Отрываемся от земли: комфортный полет в ЗОЖ и спортивное питание

Проект HEALTHY VENDING — это вендинговые автоматы нового поколения на базе Android, предназначенные для продажи здорового питания. Сегодня таких устройств в стране не много, и устанавливаются они преимущественно в спортивных клубах.

Сенсорный экран такого автомата позволяет получать информацию о выбранном продукте (К.Б.Ж.У., вес, состав продукта, рекомендации по приему), что делает выбор осознанным, и позволяет сопоставить его с тренировочным планом и программой питания.

Торговые автоматы «HEALTHY VENDING» не являются конкурентами спортивных баров и точек здорового питания. Скорее наоборот — это хорошее дополнение к их ассортименту. А если в спортивном клубе отсутствуют точки питания, автомат может послужить отличной бюджетной альтернативой, при этом сохраняя качество товарного предложения. 

Часть прибыли от продаж в автоматах «HEALTHY VENDING» поступает в фонд развития детского спорта и адресную поддержку молодых российских спортсменов.

Задача и предпосылки проекта

Как и любой компании, проекту HEALTHY VENDING важны показатели прибыльности и рентабельности вложенных в компанию средств. Дистанционно и оперативно управлять ассортиментом и остатками в каждом аппарате, контролировать всю цепочку бизнес-процесса, управлять финансами компании, прямыми и переменными расходами — казалось нерешаемыми задачами. Необходимо было продумать каждый шаг поступления ассортимента и дальнейшей продажи до момента установки аппаратов.

На российском рынке вендинга есть системы мониторинга, но они имеют ряд недостатков. Данные системы:

1. не поддерживают работу с автоматами нового поколения на базе Android;
2. не имеют возможности предоставлять оперативную информацию о товарном запасе в автоматах в режиме онлайн (только на конец дня одним файлом);
3. не содержат инструментарий для управления бизнесом.

В связи с этим приняли решение разработать собственную систему мониторинга и управления вендинговыми автоматами, взяв за основу программу «1С:Управление торговлей».

Вендинговые автоматы заказаны в стране производителя. Теперь дело за автоматизацией. Нужно было все подготовить и реализовать до момента прихода аппаратов на территорию РФ.

Цели разработки системы автоматизации:

1. автоматизировать ордерную схему на основном складе и в каждом вендинговом аппарате (ассортимент каждого автомата уникален, и составляется с учетом видов спорта и рекомендаций тренеров каждого спортивного объекта);
2. разработать в системе автоматизации «1С» автоматический расчет вместимости каждой ячейки аппарата по определенным характеристикам упаковки;
3. разработать «Рабочее место оператора вендинга» в системе «1С» с отображением ячеек и ярусов автомата для оперативного управления пополнением ассортимента;
4. разработать механизм онлайн-обмена информацией между вендинговым аппаратом и системой «1С» по остаткам и продажам.

Сроки и условия проекта 

Запуск проекта был назначен на международный женский день, 8 марта 2021 г. Разработка системы автоматизации должна была закончится в момент прихода автоматов на территорию РФ в июне 2021.

К команде проекта присоединились специалисты из разных уголков мира:

• идеолог и вдохновитель — Смирнов Александр;
• команда автоматизации 1С — Кригер Максим, Митницкая Наталья;
• ответственный за интеграцию POS-терминала VENDOTEK — Ширяев Алексей;
• команда производителя аппарата в Китае — 夏至 и 胖子.

Этап 1. Проектируем процессы работы ордерного склада

Начали с обследования и «отрисовки» бизнес-процессов. Для экономии времени рисовали сразу в варианте «как будет».

В процессе обследования учитывали сразу характеристики номенклатуры и прорисовывали планограмму, которая должна была быть в вендинговом аппарате.

Одним из основных условий была максимальная автоматизация процессов и исключение «человеческого фактора».

Этап 2. Автоматический расчет вместимости каждой ячейки аппарата по определенным характеристикам упаковки

В аппарате два вида ячеек:

• спиральные (для снеков);
• конвейерные (для напитков).

Вместимость спиральной ячейки обусловлена количеством витков спирали, но для автоматического пополнения запасов конвейерных ячеек необходимо было реализовать автоматический расчет вместимости, чтобы не происходило пересортицы товаров, а также правильный расчет пополнения до максимального значения товара в ячейке с учетом остатков на конец дня.

Разработали алгоритм расчета вместимости в «1С:Управлении Торговлей 8» согласно характеристики товара (размер упаковки/длинна конвейерной ленты — максимум в ячейке) и аппарата.

Этап 3. Рабочее место оператора вендинга

Для удобного использования системы «1С:Управление Торговлей» разработали «Рабочее место оператора вендинга», в котором все автоматы распределены по зонам: округам города и текущему состоянию аппарата с необходимостью пополнения.

В каждой зоне мы можем просматривать информацию в разрезе каждого аппарата: его статус, остатки, дату последнего пополнения, а также все складские документы (перемещение, заявки экспедиторам).

Также при выборе определенного аппарата существует возможность сформировать первичные складские документы.

Самое интересное из реализованных проектной команды решений — в режиме реального времени отображаются остатки товаров в автомате:

• если ячейка наполнена свыше 50% — цвет зеленый;
• от 30 до 50 — цвет желтый (пора задуматься о пополнении);
• менее 30% — розовый (необходимо срочно оформить перемещение товаров). 

Имея данный функционал, оператор имеет возможность принятия решения при формировании пополнения остатков в автомате, на двух разных уровнях погружения в аналитику:

1. через общий список автоматов на основе цвета маркера автомата (требуется пополнение);
2. через планограмму автомата, имея развернутую картину по каждой ячейке в автомате, что для ускорения процесса не всегда необходимо, поскольку по умолчанию автомат пополняется до максимума во всех ячейках.

Этап 4. Механизм онлайн-обмена информацией между вендинговым аппаратом и системой «1С»

Онлайн сервисов по прямой интеграции между системой автоматизации и вендинговым аппаратом не существует на сегодняшний день. Производители автоматов предлагают свой сервис, который, к сожалению, на территории России работает не стабильно.

Первоочередная задача стояла в том, чтобы загрузить всю планограмму в аппарат из системы «1С» и поддерживать в дальнейшем регулярное обновление. Было принято решение использовать РОS-терминал VENDOTEK, который позволяет принимать платежи, проводит мониторинг и фискализацию.

Для этого настроен механизм выгрузки планограммы в РОS-терминал VENDOTEK. В автоматическом режиме происходит обмен данными о продажах в разрезе ячеек. А вот системе «1С» уже происходит расчет остатков.

Результаты проекта автоматизации 

1. Появилась возможность в режиме реального времени управлять запасами в автоматах на базе системы Android напрямую из системы «1С». Раньше это было невозможно, никто не делал такого на российском рынке вендинга.
2. Снизилась вероятность ошибок экспедиторов и кладовщиков при пополнении товарного запаса аппарата. Это стало возможным благодаря автоматизации процесса формирования заявок на перемещение товара в автоматы с центрального склада.
3. В 3 раза уменьшилось время на формирование заявки в транспортную компании — раньше на это уходило 10 минут, сейчас — менее трёх. Если ранее логисты могли обрабатывать около 20 заказов, то сейчас 50-70.
4. Благодаря автоматизации стали возможны закупки «по потребности» при работе с поставщиками на основе аналитики мониторинга продаж в автоматах.

В планах настроить онлайн-обмен между «1С:Управление Торговлей» и вендинговым аппаратом на базе Android посредством Российских сервисов.

Работы по проекту выполнены компанией «Кодерлайн».