Группа компаний «1Ойл» образована в 2014–2015 годах путем приобретения нефтяных активов у международных энергетических компаний, оптимизировавших свои портфели в Российской Федерации, а также посредством получения лицензий на государственных аукционах. В настоящее время в состав группы входят 13 операционных активов, полностью контролируемых управляющей компанией ООО «1Ойл Менеджмент». В связи с территориальной распределенностью юридических лиц и наличием удаленных сотрудников возникла необходимость внедрения кадрового ЭДО.
Задачи проекта
- Ускорить кадровый документооборот.
- Отказаться от бумажных пересылок.
- Организовать единое кадровое пространство внутри группы компаний.
- Упростить работу сотрудников из удаленных регионов.
- Автоматизировать подписание кадровых документов.
Обоснование выбора сервиса «1С:Кабинет сотрудника»
Кадровой службой был проведен анализ нескольких решений для ведения кадрового ЭДО, включая сервис «1С:Кабинет сотрудника». По результатам демонстрации и ознакомления с функционалом руководство компании и кадровая служба приняли решение о внедрении данного сервиса.
До внедрения кадровые документы передавались:
- по электронной почте;
- через мессенджеры;
- бумажными оригиналами через курьерские службы;
- частично — через внутренние согласования в 1С.
Из-за удаленности объектов сроки подписания документов достигали нескольких недель. Наиболее остро проблема проявлялась при:
- оформлении отпусков;
- согласовании переводов;
- подписании приказов;
- получении справок;
- кадровых изменениях между организациями группы.
Причинами выбора сервиса «1С:Кабинет сотрудника» стали:
- тесная интеграция с конфигурацией «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- поддержка кадрового ЭДО;
- возможность масштабирования на несколько юридических лиц;
- наличие мобильного приложения.
Этапы внедрения
Этап 1. Предпроектное обследование
Проведен анализ текущих кадровых процессов, включая структуру организаций, используемые конфигурации 1С, кадровые маршруты, количество сотрудников и типы кадровых документов. Выявлены различия в кадровых процессах между организациями группы.
Этап 2. Подготовка инфраструктуры
Выполнены обновление платформы 1С и конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», резервное копирование баз данных, настройка публикации веб-сервисов, проверка сертификатов и криптографии, настройка
обмена с сервисом. Особое внимание уделено стабильности соединения между удаленными филиалами.
Этап 3. Подключение ООО «1Ойл Менеджмент»
Первая организация подключена в качестве пилотного проекта. Выполнены регистрация сервиса, настройка учетных записей, выпуск приглашений сотрудникам, настройка ролей и маршрутов согласования, тестирование подписания документов. На данном этапе организовано активное взаимодействие с кадровой службой и IT-отделом.
Этап 4. Подключение ООО «Тарховское»
После успешного запуска пилотного проекта принято решение о расширении сервиса. При подключении второй организации использованы единые шаблоны документов, централизованные маршруты согласования и общие правила кадрового ЭДО, что позволило ускорить внедрение.
Этап 5. Подключение ООО «Печоранефтегаз»
На заключительном этапе сервис внедрен в ООО «Печоранефтегаз». К этому моменту проект получил статус единой кадровой платформы группы компаний. Дополнительно реализованы унификация кадровых процессов, централизованный контроль статусов документов, единые уведомления сотрудников, автоматизация части кадровых операций.
Сложности и способы их устранения
Ошибка регистрации изменений для выгрузки
При настройке обмена возникала ошибка: «Объекты не соответствуют правилам выгрузки». Причины: устаревшие расширения, некорректные правила обмена, несовместимые версии конфигураций, некорректное заполнение карточек сотрудников/физических лиц. Устранение: обновление конфигураций, корректировка данных сотрудников, повторная регистрация объектов.
Дублирование физических лиц
После подключения нескольких организаций выявлены дубликаты сотрудников в разных базах, что особенно проявлялось при переводах между организациями, повторном приглашении сотрудников и синхронизации данных. Проведена очистка и нормализация справочников физических лиц.
Конфликт маршрутов согласования
После расширения проекта на несколько юридических лиц возникли различия в кадровых маршрутах (например, в одной организации заявление утверждал начальник участка, в другой — требовалось согласование кадровой службы; часть маршрутов зависела от региона работы). Разработаны отдельные шаблоны маршрутов для каждой организации с сохранением единого подхода.
Результаты внедрения
- Наличие единого пространства кадрового документооборота.
- Ускорение согласования документов.
- Снижение количества бумажных операций.
- Прозрачность кадровых процессов.
- Снижение нагрузки на кадровую службу.
- Возможность дистанционной работы сотрудников.
Динамика сокращения сроков подписания документов:
- до внедрения: 10–14 дней;
- после подключения ООО «1Ойл Менеджмент»: 5–7 дней;
- после подключения ООО «Тарховское»: 3–4 дня;
- после подключения ООО «Печоранефтегаз»: 1–2 дня
Итоги проекта
Внедрение сервиса «1С:Кабинет сотрудника» стало ключевым этапом перехода от разрозненного бумажного кадрового учета к единой цифровой системе взаимодействия между сотрудниками и кадровыми службами всех организаций группы.
Основные достижения
Практически полное исключение бумажных кадровых документов: сотрудникам больше не требуется лично посещать отдел кадров, распечатывать и подписывать документы вручную, передавать их через курьерские службы или внутреннюю почту, ожидать возврата подписанных экземпляров.
Упрощение взаимодействия с кадровой службой: сотрудники могут подавать заявления онлайн, отслеживать статус документов в реальном времени, получать уведомления о согласовании или отказе.
Прозрачный доступ к кадровой информации и расчетным листам: в личном кабинете сотрудники просматривают расчетные листы, начисления, остаток отпускных дней, историю отпусков и заявлений, информацию о кадровых изменениях.
Единый инструмент контроля для руководства: видимость статуса каждого документа, отсутствие потерянных заявок, стандартизированные маршруты согласования, возможность анализа загрузки подразделений.
Существенное ускорение процессов: документы подписываются в течение нескольких часов или одного рабочего дня, согласования проходят параллельно, отсутствуют задержки, связанные с пересылкой оригиналов.
Таким образом, группа компаний ООО «1Ойл Менеджмент» перешла на современную модель кадрового ЭДО, в которой большинство операций выполняется быстро, прозрачно и без необходимости физического присутствия сотрудника.
