Что если обработка данных от 750 поставщиков будет занимать не 100 часов, а 150 минут, а ошибки и вовсе исчезнут? Для компании «ОФИС-ТЕХНИКА» это стало реальностью после настройки обмена между CRM системой и «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси». Наши специалисты автоматизировали актуализацию номенклатуры и цен по 10-15 тысячам позиций. В итоге сотрудники занимаются продажами, а система рутиной. Подробности читайте в кейсе.
ООО «ОФИС-ТЕХНИКА» с 1997 года поставляет офисную технику, оборудование и расходные материалы. Компания занимается оптовой торговлей и использует «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси» для автоматизации торгового учета и управления ценами.
Компания работает с 750 поставщиками, получает данные по 10-15 тысячам регулярно обновляемых товарных позиций и поддерживает 15 видов цен. В компании используется CRM система, через нее поставщики передают не только цены, но и сведения, необходимые для ведения номенклатуры: GTIN, коды ТН ВЭД, данные об упаковке, весе и размерах продукции.
До проекта обработка и актуализация данных поставщиков занимала от 20 до 100 часов в неделю в зависимости от количества изменений в номенклатуре и ценах. В этой работе участвовали 4 сотрудника. Поставщики передавали информацию по всему ассортименту, поэтому при ручной обработке было сложно быстро определить, какие позиции действительно изменились. Это приводило к ошибкам в ценах и данных номенклатуры. Неверная информация могла использоваться менеджерами и попадать на сайт компании, что становилось причиной недовольства клиентов.
Перед ГК «Аверсон» поставили задачу убрать рутинную обработку данных, автоматизировать обновление номенклатуры и цен и сократить количество ошибок.
Как автоматически загружать и обновлять номенклатуру и цены
Мы настроили загрузку данных из CRM в 1С. При обмене система получает сведения о товарах и ценах, сопоставляет их с данными в учетной системе и обновляет только изменившуюся информацию.
В систему автоматически загружаются:
- цены поставщиков;
- GTIN;
- коды ТН ВЭД;
- данные об упаковке;
- весогабаритные параметры;
- другие сведения о номенклатуре.
Создание новой карточки товара остается за сотрудником: ему необходимо определить вид товара, технические характеристики, размер, цвет, группу, единицы измерения и другие параметры, необходимые для корректного учета. После создания карточки ее дальнейшая актуализация выполняется системой автоматически.
Отдельно мы автоматизировали работу с ценами. На основании актуальных данных поставщиков система пересчитывает 15 видов цен. Прайс-листы также используются для обновления сведений в справочнике «Номенклатура контрагентов» и формирования документов регистрации цен поставщиков.
Обмен запускается по расписанию. При наличии изменений один цикл обработки занимает 15–30 минут, а общая трудоемкость обработки и актуализации данных теперь составляет не более 150 минут в неделю.
Таким образом, после первоначального создания карточки товара система берет на себя регулярную актуализацию данных и загрузку цен, а сотрудник контролирует результат вместо ручного внесения информации.
Обработка данных поставщиков и автоматическое обновление видов цен происходят автоматически в 1С
Формирование документа «Регистрация цен поставщиков» на основании данных поставщиковОт 100 часов ручной работы до 150 минут автоматической актуализации: итоги внедрения
После внедрения ООО «ОФИС-ТЕХНИКА» перешло от масштабной ручной обработки данных поставщиков к автоматической актуализации номенклатуры и цен.
- Время обработки и актуализации данных сократилось с 20-100 часов до максимум 150 минут в неделю.
- Количество ошибок при обработке более тысячи номенклатурных позиций снизилось примерно со 100 до 0.
- 15 видов цен автоматически пересчитываются на основе актуальных данных поставщиков.
- После первичного создания карточки дальнейшее обновление данных выполняется без участия сотрудника.
- Актуализируются сведения по 10-15 тысячам регулярно обновляемых товарных позиций, включая GTIN, коды ТН ВЭД, данные об упаковке, размерах и весе.
Изменилось и распределение работы между системой и сотрудниками. Вместо рутинного внесения данных специалисты выполняют контрольную функцию и могут уделять больше времени продажам и другим задачам, требующим принятия решений.
Главный результат проекта — после первичного ввода новой номенклатуры регулярную актуализацию данных выполняет система, а сотрудники контролируют результат и занимаются задачами, которые действильно требуют их участия.
Работы по проекту выполнила группа компаний «Аверсон».
