Учет оригиналов кадровых документов

Сегодня, как никогда важно учитывать кадровые документы. Еще вчера мы все сидели в офисе, и чтобы подписать документ о приеме, переводе, отпуске, надо было вызвать работника в кабинет и после подписи подшить приказ. Сейчас большинство работников находится «на удаленке», и чтобы подписать документ, его надо отправить, потом получить подписанный. При таком процессе очень сложно отследить, какие документы отправлены, какие из них вернулись, а какие даже не распечатаны. Новый функционал помогает решить эту проблему.

В 1С:ЗУП КОРП теперь можно регистрировать состояние оригиналов кадровых документов. Список преднастроенных состояний узе есть в ЗУП КОРП, вы можете использовать его или расширить его в соответствии с вашими процессами отправки и получения кадровых документов.

Например: из справочника можно использовать состояния Напечатан, Отправлен, Получен. А можно конкретизировать «Напечатан, «Отправлен курьером», «Отправлен по почте», «получен лично» и т. д.

Указать состояние оригинала можно вручную, а часть присваивается автоматически. Например, при печати кадровых приказов и рассылке их сотрудникам из ЗУП КОРП — программа поставит состояние оригинала распечатан и отправлен соответственно.

Отражение состояния оригиналов

В списках и журналах кадровых документов отмечают состояние оригиналов. Список возможных состояний настраивают в соответствии с кадровыми бизнес-процессами.

• по команде Установить состояние оригинала указывают состояние документа. Пункт подменю Настроить открывает список состояний для настройки и добавления;

• по команде с пиктограммой в виде печатного оттиска устанавливают состояние Оригинал получен;

• по гиперссылке в графе Состояние оригинала устанавливают одно из состояний документа и вносят Уточнения по печатным формам.

В графе Состояние оригинала устанавливают отметку для всех печатных форм кадрового документа.

Бывает, что при оформлении кадрового приказа сотрудник подписывает несколько документов. Например, при приеме на работу нужно подписать Трудовой договор, Должностную инструкцию, График работы, Приказ о приеме Т-1, др. В этом случае состояние возврата оригиналов у разных документов может различаться. Например, оригинал Трудового договора получен, а Приказ о приеме Т-1 только отправлен сотруднику на подпись. В таких случаях указывают состояние каждой формы отдельно с помощью команды подменю Уточнить по печатным формам.

Если не всем печатным формам кадрового документа установлена отметка о получении оригинала, для такого документа в списке будет отображаться состояние Оригиналы не все.

Уточнить, какие документы их комплекта не получены можно по команде Уточнить по печатным формам. В этом случае будет видна информация, когда и какой пользователь поменял состояние оригинала.

Бывает, что кадровые документы распечатывают не из 1С:ЗУП КОРП, например должностная инструкция может печататься из Microsoft Word, но контролировать отравление и получение документа необходимо. В этом случае добавляют наименование документа и отмечают его состояние.

Автоматическая установка состояния оригиналов

При печати документов в 1С:ЗУП КОРП состояние формы, отправленной на печать, автоматически изменяется на Форма напечатана.

Состояние оригиналов документа и его конкретных печатных форм после вывода на печать устанавливается автоматически.

В 1С:ЗУП КОРП есть возможность рассылки сотрудникам Приказов на отпуск Т-6. После рассылки состояние таких документов Форма отправлена устанавливается автоматически.

Подпись под картинкой

Для кадровых документов списочного типа возможно уточнить состояние оригинала для каждого сотрудника и каждой печатной формы отдельно.

Если не для всех сотрудников и печатных форм установлено состояние Оригинал получен, В списке документов отображается состояние Оригиналы не все.

Какие настройки нужны для учета состояний печатных документов

Администратор в Администрирование / Печатные формы, отчеты и обработки включает опцию Отслеживание состояний печатных документов.

После включения опции для использования готовы такие состояния оригиналов первичных документов:

• Форма напечатана — состояние для конкретной печатной формы, означающее, что данная форма только печаталась. Автоматически проставляется программой после нажатия кнопки Печать в печатной форме документа;

• Форма отправлена — состояние для конкретной печатной формы, означающее, что она отправлена на подпись сотруднику. Проставляется сотрудником, отправившим документ. Автоматически проставляется программой после рассылки Приказа на отпуск Т-6 из 1С:ЗУП КОРП,

• Оригинал получен — состояние для конкретной печатной формы, означающее, что подписанный оригинал есть в наличии. Проставляется сотрудником, получившим оригинал;

• Неизвестно — документ только создан, формы не печатались, присваивается программой; Когда Администратор включает опцию, для существующих кадровых документов в системе отображается состояние <Неизвестно>.

Список возможных состояний оригиналов кадровых документов можно дополнить в соответствии с бизнес-процессами компании.    

Пользователям, работающим с оригиналами кадровых документов, можно назначить следующие роли:

• Добавление и изменение состояний оригиналов первичных документов — позволяет вести список состояний оригиналов первичных документов;

• Изменение состояний оригиналов первичных документов — позволяет отмечать наличие первичных документов;

• Чтение состояний оригиналов первичных документов — позволяет просматривать состояния оригиналов первичных документов.