайта, поиск предложений для заказа, оформление заказа, отслеживание и смена статусов, внесение оплат. Платформа ABCP — это удобный агрегатор предложений от поставщиков, конструктор сайтов и поставщик каталогов для подбора. Но в нем не хватает гибкости и возможностей для донастройки для удобства менеджеров. Многие вещи сделаны неудобно и с этим ничего не поделать. И основной недостаток — данные о клиентах, заказах, оплатах и прочем хранятся не локально, а у платформы. Потому организация была сильно зависима от работоспособности платформы и интернета, при сбоях работа магазина полностью вставала.

• 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)

Тут также заводились клиенты, поставщики, заказы покупателей и поставщикам, приходные и расходные накладные, оплаты от клиентов, номенклатура. Через 1С:УНФ можно было продавать товары из наличия без связи с платформой, всегда была под рукой информация о текущих заказах и остатках на складе, при условии что они были заведены без ошибок. Также 1С:УНФ имеет очень гибкую настройку интерфейсов, отчетов и большие потенциальные возможности по автоматизации.

Что из этого получалось

Все держалось на человеке, со всеми вытекающими последствиями.

• Каждый заказ оформлялся дважды. Менеджер подбирал позицию на сайте, оформлял заказ там и повторял его в 1С: находил или заводил контрагента, искал или создавал номенклатуру, вбивал бренд, артикул, количество и цену. Тысячи повторных вводов.
• Ошибки переноса. Артикул с лишним символом или без него, перепутанный бренд, цена из другого предложения поставщика, неверное количество. Ошибка вскрывалась не сразу, а на приемке или на выдаче — когда клиент уже стоял в офисе.
• Номенклатура плодилась дублями. Каждая новая позиция заводилась вручную, единых правил наименования не было: один и тот же товар мог жить в базе в двух-трех написаниях, что ломало и остатки, и любую аналитику по продажам.
• Деньги расходились. Оплату могли занести только один раз: на сайте или в 1С по ошибке, приходилось позже это править. При двойном заведении одного и того же баланса могли возникать опечатки. Также нужно было отслеживать вручную оплаты, которые клиенты делают с сайта самостоятельно и заводить их в 1С:УНФ руками.
• О просрочках узнавали от клиента. Поставщик сдвинул срок — в 1С:УНФ и на сайте об этом не было ни следа, если менеджер сам не просматривает глазами все заказы, сверяя ожидаемый и реальный срок, и, как правило, первым о проблеме сообщал позвонивший покупатель.
• Электронный документооборот использовался, но не полноценно. Документы от поставщиков приходили на бумаге, приходная накладная набивалась в 1С вручную, строка за строкой, с ручной простановкой учетных цен.
• Наличие пополняли ручными заказами. Ходовые позиции заканчивались незаметно: чтобы вовремя дозаказать, менеджер должен был сам вспомнить о том, что нужно проверить расчет потребностей в 1С:УНФ, найти предложение на сайте и оформить заказ. На практике менеджеры часто забывали оформить заказ поставщику, потому расчет потребностей работал неверно и одна и та же позиция заказывалась несколько раз. Также часто менеджер забывал вообще проверить расчет потребностей и наличие долго не пополнялось нужными товарами.
• Маркировка велась отдельным процессом: работа с маркировкой велась на сайте «Честного знака», а не в 1С:УНФ.
• Отчетам и аналитике нельзя было доверять. Из-за ошибок в ручном заведении документов отчетам нельзя было доверять на 100%.

Решение: одно рабочее место внутри 1С:УНФ с максимальной автоматизацией всех возможных процесcов

Компания обратилась ко мне за поиском решения. Осознав основные сложности, я предложил разработать расширение конфигурации для 1С:УНФ 3.0 и взять эту программу за основу построения учета. Типовая конфигурация не изменена ни в одном объекте, поэтому база обновляется штатно.

При таком подходе, сайт — это витрина и агрегатор. На нем ведутся прайсы поставщиков, отображается наличие, сроки поставки, публичный каталог и личный кабинет клиента. Все это остается на платформе ABCP и продолжает обновляться само. А все процессы учета выстраиваются в 1С:УНФ. Расскажу о них подробнее.

Интеграция сайта и 1С в обе стороны

Точка входа для менеджера — одна общая форма с вкладками, открытая весь рабочий день. Обмен с сайтом идет через API платформы в обе стороны: заказ, созданный в 1С, появляется на сайте, а изменение статуса на сайте видно в 1С.

Подбор/Проценка

Поиск по бренду и артикулу происходит через API прямо в форме 1С: предложения всех поставщиков, срок, наличие, цена. Панель брендов строится динамически, официальный дистрибьютор помечается. Рядом отображаются сопутствующие товары, история поиска и «гараж» клиента с деревом марок, моделей и модификаций.

В форме можно искать по бренду и артикулу, видеть предложения поставщиков. Также есть динамическая панель брендов с отметкой официального дистрибьютора, а также подбор сопутствующих товаров, история поиска и «гараж» клиента с деревом марок, моделей и модификаций.

Корзина клиента

В 1С:УНФ у каждого клиента своя корзина, живущая в регистре сведений. Сканер читает штрихкод и код маркировки. Позиции своего наличия можно оформить в заказ немедленно или перенести в РМК отложенным чеком.

На форме «Корзина» можно также добавлять товары по штрихкоду и коду маркировке, сканируя сканером штрихкодов или вводя вручную. После формирования заказа можно перенести строки в РМК для розничной продажи или сформировать на основе этого списка счет. И, конечно, оформить заказ.

Заказы

Единый список заказов 1С:УНФ и сайта с фильтрами и режимами «Приходование» и «Выдача». Снятие позиции одной кнопкой, синхронно уходит на сайт.

В списке заказов есть вся необходимая менеджеру информация о текущих заказах, также строки выделяются цветом, соответствующим цвету состояния с сайта.

Режим «Проблемы

Отдельный взгляд на то, что пошло не так: отказы поставщиков, отказы клиентов, просрочка поставки, возвраты, неполученные заказы. Категории отбираются флажками.

Цветовые индикаторы (выделение строк) для каждого вида Проблемы можно выбрать в настройках. Данный раздел пользователь может настроить так, чтобы это была его основная рабочая среда с заказами.

Приходование по ЭДО

Входящий УПД проходит конвейер: подписание, сопоставление номенклатуры поставщика со своей, создание приходной накладной. Коды маркировки сканируются и сверяются с документом, ГТИН из УПД становятся штрихкодами карточек, учетная цена пришедшей номенклатуры меняется на фактическую закупочную и, если она изменилась, то остальные виды цен также меняются по заданным в 1С:УНФ формулам.

Одной кнопкой осуществляется множество действий при принятии УПД, УКД и ЭТрН. Больше не нужно отдельно подписывать документы в ЭДО, они подписываются при принятии товара, наряду с созданием накладных и сменой статусов для клиента

Коды в чеке и в возврате

Код маркировки проверяется в момент выдачи — формирования расходной накладной, а при возврате от клиента сверяется с кодами из расходной накладной, по которой товар выдавался.

Финансы и оплаты

Оплаты клиента, пополнение и снятие баланса на сайте из 1С:УНФ, оплата и возврат на эквайринговом терминале через штатную форму 1С:УНФ.

Виды оплат подтягиваются из списка на сайте. Из списка оплат клиента можно вернуть любую оплату или удалить (это доступно только для админитратора).

Оповещение и звонок

Очередь обзвона собирается сама: видно, кому пришел заказ целиком, кому есть что выдать частично, кто при этом должен заплатить. Звонок поднимается на SIP-телефоне менеджера в один клик, результат и число попыток фиксируются.

Фильтрация по статусам «Пришло все», «Целый заказ» или «Хоть что-то для забора». Отмечаются удачные оповещения и неудачные попытки созвониться. Есть раздел, где можно посмотреть и оповестить клиентов, чьи заказы были выданы с долгом

Печать этикеток и ценников

Печатаются на индивидуально настроенном у каждого пользователя принтере сразу после приходования, ценники — при изменении цены, только по разрешенным категориям товара. Этикетки создаются на каждый товар.

Гибкие настройки для пользователя

При изменении/добавлении/удалении состояний или даже изменении в логике движения товара пользователь может сам перенастроить поведение состояний заказов, не обращаясь к программистам. Также есть настройки цветового оформления, создания нужных документов, и множество прочих моментов поведения расширения и полезных функций,

Настройки распределены по группам и вкладкам

Дополнительная аналитика

Накапливается статистика фактических сроков поставки по поставщикам — какая доля заказов пришла в срок. Для неликвидов считается цена под выгрузку на площадки объявлений. Плюс HTTP-мост, через который к базе обращается ИИ-помощник за произвольными выборками.

Автозаказ наличия: склад пополняется сам

Отдельная подсистема — автоматическое пополнение собственного наличия. Она сняла с менеджеров целый пласт работы, который раньше держался только на памяти и внимательности.

От «вспомнить о товаре» до заказа без участия человека

С заданной периодичностью система сама находит позиции, просевшие ниже точки заказа, сама подбирает у поставщиков подходящее предложение по правилам компании и сама оформляет заказ. Менеджер не участвует — он лишь задает правила.

Что считается потребностью:

• Точка заказа — минимальный уровень запаса из типового регистра «Управление запасами», пополнение идет до максимального уровня.
• Из потребности вычитается свободный остаток и товар в пути по незакрытым заказам поставщикам.
• Учитывается и то, что автозаказ уже заказал сам за последние часы, чтобы не случилось повторного заказа одной и той же позиции.
• Берется только то, что компания действительно закупает: товары со способом пополнения «Закупка», без пометки удаления.

Как выбирается предложение:

• Строго тот же бренд и артикул — аналоги и кроссы отсекаются, дозаказывается ровно та деталь, что в карточке.
• Работают белый и черный списки поставщиков, а для маркируемого товара исключаются поставщики, которые не передают коды маркировки.
• Ограничения по сроку поставки и по отклонению цены от учетной — предложение дороже допустимого процента не бертся.
• Наличия у поставщика должно хватать на всю потребность с учетом кратности упаковки, иначе берется следующее подходящее.
• Из прошедших отбор выбирается самое дешевое, а при равной цене — самое быстрое.

Ту же логику можно вызвать руками из отдельной вкладки — увидеть расчет потребности, остаток и товар в пути и оформить заказ вручную. В повседневной работе она не нужна: задание отрабатывает в фоне.

Принципы, на которых собрано решение

Расширение, а не правка типового функционала: конфигурация обновляется штатно, доработка живет отдельным файлом с собственной версией.

Данные попадают в типовые документы 1С:УНФ. Поэтому вся штатная отчетность — валовая прибыль, ABC, задолженность, остатки — заработала сама, без единого самописного отчета.

Сайт остается заменяемым каналом. Коммерческая история компании лежит на ее собственном сервере.

Максимальная автоматизация процессов, чтобы минимизировать влияние человеческого фактора и вероятность ошибок.

Как 1С и сайт стали одной системой продаж

Двойной ввод исчез как процесс

Главный эффект — не ускорение отдельной операции, а исчезновение целого пласта работы: операций, которые раньше выполнялись в двух системах подряд.

В сумме это сотни человеко-часов, которые команда перестала тратить на повторный ввод и вернула в работу с клиентом.

Высвобождение времени менеджеров

У менеджеров освободилось много времени от рутинной работы, которое они могут посвятить дополнительной работе с клиентами для привлечения новых и увеличения чека у существующих.

Менеджеры готовы к большому потоку заказов

Благодаря максимальному отсутствию ручного труда, мендежеры могут обработать за то же время гораздо больший поток клиентов и заказов, что позволяет не раздувать штат при увеличении объема работы.

Что изменилось качественно

• Ошибки переноса исчезли как класс. Бренд, артикул, количество и цена попадают в 1С из того же предложения поставщика, которое менеджер показал клиенту — переписывать нечего.
• Наличие перестало заканчиваться незаметно. Ходовые позиции дозаказываются автоматически по точке заказа, с учетом того, что уже едет. Несвоевременное пополнение как проблема закрыто, а время, которое менеджеры тратили на ручной контроль остатков и подбор поставщика под дозаказ, высвободилось.
• Проблемы видны в день возникновения. Отказ поставщика, сдвиг срока, неполученный заказ и невыполненный возврат собраны в один отбор — менеджер узнает о них раньше клиента.
• Обзвон стал управляемой очередью с фиксацией результата и числа попыток, а звонок совершается прямо с экрана.
• Деньги сошлись в одном контуре. Касса, эквайринг и баланс клиента на сайте живут в одной системе.
• Маркировка встроена в обычный сценарий: код сканируется на приемке, проверяется при выдаче и сверяется при возврате. Риск расхождения с «Честным знаком» снят на уровне процесса, а не дисциплины сотрудника.
• Отчетам и аналитике теперь можно доверять Валовая прибыль, задолженность, остатки, ABC-анализ — типовые отчеты 1С:УНФ заработали сразу, потому что данные ложатся в типовые документы. Сверх того считается дисциплина поставщиков по срокам и цена неликвидов для площадок объявлений.
• Компания перестала зависеть от чужого облака. Клиентская база, история заказов и деньги — на локальном сервере. Сайт остался важным, но заменяемым каналом продаж.
• Вероятность человеческого фактора сведена к минимуму . Менеджер делает только то, где без человека не

Что дальше

Расширение можно дорабатывать исходя из пожеланий организации и новых требований государства.

Работы по проекту выполнил специалист Симонов Алексей Евгеньевич.