Автосервис «АСК АВТО 55» обслуживает порядка 250 автомобилей в месяц. С ростом числа заказов возрастали и сложности: кассир тратил по несколько минут на ручной перенос позиций в чек, мастера не видели статус оплаты, а закрыть заказ-наряд можно было даже без полной фискальной оплаты. После сорока пяти случаев расхождений руководство решило: пора наводить порядок. Как наши специалисты это сделали, читайте в кейсе.
Индивидуальный предприниматель Коржиков Сергей Николаевич занимается техническим обслуживанием и ремонтом автотранспортных средств, а также розничной торговлей автомобильными деталями, узлами и принадлежностями. Автосервис работает под брендом «АСК АВТО 55» и располагает 4 подъемниками и 6 постами. Ежемесячный поток клиентов измеряется 250 заказ-нарядами.
Некоторое время назад компания приобрела программу «1С:Предприятие 8. Автосервис» и стала вести в ней учет. По мере роста количества оказываемых услуг возникла необходимость ускорить расчеты с клиентами за выполненные работы и усилить контроль оплаты, чтобы исключить выдачу автомобилей без полной фискальной оплаты.
Для оптимизации работы кассира и усиления контроля оплат в программе компания обратилась к нам, в фирму-франчайзи 1С «Бизнес Системы».
Как найти «слепые зоны» в оплате: автоматический подбор только завершенных заказов, наглядный статус оплаты и связь с выдачей авто
Перед началом работ мы проанализировали типовую схему работы кассира и мастеров-приемщиков и выявили несколько узких мест в процессе оплаты заказ-нарядов:
- кассир вручную переносил позиции из заказ-наряда в чек;
- при подборе основания можно было выбрать заказ-наряд, работы по которому еще не завершены;
- между финансовым закрытием заказ-наряда и его статусом не было жесткой связи;
- в заказ-наряде отсутствовал наглядный статус оплаты, что усложняло контроль расчетов перед выдачей автомобиля.
К моменту начала нашей работы компания столкнулась уже с 45 случаями расхождений. Руководство компании решило не ждать повторения подобных случаев и инициировало доработку.
Задача заключалась не только в сокращении ручных операций кассира, но и в создании сквозного контроля оплаты: от подбора заказ-наряда в рабочем месте кассира до возможности закрыть заказ-наряд и выдать автомобиль клиенту.
Два шага к порядку в расчетах на кассе
Шаг 1. Оптимизация рабочего места кассира (РМК)
Подбор заказ-нарядов по статусу
Было: стандартный механизм позволял выбрать любой заказ-наряд, в том числе тот, по которому работы еще не завершены. Это приводило к путанице и необходимости сторнирования чеков.
Стало: в РМК для выбора доступны только заказ-наряды со статусом «Выполнен». Дополнительные проверки исключают случайный выбор неподходящего заказ-наряда.
Автоматическое заполнение чека
Было: после выбора заказ-наряда кассир был вынужден построчно переносить номенклатуру из печатной формы или соседнего окна.
Стало: после выбора заказ-наряда система автоматически анализирует его табличные части «Товары», «Услуги» и «Материалы заказчика», собирает связанные позиции и переносит их в корзину РМК с учетом цен, скидок и наценок, указанных в заказ-наряде.
Итоговые суммы, НДС и сдача рассчитываются автоматически. Кассиру остается принять оплату и нажать кнопку «Пробить чек». По результатам доработки время обслуживания клиента при выполнении этой операции сократилось с нескольких минут до 10–15 секунд.
Контроль частичных оплат
Если по заказ-наряду уже была частичная оплата, система предупреждает кассира и автоматически подбирает в чек только оставшуюся неоплаченную номенклатуру. За счет этого исключается повторная оплата одних и тех же позиций.
Шаг 2. Контроль оплаты в документе «Заказ-наряд»
Отображение состояния расчетов
Было: мастер-приемщик видел сумму заказ-наряда, но не имел в форме документа наглядного состояния расчетов.
Стало: после успешного пробития чека система фиксирует информацию об оплате и отображает ее в заказ-наряде. Мастер видит один из статусов: «Не оплачен», «Оплачен частично (сумма Х из Y)» или «Оплачен полностью».
Информация обновляется динамически, поэтому мастер-приемщик и руководитель могут контролировать состояние расчетов с клиентом непосредственно из заказ-наряда.
Блокировка закрытия заказ-наряда без полной оплаты
Было: заказ-наряд можно было перевести в статус «Закрыт» по факту выполнения работ, даже если полная оплата еще не была подтверждена кассой.
Стало: перед закрытием система сравнивает сумму пробитых чеков с итоговой суммой заказ-наряда. Если оплата меньше суммы документа, закрытие блокируется.
При наличии недоплаты кассир получает сообщение: «Закрытие заказ-наряда невозможно. Сумма недоплаты составляет X рублей. Необходимо пробить чек на оставшиеся позиции». Обойти этот контроль штатными средствами нельзя. Таким образом, заказ-наряд невозможно закрыть без подтверждения полной фискальной оплаты.
Чек за 15 секунд и полный контроль дебиторки: результаты проекта
Скорость работы кассира. Время формирования и расчета одного чека сократилось на 70–80%. Ручной перенос позиций и связанные с ним арифметические ошибки при наборе сумм исключены. При автоматическом заполнении чека время обслуживания клиента сократилось с нескольких минут до 10–15 секунд.
Финансовая дисциплина. Внедрен автоматический контроль: закрыть заказ-наряд без пробития чеков по всем позициям технически невозможно. Это исключило риск возникновения непреднамеренной дебиторской задолженности.
Прозрачность расчетов. В форме заказ-наряда отображается актуальный статус оплаты, поэтому мастера-приемщики и руководители видят состояние расчетов с клиентом в реальном времени и могут принимать решение о выдаче автомобиля, не переходя в другие рабочие места. Это повысило управляемость сервиса.
Контроль частичной оплаты. При наличии ранее пробитых чеков система подбирает только оставшиеся неоплаченные позиции, что исключает повторную оплату одной и той же номенклатуры.
Работы по проекту выполнены компанией «Бизнес Системы».
