Как объединить учет заказов, CRM, карту и мобильное приложение курьера в единый контур? В этом кейсе мы сделали именно это с помощью интеграций с «1С:Управление нашей фирмой» для крестьянско-фермерского хозяйства из Рязанской области. Заказы из «Битрикс24» загружаются в 1С:УНФ, адреса превращаются в координаты, курьеры получают задания в мобильное приложение на Android и принимают оплату по NFC. Подробности читайте в кейсе.
Крестьянско-фермерское хозяйство, возглавляемое Рустамян Аксиньей Владимировной, зарегистрировано в Рязанской области и осуществляет деятельность по выращиванию и продаже овощей, кормов, сельхозсырья и рыбы с доставкой в несколько регионов. Хозяйство динамично развивается, увеличивая объемы производства и расширяя клиентскую базу. Продукция компании востребована как на местном рынке, так и за пределами региона.
Заказы поступают через разные каналы, регистрируются в CRM-системе, менеджеры обрабатывают заказы и координируют доставку. Клиенты компании — преимущественно физические лица. Компания самостоятельно управляет автопарком и курьерской службой. Именно поэтому контроль за процессом доставки, от распределения заказов до приема оплаты на адресе, стал для бизнеса не просто удобством, а необходимостью для роста. Такая модель — онлайн-продажи фермерской продукции с собственной доставкой в несколько регионов — требовала единой системы, связывающей учет, коммуникации с клиентами и работу курьеров на маршруте, что и стало причиной обращения к нам, в фирму-франчайзи «Баланс».
Что было
Аксинья Владимировна обратилась к нам с запросом интеграции программы «1С:Управление нашей фирмой 3.0» (1С:УНФ) и CRM-системы «Битрикс24». Учет ведется в 1С:УНФ, а коммуникации с клиентами в «Битрикс24». Возникла проблема двойной записи данных: менеджеры вручную заносили информацию о заказах в учетную систему, что сопряжено с риском человеческой ошибки. Часто происходило несоответствие между актуальным состоянием заказов и данными в системе, что вызывало недопонимание как среди сотрудников, так и среди клиентов. Эта проблема также обострялась из-за недостатка единого интегрированного инструмента для учета как доставок, так и самих заказов.
Фрагментированный и трудоемкий процесс доставки
Курьеры часто не имели доступа к актуальной информации о своих заданиях, что приводило к задержкам в доставке и трудностям в планировании маршрута.
Отсутствие мобильного приложения означало, что курьеры могли получать обновления только через непростые и не всегда понятные коммуникации с менеджерами, что добавляло еще больше сложности в выполнение заказов.
После завершения доставки информация о выполненных заказах не всегда попадала в учетную систему вовремя, что затрудняло анализ производительности и эффективность работы как менеджеров, так и курьеров.
Это означало, что менеджеры не могли оперативно отслеживать сколько заказов успели выполнить курьеры за определенный период, и усложняло дальнейшее планирование.
Сбои в коммуникации с клиентами
Наконец, взаимодействие с клиентами также страдало. Обратная связь о статусе заказов зачастую не доходила до клиентов вовремя. Это порождало недовольство и снижало уровень удовлетворенности от обслуживания. К тому же, клиентам приходилось обращаться в компанию для получения информации о своих заказах, что увеличивало нагрузку на менеджеров.
Таким образом, компания находилась в условиях неэффективного управления процессами, что негативно влияло на общую производительность компании, уровень удовлетворенности клиентов и возможности для дальнейшего роста и развития бизнеса.
Руководитель крестьянско-фермерского хозяйства обратился к нам, в фирму-франчайзи 1С «Баланс» с запросом на поиск решения.
Что требовалось:
- Наладить интеграцию между «1С» и «Битрикс24», чтобы исключить двойную запись и ручные ошибки, обеспечить единую версию данных и отслеживание статусов заказов в реальном времени.
- Реализовать механизм отображения заказов на карте и распределение заказов между курьерами по координатам вхождения в определенную область на карте. Это необходимо, чтобы оптимизировать маршруты, равномерно распределить нагрузку между курьерами и сократить время доставки.
- Создать мобильное приложение курьера с функционалом работы с заказами так, чтобы курьер мог вносить изменения в заказы и приложение синхронизировалось с основной базой 1С:УНФ. Также в приложении требовался функционал по определению местоположения клиента, поддержка сканирования весовых штрихкодов при добавлении/удалении товаров из заказов, осуществление платежных операций, чтобы дать курьеру автономную работу на маршруте, ускорить и повысить точность корректировки заказов, принимать оплату на адресе и сразу фиксировать данные в системе.
Автоматизация учета и доставки в КФХ: интеграция 1С:УНФ, Битрикс24 и мобильного приложения
Так как крестьянско-фермерское хозяйство уже работало с нами по другим задачам и было знакомо с уровнем квалификации наших специалистов, оно обратилось с таким запросом сразу к нам. Поставили задачу по автоматизации необходимых процессов, согласовали сроки, стоимость работ и результат.
В рамках проекта команда наших специалистов разработала систему обмена данными между 1С:УНФ и «Битрикс24», которая обеспечивает загрузку заказов покупателей из «Битрикс24» в «1С». Эта составляющая играла ключевую роль, так как именно здесь формируются и обрабатываются все заказы, которые необходимо собирать.
В процессе реализации интеграции мы создали систему, которая по определенному запросу, извлекает заказы из Битрикс24. Заказы, которые требуется собрать, загружаются в систему «1С», где осуществляются дальнейшие манипуляции: сборка товара, проверка наличия и подготовка к доставке. После того, как все необходимые товары собраны, система производит выгрузку статуса и самих заказов обратно в «Битрикс24». Это обеспечивает актуализацию информации и позволяет менеджерам и клиентам отслеживать этапы выполнения заказов в реальном времени.
Также мы доработали протокол обмена с «Битрикс24» для получения адреса доставки, чтобы запрашивать координаты из «Яндекс.Геокодер», и реализовали механизм получения координат из «Яндекс.Геокодер» по адресу в «Заказ покупателя» в 1С:УНФ. Благодаря этой доработке заказы отображаются на карте на дату отгрузки по координатам в 1С:УНФ. Заказы проще распределить между курьерами на основании вхождения координат заказов покупателей в области на карте. Области на карте можно закреплять за определенным курьером.
Следующим важным этапом стала интеграция мобильного приложения для курьеров. Это приложение предназначено для мобильных устройств на Android 7 и выше. На этапе разработки мобильного приложения мы создали функциональность, позволяющую курьерам в любое время получать доступ к собранным заказам и информации об адресах доставки. Курьер, открыв приложение, видит актуальные данные о своих заданиях, что значительно упрощает процесс планирования и выполнения доставок.
После доставки заказа курьер использует приложение для отметки о завершении доставки. Эта функция была интегрирована с «1С» и на основании предоставленных данных о доставленных заказах автоматически создаются реализации в 1С:УНФ.
Таким образом, информация о выполненных доставках синхронизируется, и все операции отражаются в учетной системе. Заказы, доставленные курьерами, переходят в архивный статус в мобильном приложении, что позволяет пользователям легко отслеживать свои предыдущие заказы и эффективность выполненных доставок.
В мобильном приложении мы реализовали функционал приема платежей с помощью приложения 2can SoftPOS. Таким образом, Android-смартфон с NFC-модулем выполняет роль терминала для приема бесконтактных платежей. Доработан протокол обмена с конфигурацией 1С:УНФ по выполненным платежным операциям по заказам.
В мобильном приложении также реализовали возможность вносить изменения в состав заказа. При этом товары, удаленные из заказов, должны отражаться в отдельной таблице «Свободные товары» в мобильном приложении, а также есть возможность добавления товаров из таблицы «Свободные товары» в другие заказы.
Все изменения заказов синхронизируются с основной базой 1С:УНФ. В мобильном приложении добавили возможность сканирования весовых штрихкодов при добавлении/удалении товаров из заказов, что упростило и ускорило процесс корректировки заказов.
Оптимизация учета и доставки: ключевые результаты внедрения автоматизированной системы
В результате внедрения автоматизированной системы компания смогла значительно оптимизировать процессы учета и доставки. Вся информация стала более доступной как для менеджеров, так и для курьеров, что повысило оперативность обслуживания заказов и удовлетворенность клиентов. Интеграция также позволила уменьшить вероятность ошибок в процессе обработки заказов и улучшила мониторинг выполнения доставок.
Управление заказами и статусами. Раньше заказы переносили вручную, статусы расходились между системами — теперь синхронизация автоматическая, статусы обновляются в реальном времени. Это исключило ошибки, сократило время обработки заказов и снизило нагрузку на менеджеров.
Распределение и планирование доставок. До нашего проекта задания передавали по звонкам, маршруты планировали без наглядности — теперь заказы видны на карте, зоны закреплены за курьерами, распределение стало равномерным. Сократились холостые пробеги и время на планирование.
Работа курьера и корректировка заказов. Раньше курьер не мог менять состав заказа и действовал без актуальных данных. Теперь в мобильном приложении он видит все задания, корректирует заказ через сканирование весовых штрихкодов, а удаленные товары попадают в таблицу «Свободные товары». Это ускорило работу на маршруте и минимизировало потери.
Прием платежей и фиксация доставки. Раньше оплату и факт доставки фиксировали отдельно, данные попадали в учет с задержками. Теперь курьер принимает платеж через смартфон (SoftPOS), а отметка о доставке автоматически создает реализацию в 1С. Ускорилось закрытие заказов, улучшился контроль выручки.
Аналитика и контроль. Доставленные заказы уходят в архив в приложении — это позволяет отслеживать историю и эффективность курьеров. Руководство получает прозрачную картину по заказам, может анализировать работу и планировать загрузку.
Общий эффект для бизнеса
- Существенно снизилось число ошибок за счет отказа от двойной записи и ручного ввода.
- Ускорились процессы — от приема заявки до закрытия реализации.
- Выросла удовлетворенность клиентов: они получают своевременную обратную связь без обращений в компанию.
- Повысилась прозрачность: руководство видит статусы в реальном времени, анализирует эффективность и планирует работу.
- Менеджеры тратят меньше времени на рутину и звонки — фокус смещен на работу с клиентами.
Работы по проекту выполнила компания «Баланс».
