Ситуация на старте проекта
Наш заказчик — одна из ведущих организаций Вологодской области по закупке черного, легированного и цветного металлолома и его первичной переработке. На момент обращения к нам, планировался запуск очередной производственной площадки.
Здесь следует остановиться на ряде особенностей бизнеса, так как именно они и привели руководителей ООО «Альфамет» к нам. Основная причина — это очень высокий уровень конкуренции и на уровне конкретного региона, и в целом в отрасли. В условиях, когда цена предложения примерно одинаковая, в силу вступают другие факторы борьбы за клиента: удобство и быстрота обслуживания, отсутствие рутины при оформлении.
Помимо высокой конкуренции в конкретном регионе, у бизнеса в этой нише есть еще ряд специфик:
- зависимость эффективности бизнеса от уровня контроля приемки сырья на рабочей площадке без потери скорости обработки закупа.
- необходимость высокой скорости, точности и полноты заполнения данных поставщиков в условиях работы в режиме «живой очереди».
- наличие возможности оперативного контроля любого этапа производственной цепочки и получение по нему актуального статуса в режиме реального времени.
Функциональные требования заказчика и цели проекта
Понимание, что для дальнейшего развития бизнеса необходим какой-то совершенно новый подход к организации ключевого процесса — процесса приема/переработки/отгрузки металлолома, и возможность апробировать этот подход на новой производственной площадке и побудили руководство ООО «Альфамет» обратиться в нашу компанию.
Что хотели наши клиенты — создать систему, которая позволит:
- максимально автоматизировать процесс движения металлолома с момента приема от поставщика до момента отгрузки покупателю;
- исключить риски, связанные с «человеческим фактором» (и со стороны поставщика, и со стороны сотрудника);
- создать механизмы формирования базы данных поставщиков, договоров;
- создать систему ценообразования для поставщиков и покупателей;
- оперативно отражать все хозяйственные операции (для формирования аналитики и принятия управленческих решений);
- иметь возможность рассчитать себестоимость и конечную стоимость продукции, получать информацию о расходах и доходах по конкретной операции/сделке;
- система должна максимально легко встраиваться в типовую учетную систему, быть легко масштабируемой и иметь возможности для дальнейшего развития функционала;
- вести складской учет металлолома;
- производить взаиморасчеты с поставщиками и покупателями;
- вести учет доходов и расходов; учет оборота денежных средств;
- сделать интеграцию с внешним оборудованием, позволяющим автоматизировать и объективизировать процесс загрузки данных в систему;
- сформировать инструменты объективного контроля процессов на производственной площадке;
- сократить время на сбор и первичную обработку исходной информации и на информационно-аналитическую деятельность.
Что мы предложили:
- создать подсистему учета движения металлолома (далее подсистема «МЕТЛОМ»), которую можно встроить в любую учетную систему на базе типовой программы «1С» («1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP»);
- максимально автоматизировать деятельность участников процесса за счет создания в подсистеме автоматизированных рабочих мест (АРМ);
- создать систему объективного контроля этапов процесса за счет интеграции подсистемы с внешними сервисами и оборудованием (система распознавания номеров транспортных средств, получение весовых параметров с автомобильных и напольных весов, фотофиксация провески, сканер паспортов, сканирование банковской карты при оплате физическим лицам, обратный эквайринг).
Как мы решили поставленные задачи
Функционал подсистемы выведен в отдельный раздел «Учет металлолома» в «1С:Бухгалтерии КОРП». Он состоит из следующих основных подразделов: «Настройки и справочники», «Прием и отгрузка лома», «Внутренние документы», «Транзит», «Отчеты», меню настроек со сторонними подсистемами. Также имеются автоматизированные рабочие места (далее АРМ) сотрудника службы безопасности, оператора весовой (мастер участка), кассира-бухгалтера.
Описание созданных АРМ подсистемы и их возможностей
При реализации АРМ в подсистеме «МЕТЛОМ» важным условием было требование, чтобы все дополнительные устройства и системы, с которыми интегрируется подсистема (определение номеров авто, фиксация весовых параметров, фотофиксация, касса, скан паспорта, считыватель номера банковской карты), управлялись непосредственно из конкретных АРМ соответствующими операторами.
Автоматизация этапа въезда/выезда ломосдатчика на площадку
Как правило, на производственной площадке идет поточная система приема лома. Очередь поставщиков часто бывает значительной. И здесь, конечно, важно, чтобы процесс приема металлолома, его оформления и оплаты за него был максимально быстрым и при этом максимально контролируемым.
Процесс фиксации в системе факта въезда и выезда транспортного средства и цели прибытия/убытия на площадке мы реализовали с помощью АРМ сотрудника безопасности (АРМ СБ):
В момент въезда машины на территорию происходит фотофиксация транспортного средства. Данные о дате въезда, номер транспортного средства за счет интеграции «1С:Бухгалтерии КОРП» и системы распознавания номеров, автоматически передаются в АРМ СБ и используются для автозаполнения документа «ПРОПУСК».
На вкладке «Открытие пропуска» сотрудник вносит данные о марке автомобиля, виде груза (выбор из специального справочника), цели прибытия (прием, отгрузка, провеска), виде поставщика (юридическое или физическое лицо). А также фиксирует выполнение функции контроля (например, «Посторонних лиц в ТС нет)».
При выезде сотрудник выполняет операцию «Закрытие пропуска». Для этого предварительно подсистема выполняет контроль наличия документа «Взвешивания на автовесах». Установив в документе соответствующий флаг, сотрудник запускает процесс получения фото транспортного средства на выезде из системы распознавания номером.
В подсистеме «МЕТЛОМ» существует возможность формирования отчетов из рабочего места сотрудника безопасности. Отчет «Транспортные средства на территории» показывает список машин, по которым зафиксирован въезд (открыт пропуск), но выезда зафиксировано не было (пропуск не закрыт). Отчет «Закрытые пропуска за период» выводит реестр закрытых документов «Пропуск» за выбранный период.
Автоматизация этапа взвешивания и качественной оценки металлолома
Взвешивание и проведение оценки принимаемого металлолома — один и ключевых этапов. Точно и качественно выполненные действия будут напрямую влиять на доходность бизнеса. Максимально автоматизировать этот процесс и одновременно постараться снизить человеческий фактор (ошибки, намеренные или умышленные) — эти задачи решаются с помощью функционала АРМ оператора весовой+мастера участка.
Ключевой документ, с которым здесь работает сотрудник — это «Взвешивание», в нем фиксируются количественные и качественные показатели металлолома.
Для создания нового документа оператор выбирает нужный ему документ пропуска, проверяет вся ли необходимая информация внесена в него, и нажимает кнопку «Открыть документ взвешивания» — «По пропуску».
Далее производится операция взвешивания. Она полностью автоматизирована за счет интеграции подсистемы с весовым терминалом. Оператор нажимает кнопку в документе взвешивания, и в него «заливаются» необходимые данные: полученный с весов вес брутто, дата и время взвешивания, а также фото момента взвешивания (за счет интеграции с камерами Trassir).
Затем мастер участка определяет качественные показатели лома: вид, процент засора, вес мусора), передает их оператору весовой для заполнения в документе «Взвешивания» вкладки «Качественные показатели».
Автоматизация процесса оформления закупки и отгрузки металлолома
Как мы уже говорили, процесс приемки металлолома или его отгрузки идет в поточном режиме. Скорость проведения денежных расчетов с поставщиком или закупщиком и оформления документов — это ключевое конкурентное преимущество, реализованное в нашей подсистеме на уровне АРМ бухгалтера-кассира.
Основным документом, которым оформляются операции закупа и отгрузки металлолома является «Приемо-сдаточный акт» (ПСА). Для оформления закупа бухгалтер создает ПСА на основании документа «Взвешивания» с типом операции «Приемка от поставщика». При создании ПСА автоматически заполняются необходимые поля: организация, подразделение, партнер, вид и № транспорта, весовые данные, вид лома, наименования, % засора и другие.
Для быстрого заполнения паспортных данных ломосдатчика-физического лица в системе предусмотрена интеграция со сканером паспортов (считывателем документов) Regula. Одновременно в подсистеме предусмотрена возможность автопроверки актуальности паспортных данных с помощью соответствующего сервиса МДВ РФ. Процесс проведения и автоматического отражения в системе безналичных оплат на банковские карты физическим лицам автоматизирован за счет интеграций с платежными сервисами банков: СБЕРБАНК — Вториум, ПСБ — PAY2ME.
Операции по отгрузке в подсистеме «МЕТЛОМ» оформляются специальным документом «Отгрузка металлолома», который создается на основании документа «Взвешивание».
Для создания документа отгрузки бухгалтер-кассир выбирает нужный документ «Взвешивание» и нажимает кнопку «Оформить отгрузку». В созданном документе автоматически заполняется все необходимая информация. Остается только лишь выбрать необходимого контрагента и договор/соглашение и заполнить поля «Отпуск грузка произвел», «Отпуск груза разрешил».
Другие автоматизированные производственные процессы
В подсистеме «Метлом» мы реализовали и другие специфические процесса нашего Заказчика. Например, услуги коммерческой провески, операции по внутреннему движению металлома (сортировка лома, перемещение между участками, первичная переработка), инвентаризация, оформление операции по транзитной отгрузке.
Более того, мы совместно с ООО «Альфамет» продолжаем развитие созданной подсистемы и ее функциональности. Новые вызовы и достижения бизнеса дают толчок к развитию созданной информационной системы, а она, в свою очередь, помогает бизнесу вывести свои процессы на новый уровень эффективности!
От первого лица
Генеральный директор ООО «АЛЬФАМЕТ» Евгений Рогозин: «На текущий момент мы продолжаем сотрудничество с ГК „Axelsoft“ по дальнейшему развитию подсистемы „МЕТЛОМ“. Идет реализация функционала в части интеграции подсистемы „МЕТЛОМ“ с различными платежными сервисами, в частности с банком Тинькофф. Автоматизируются новые и совершенствуются существующие в подсистеме бизнес-процессы компании: закуп, хранение, переработка, реализация металлопроката. Дорабатывается методология формирования управленческого учета по направлениям деятельности компании».
Дмитрий Князев, директор по производству ГК Axelsoft
Руководитель проекта со стороны Исполнителя: главный мотиватор проекта
Лилия Курамшина, руководитель отдела аналитической работы ГК Axelsoft
Функциональный архитектор: переложила бизнес-требования Заказчика на 1С-язык
Виктор Чипшев, руководитель проекта со стороны ООО «Альфамет»
Методолог и идейный вдохновитель проекта и команды
Сергей Животов, программист ГК Axelsoft
Ведущий разработчик проекта: реализовал многочисленные интеграции с сервисами и оборудованием в рамках подсистемы
Евгений Рогозин, генеральный директор ООО «Альфамет»
Инициатор проекта со стороны Заказчика. Залог успешного ИТ-проекта — это осознание необходимости в нем со стороны владельца бизнеса, и в нашем случае это присутствовало на 100%.
