Замена старой самописной системы на профессиональную систему 1С:Фитнес клуб помогла Томской студии современного танца EXPROMT вывести сервис на уровень, сопоставимый с сетевыми фитнес-клубами.
О школе
Томская студия современного танца Петра Горецкого EXPROMT основана в 2002 году. Первоначально это был шоу-балет с уникальными хореографическими постановками для концертных площадок, мероприятий, конкурсов.
Со временем появился спрос на обучение танцам. Многим было интересно учиться «для себя» или просто следить за фигурой, поэтому студия адаптировала занятия под непрофессиональных танцоров. Набор в группы стал настолько интенсивным, что школе приходилось периодически переезжать и увеличивать площадь, чтобы вместить всех клиентов. С осени 2009 EXPROMT обосновался на трёх этажах здания в центре Томска.
В школе преподается 19 направлений танца, фитнеса и pole dance с одними из лучших хореографов города.
От карточек к автоматизации
Главный «капитал» танцевальной школы — преподаватели и клиенты. Для них важны четкое расписание занятий, быстрое решение финансовых вопросов и персональный подход.
Чтобы управлять этими ожиданиями, необходима система.
С начала основания школы все данные клиентов фиксировались на бумажных карточках, а расписание занятий администраторы вели в тетради. Постепенно нагрузка на администраторов увеличивалась, и иногда они забывали перенести запись, отменить занятие, неправильно начисляли зарплату преподавателям.
Кроме того, в городе появились фитнес-центры с онлайн-записью, электронным расписанием, персональными картами. Клиенты привыкли к определенному уровню сервиса и, выбирая между фитнес-клубом и школой EXPROMT, могли отдать предпочтение более «продвинутому» заведению.
Чтобы решить эти проблемы, сначала карточки и тетради сменил Excel, а в 2014 — CRM-система, написанная местными программистами. Система неплохо работала, но была негибкой, долго обновлялась и не перестраивалась под новые услуги. Руководство школы периодически задумывалось о замене системы, но опасалось, что новая не решит всех проблем, а к старой все привыкли, несмотря на ее недостатки.
Новая система
В 2018 году школа EXPROMT получила предложение протестировать систему 1С:Фитнес клуб (прим. Решение на базе 1С:Предприятия, выпущенное фирмой «1С» совместно с партнером-разработчиком «Лаборатория программного обеспечения»). Несмотря на обширный список опций, руководство школы было настроено скептически. Но все-таки решило дать системе шанс.
Через месяц школе было уже трудно расстаться с программой: она оказалась удобнее и функциональнее предыдущей. В скором времени данные школы были перенесены в 1С:Фитнес клуб, а система была адаптирована под задачи EXPROMT.
Сейчас в школе настроены:
Детальная информация о клиентах — статусы, фотографии, контактная информация, договоры, взаиморасчеты.
Маркетинг: модули для рассылки клиентам SMS-сообщений и электронных писем
Приложение «Тренер»: планирование групповых и индивидуальных занятий, регистрация посещений, система отчетов по проведенным занятиям.
Блок для руководителя: отчет о финансовых результатах работы школы за день.
Электронное расписание с онлайн-записью на занятия.
Учет финансов: наличные и безналичные денежные средства, лицевые счета клиентов.
Личный кабинет клиента, для самостоятельного управления пакетами тренировок и покупки новых.
Петр Горецкий, владелец студии EXPROMT: «В 1С:Фитнес клуб есть все, что нужно для работы школы. Я не знаю, какая еще система может быть с такими функциональными возможностями.»
Карантин
В марте 2020 года школе пришлось закрыться на время карантина.
Благодаря 1С:Фитнес клуб EXPROMT смог заморозить все абонементы за несколько минут и сообщил клиентам об этом через смс-рассылку.
Многие фитнес-клубы и танцевальные школы во время вынужденного простоя бесплатно транслировали занятия в соцсетях. EXPROMT пошел другим путем и за несколько дней разработал программу платных онлайн-занятий. Автоматизация же помогла сделать потребление продукта комфортным для клиента: записаться на занятие и оплатить его можно на сайте школы.
Тренировки организовали в Zoom с помощью 1С:Фитнес клуб: разработчики быстро отреагировали на ситуацию в индустрии и сделали интеграцию с нужным сервисом.
Эффекты и планы
Благодаря внедрению 1С:Фитнес клуб школа EXPROMT разгрузила ресепшн, и теперь администраторы меньше времени тратят на расписание и регистрацию на занятия, занимаются своей основной работой — созданием атмосферы в школе и общением с клиентами.
Уровень сервиса школы не уступает сетевым фитнес-клубам, и она не теряет потенциальных клиентов.
В планах школы развивать это направление. В ближайшем будущем — внедрение электронных браслетов, с помощью которых клиенты смогут оплачивать занятия и дополнительные услуги, а руководство школы — видеть статистику посещения занятий в реальном времени.
