В мире современных технологий еще остались компании, которые ведут свою деятельность «на листке бумаги», вслепую принимают решения по развитию бизнеса и не получают актуальные данные по доходам и расходам компании.
Обычно заинтересованность в автоматизации бизнес-процессов исходит от руководителя и бухгалтера — тех людей, кто приминает решения и участвует в основных процессах деятельности компании.
В сентябре 2022 года руководитель и бухгалтер ООО «Новые системы и технологии» обратились с просьбой подобрать подходящий продукт 1С для автоматизации бизнес-процессов компании.
Основным видом деятельности ООО «НСТ» является ремонт электрического оборудования. Компания на рынке оказания услуг по ремонту ведет свою деятельность с 2016 года.
После интервью и анализа деятельности компании мы предложили автоматизировать бизнес-процессы на базе программного продукта 1С:Управление нашей фирмой. После обсуждения плана внедрения был заключен договор на стандартное внедрение предложенной системы.
Штат компании ООО «НСТ» состоит из 11 сотрудников. Мы автоматизировали 6 рабочих мест.
Проект внедрения длился 3 месяца. Исполнителем по проекту стандартного внедрения стала наша компания — партнер фирмы «1С», ООО «ОКСТРОН Сопровождение и разработка».
С чего началась автоматизация
В нашем случае толчком для автоматизации бизнес-процессов в ООО «Новые системы и технологии» стали следующие факторы, которые руководитель компании озвучил нам при встрече:
- недостаточно информации о статусе и количестве заявок по основному виду деятельности — ремонтам
- сложности с отслеживанием сроков выполнения заявок на ремонт
- трудности с реальным расчетом себестоимости
- невозможность отслеживания реальных остатков запасов на складах
- потребность в автоматическом формировании печатных форм КС-2 и КС-3 — акт о приемке выполненных работ и справка о стоимости выполненных работ и затрат.
«1С:Управление нашей фирмой» обладает широкими функциональными возможностями, позволяя в единой информационной системе вести: базу клиентов, банковские и кассовые операции, расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом, учет заказов, материалов, товаров, продукции и затрат, учет заказов-нарядов, выполненных работ, учет доходов, расходов, прибыли и убытков, загрузку персонала, вести календарные графики выполнения работ и многое другое.
Внедрение этого программного продукта помогло компании автоматизировать все основные бизнес-процессы, что значительно облегчило работу сотрудников компании.
В программе «1С:УНФ» мы настроили:
Складской учет
Теперь в программе можно:
- вести оперативный учет складских операций, принимать товары и перемещать их
- проводить быструю инвентаризацию
- анализировать движение и остатки запасов, резервировать запасные части под заказ
- контролировать запасы в разрезе характеристик и партий.
Закупки
Это позволило:
- планировать потребность в запасах и отслеживать исполнение графиков поставок
- своевременно закупать необходимое количество деталей для проведения ремонтов
- вести справочник цен поставщиков
- вести учет дополнительных расходов на приобретение в разрезе статей расходов.
Производство
Было реализовано:
- ведение сервисных работ через создание заказ-наряда, который позволяет отражать операции планирования и учета работ по выполнению ремонта электрического оборудования
- анализ количества заявок на работы по ремонту, отслеживание их статуса и поступления оплат
- расчет плановой и фактической себестоимости в разрезе каждого заказа, что дало возможность устанавливать на свои работы актуальные цены
- с помощью внедренной системы появилась возможность формировать график выполнения работ сотрудниками — распределять ресурсы по заказам, вести учет и контроль времени, затраченного сотрудниками на выполнение работ, что позволяет планировать их работу.
Финансы
Этот блок создал для руководства ежедневные инструменты контроля деятельности компании. С помощью него можно:
- контролировать ключевые показатели, анализировать достижение целей и принимать решения на основании полученных данных
- с помощью «Платежного календаря» оперативно отслеживать исполнение обязательств, оформлять заявки на расходование денежных средств, тем самым оценивать величину денежного потока
- анализировать расходы и прибыль по всему бизнесу и отдельным подразделениям, направлениям, проектам
- минимизировались кассовые разрывы.
С внедрением системы стало легче развивать свой бизнес в постоянно изменяющихся условиях.
В системе были настроены печатные формы КС-2 и КС-3 — эти документы являются неотъемлемой частью работы сметчика. Теперь в них автоматически отражается информация о стоимости ремонта электрического оборудования в разрезе номенклатуры.
Результаты
С внедрением 1С:УНФ в компании ООО «НСТ» появилась возможность собирать интересующую информацию в виде отчетов, которых в системе предусмотрено большое количество. Сформировать отчеты можно в разнообразных разрезах, например, по заказам, запасам, оплатам и т.д. Это позволило опираться на актуальную информацию при принятии решений по развитию бизнеса.
За счет сервисов 1С в работе сотрудников компании стало меньше рутины: появилось автоматическое заполнение реквизитов контрагентов и справочников номенклатуры, электронный обмен юридически значимыми документами, обмен документами с банками, подготовка и отправка отчетности в контролирующие органы в установленные законодательством сроки.
