О компании
Компания «СЕРВИС ОКОН» (ООО «ПРОФСЕРВИС») на рынке более семи лет. Компания занимается изготовлением, установкой, обслуживанием и ремонтом светопрозрачных конструкций. Это окна, балконы, офисные двери из алюминия или пластика. Также изготавливает и устанавливает рулонные шторы, горизонтальные и вертикальные жалюзи.
На момент обращения в 1С:Франчайзи, имеющую статус «Центр реальной автоматизации», «КУТНИЙ.РУ» (город Хабаровск) в штате компании было 5 офисных сотрудников и более 20 выездных. А также большая головная боль с учетом и организацией взаимодействий.
Маркова Ирина Алексеевна, Генеральный директор «СЕРВИС ОКОН»: «На протяжении этих семи лет мы пытались найти пути, как автоматизировать наши бизнес-процессы. Можно сказать, что мы работали как староверы — в тех программах, в которых мы умели — Word, Excel, тетрадка в клеточку.
Пытались внедрить у себя Битрикс, пытались рассмотреть еще какие-то другие CRM-программы».
Основные сложности:
- Нет полноценного учета, трудно свести данные из нескольких источников.
- Бывали потери данных при работе с файлами Excel. Сотрудник вышел из файла и забыл его сохранить — полдня работы насмарку.
- Трудно посчитать «на коленке» стоимость заказа клиента, особенно если нужно несколько разных вариантов.
- Иногда теряются звонки клиентов — пропустили входящий, никто из сотрудников не перезвонил.
- У сотрудников нет «единого окна» для работы — такой системы, где можно было бы сделать все что нужно.
- У руководства нет «единого окна» для контроля за работой сотрудников и получения всей сводной информации о состоянии дел в компании.
Что было сделано до обращения в «КУТНИЙ.РУ»
Пытались освоить Битрикс, установили IP-телефоны в офис. Общались с другими автоматизаторами, они предлагали «1С:Управление нашей фирмой», но не смогли внятно объяснить, как в ней работать и что в ней можно делать.
С чего началось движение вперед
Кутний Алексей Николаевич, директор 1С:Франчайзи «КУТНИЙ.РУ», увлекательно рассказал, как на его предприятии ведется учет в «1С:Управление нашей фирмой». Какие фишки применяет, какими технологическими новинками пользуется сам. Алексей Николаевич называет этот формат общения «Разговоры о наболевшем».
Вместе с директором компании «СЕРВИС ОКОН» обсудили процессы и посмотрели их на примере демо-базы. Подумали, как можно реализовать в программе все что нужно компании. Мы показали, что можно и телефонию интегрировать в «1С:УНФ». Это стало решающим аргументом «ЗА» скорейшее внедрение новой системы.
Что получилось в итоге
Оказалось, что масштабные, дорогостоящие доработки не понадобились! Практически все необходимое в программе уже есть «из коробки». Пришлось потрудиться с интеграцией и настройкой телефонии, но достаточно быстро все сделали.
А еще не понадобилось ни в свой сервер деньги вкладывать, ни дорогостоящих IT-шников в штат брать. Базу «1С:УНФ» развернули в облачном сервисе «1С:Готовое Рабочее Место».
Клиентскую базу, наработанную за эти семь лет, постепенно перенесли в «1С:УНФ». По каждому новому заказу в базе оформляется документ «Заказ клиента». Очень удобно, что в одном заказе можно оформить сразу несколько вариантов работ и комплектации, а также просчитать и сохранить предварительную калькуляцию по заказу, отправить клиенту коммерческое предложение и счет на оплату.
В списке заказов наглядно видно — какой заказ оплачен, полностью или частично, какой отгружен, состояние заказа, планируемая дата сдачи работ по заказу.
На один из офисных компьютеров установили телефонную станцию «МИКО PBX». Интересная особенность этого решения — глубокая интеграция «1С:УНФ» и телефонии.
В «1С:УНФ» теперь живет Журнал звонков. Можно увидеть, кто не дозвонился в компанию и перезвонить. Причем, пропущенные звонки, по которым сотрудник не перезванивал, отмечены в Журнале звонков как «Потерянный». Можно отфильтровать Журнал звонков по разным критериям. Можно прослушать запись состоявшегося звонка или скачать файл записи на свой компьютер.
Если потенциальный клиент звонит впервые — можно из карточки звонка записать его в справочник «Лиды», для дальнейшей обработки, либо, если решение о заказе клиент принял сразу — в справочник «Контрагенты».
Можно в карточке звонка создать задачу сотруднику или поставить напоминание на определенное время.
Общение с клиентами в чатах WhatsApp тоже интегрировали в «1С:УНФ». Список чатов разделен на три группы — «В очереди», «В работе», «Закрытые». Можно писать сообщения клиенту прямо в «1С:УНФ». Можно цитировать сообщения, отвечать на сообщения, удалять ошибочное сообщение. Если клиент присылает голосовые сообщения или картинки — тоже не проблема, слушаем и смотрим их здесь же.
По сообщению в чате тоже можно создать задачу сотруднику или напоминалку, или зарегистрировать событие. Можно отправить файл клиенту в чат. Например, спецификацию к заказу, чертеж к проекту или счет на оплату.
Что изменилось в работе компании «СЕРВИС ОКОН» после внедрения «1С:УНФ» и интеграции с телефонией?
Маркова Ирина Алексеевна, Генеральный директор «СЕРВИС ОКОН»: «Что изменилось? Мы просто перестали терять клиентов. И это главное. Наша компания с 1С:УНФ как заново родилась. Появились измеримые показатели дебиторки, общее состояние расчетов с клиентами, информация о сроках оплаты, и все это в единой программе».
Работы по проекту выполнены компанией «КУТНИЙ.РУ».
