Семь лет назад я, Алексей Попов, бывший моряк из Астрахани, переехал в Ростов-на-Дону, чтобы открыть собственный бизнес — шипчандлерские услуги. Шипчандлерские услуги — это обеспечение судов всем необходимым для выхода в рейс — от запчастей и топлива до канцелярии и бритвенных принадлежностей. Сейчас наш сервис работает в портах Ростова, Азова, Волгограда, Таганрога и Ейска. В планах — создать четыре логистических хаба во всех уголках России и занять 90 процентов отечественного рынка.
История создания компании
С 18 лет я плавал на танкерах и сухогрузах, обслуживал нефтяную вышку в открытом море. О бытовых тяготах матросов знал не понаслышке.
Всегда старался добиваться максимума и быстро сделал карьеру: когда компании срочно понадобились дополнительные управленцы, меня взяли вторым штурманом, а в 24 года — помощником капитана. Это мечта любого пацана на флоте. Но после назначения я вдруг понял, что если стану капитаном, то выше уже не прыгну — большая зарплата, статус… Я бы застрял на удобной позиции. Но флот был моей мечтой с самого раннего детства, уходить я не хотел. В итоге в 26 лет вышел на берег, переехал в Ростов и в апреле 2014 года основал свою шипчандлерскую фирму.
В каждой судоходной компании работает от пяти до 12 отделов, и обычно пять-шесть из них занимаются технической стороной: продуктами, безопасностью и так далее. Каждый отдел курирует поставки по своему направлению, сам находит поставщиков, заключает с ними договоры, выставляет счета и так далее. Каждый отдел независим, каждый работает по-своему, и все это огромные людские ресурсы и большие расходы. Суда заходят в разные порты мира, и везде нужно найти поставщиков — через «сарафанное радио» или через интернет. Но когда начинаешь обзванивать, выясняется, что половины компаний уже не существует, а надежность остальных ты часто никак не проверишь. Создавать отдельную цифровую площадку каждая судоходная компания не может, это слишком сложно, да и не их это бизнес.
Сначала бизнес мало чем отличался от бизнеса конкурентов. За семь лет, правда, вышли в топ местных компаний, но снова уперлись в потолок.
Да, у нас были лучшие продукты и лучшие цены. Но ничего нового мы не предлагали, по сути, были просто еще одной компанией, каких на рынке сотни. И тогда я начал искать новые траектории развития, в первую очередь, анализировать ИT-технологии.
В голове было немало идей и гипотез. Чтобы подтвердить их, я лично пошел по судоходным и береговым компаниям, расспрашивал руководителей и рядовых сотрудников о проблемах, рассказывал о своей идее. Многие пальцем у виска крутили: мол, это же Россия, что ты такое удумал? Работаем как привыкли. Но все-таки большинство понимали, что в ИT-технологиях есть реальный потенциал. В итоге мы начали переводить все на электронные рельсы. Поначалу это был сайт, где удобно делать заказы. Но потом все очень быстро изменилось.
Как выбирали программу и компанию для автоматизации
К октябрю 2020 года я полностью разобрался в потребностях рынка. Но у меня не было никакого опыта работы в стартапах. Так я пришел в Южный IT-парк, специальный акселератор для стартапов, созданный по инициативе правительства Ростовской области. Они меня приняли. Это было одним из лучших моих решений. Мне помогли найти дизайнеров, программистов, познакомили со всеми необходимыми специалистами, которые сумели скорректировать продукт и грамотно поставить его на коммерческие рельсы.
В Декабре 2020 г. обратились в компанию «Метод».
Об этой компании узнали, от нашего партнера. Перед обращением проект автоматизации казался долгим по времени и большим по затратам. Вместе со специалистами обсудили детали, и оказалось, что многие задачи можно решить сразу в типовом решении «1С:Управление нашей фирмой». Забавно, что один из символов программы имеет морскую тематику.
Первое, что сделали специалисты компании «Метод» — добавили демонстрационную базу 1С:УНФ в бесплатном тестовом доступе (сейчас у нас 3 активных пользователя 1С:УНФ в облаке).
Ход автоматизации
Этап 1. Начальное обучение
Следующая встреча состоялась через две недели, сотрудники компании «Метод» настроили 1С:УНФ, обучили блокам: закупки, продажи. Объяснили, как правильно ввести базу клиентов и поставщиков, номенклатуру.
Выявили потребности в формировании прайса, который значительно снизит скорость подготовки заказа, упростит общение между судном и нашими сотрудниками, поможет избавиться от ошибок ручного ввода.
Этап 2. Прайс-лист для заказов
Обычно корабль на один месяц закупает полторы-две тонны продуктов: фрукты, овощи, колбасу, молочку, бакалею, специи, кофе, чай, воду и так далее. Средний чек — от 120 до 300 тысяч рублей. В «аналоговых» компаниях до сих пор, как правило, нет прайсов в открытом доступе, только по запросу. На 4ShipShop сделали все как в супермаркете. То есть открыто и понятно. Набираешь корзину и формируешь заказ.
Но часто бывает так, что экипажу привычнее сделать заказ в Excel файле, специально для этого был разработан прайс-лист с картинками, для удобного получения заказа.
Шаг 1. Формирование Прайс-листа в 1С и отправка в формате.xls
Шаг 2. Клиент заполняет количество и комментарий в документе.xls и присылает нам
По мере накопления данных повышается качество прогнозов, уточняется, что и в каком объеме нужно закупать. Это позволяет сильно экономить. Недавно мы наняли профессионального кока из Одессы, который разработал универсальные меню. Теперь капитану достаточно обозначить число членов экипажа и количество дней плавания, и система автоматически предложит разные варианты питания, рассчитает количество продуктов, предложит самые выгодные цены на весь имеющийся ассортимент. Меню составлено грамотно с точки зрения правил питания и максимально разнообразно.
Это не так просто, как может показаться, ведь на каждом судне должно быть официальное еженедельное меню, где первое блюдо готовится каждый день, с подачей на обед и ужин. Два разных вида второго на обед, плюс салаты, завтраки, полдники и перекусы для ночной вахты. Раньше расчет был непростым, особенно если стараешься хоть немного разнообразить меню, теперь же все делается в пять кликов.
Шаг 3. Загружаем готовый заказ в 1С, собираем и отправляем его на доставку
Первыми преимущество оценили повара. Еда обычно доставляется на борт судна в мешках и коробках, где все перемешано. Повару и его помощникам нужно все это вручную перепроверить и принять под роспись. Найти кефир, мясо и другие скоропортящиеся продукты непросто. И на всю разгрузку уходит много часов. Как правило, мешки толком не подписаны, и, обычно, повар заканчивает приемку к двум-трем часам ночи.
Мы сразу же решили исправить ситуацию. Все продукты у нас идут по категориям (стандартная возможность группировки номенклатуры в 1С) и разложены по коробкам — так проще их транспортировать, поднимать на борт, грузить на кухню. Коробки эргономичнее мешков. И сразу ясно, где скоропортящиеся, а где долгоиграющие продукты. На разгрузку теперь уходит меньше часа — повара не нарадуются.
Этап 3. Запуск
Специалисты компании «Метод» подключили в программе 1С:УНФ онлайн-кассу и эквайринг, научили, как в программе выполнять операции розничной торговли. Это позволяет нам в полной мере соблюдать все требования законодательства по 54-ФЗ, а также контролировать все взаиморасчеты и финансы в одной программе.
Результаты автоматизации
Опыт, полученный в Южном IT-парке, а также внедрение современной учетной системы «1С:Управление нашей фирмой» силами компании ООО «Метод», позволили нашей команде запустить конвейер беспрерывных улучшений. Через полтора года ввели вторую версию сайта, где появились все виды продуктов с автоматическим обновлением цен и где одним кликом можно переводить корзину в программу подсчета. Заказы начали автоматически распределяться поставщикам, что сэкономило массу сил и времени.
- Средняя маржинальность бизнеса повысилась на 10 процентов (при том, что компания активно растет, тратит деньги на рекламу и так далее). За счет автоматизации удалось управлять большим количеством операций без увеличения штата сотрудников.
- Удалось полностью устранить ошибки пользователей при внесении заказа в «1С».
- Повысили конкурентное преимущество благодаря категоризации товаров.
- Появились инструменты для анализа деятельности, для менее затратного открытия филиалов в новых портах.
Что будет дальше
Мы начинали с Ростова, затем вышли на Азов, Волгоград, Ейск и Таганрог. Ближайшая цель — порты СКФО и Турции.
Сложно поверить, но до сих пор электронная почта является основным средством связи.
Кроме того, с кораблей надо два раза в сутки — в восемь и пятнадцать часов — отправлять на берег так называемый daily report, краткий отчет о том, где судно находится, какая погода за бортом, количество запасов и другие сведения. Мы намерены все это перевести в цифровой формат, причем существенная часть этой информации будет вноситься автоматически, что исключает человеческий фактор и сильно облегчает жизнь экипажу.
Дальше — больше. Мы внедряем систему электронного документооборота между судоходными компаниями и кораблями, не только в части заказа продуктов, а вообще по всем пунктам договора о взаимодействии.
Работы по проекту выполнены компанией «Метод».
