Архив документов — это не шкафы, заполненные томами дел и папками, а прикладной инструмент в работе любой организации. Благодаря архиву компания общается с государством, поддерживает текущий документооборот, реагирует на внутренние и внешние запросы, отстаивает свои интересы в спорных ситуациях.
Чтобы организация работала эффективно и в рамках правового поля, архив должен быть в порядке. ксперты «1С» знают об организации хранения документов всё и рассказывают, как избежать пяти основных ошибок, которые могут нанести серьезный вред организации.
Главная ошибка. Не хранить документы
Или хранить как попало. Это касается бумажных носителей и электронного документооборота. Если архив не организован должным образом, то в нужный момент вы не сможете найти необходимую справку, подтвердить платеж, рассчитать сотрудника и составить отчет для налоговой. В результате вы теряете время на поиск документа, и не факт, что он найдется, и можете потерять деньги, в том числе на штрафах от государства.
Чтобы компании могли избежать неприятностей, достаточно почитать Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года о правилах хранения документов. Эти два документа подробно описывают, как правильно хранить и вести учет документов, чтобы у государства не было претензий к вашей организации.
Обращаем внимание, что правила одинаковы для госучреждений и коммерческих организаций. За нарушение предусмотрены административные штрафы от 10 000 до 300 000 рублей.
Вторая ошибка. Хранить все документы, не зависимо от срока хранения
Это не обязательно. Если бы все организации и учреждения хранили все рабочие бумаги и электронные документы вечно, то их просто физически некуда было девать, а серверы занимали бы целые населенные пункты. Компании бы просто захлебнулись в потоке документооборота, а в архив можно было бы ссылать людей в качестве наказания.
Поэтому законотворцы определили сроки хранения для каждого из типов документов и собрали эту информацию в специальном перечне, утвержденном Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. В нем сгруппированы по направлениям управленческой деятельности и делятся по срокам хранения на временное и постоянное.
Проверьте свой архив — возможно, там немало лишней макулатуры и терабайтов ненужной информации.
Третья ошибка. Не вести учет документов
Да, именно так. Хранить документы недостаточно — нужно еще и знать, что и где у тебя лежит, сколько еще будет лежать и куда положить новое. Чаще всего проблемы учета возникают там, где нет ответственного за архив сотрудника, архивиста. Это специалист, который знает, что такое номенклатура дел, какие сроки хранения у документов, где хранятся бумаги конкретных отделов и подразделений, как объединять электронные документы в дела.
Архивист ведет учет всей документации организации, составляет ее описи, формирует фонды и следит за тем, чтобы ни одна нужная бумажка или файл не пропали.
Для удобства работы архивистов есть специальный софт, который упрощает систематизацию процессов и позволяет в автоматическом режиме поддерживать хранение документов в образцовом порядке.
Четвертая ошибка. Небрежно оформлять дела
Для начала разберемся в терминах. С документом вроде бы ясно. Это бумага или электронный файл, в котором зафиксирована какая-либо информация о деятельности организации или факт действий с ее стороны: договор, счет-фактура, акт приема-передачи, аналитическая записка, справка о доходах и тому подобное.
Делом называют документ или группу документов по одному вопросу, объединенных под одной обложкой и с единым сроком хранения. Дела формируются по объекту деятельности. Например, нельзя объединить в одно дело приказ о назначении сотрудника и справку о доходах другого. Или регламент бухучета предприятия с нормами пожарной безопасности.
Грубейшая ошибка — составлять дела из документов с разным сроком хранения. Из-за этого вы можете уничтожить нужные бумаги или, наоборот, хранить бесполезные. Обратная сторона небрежности — это излишнее оформление. Сотрудник, который не знаком с правилами ведения архива, может тратить лишнее время и ресурсы компании на бесполезную работу. Например, сшивать временные тома как постоянные. Чтобы этого избежать, рекомендуем еще раз вернуться к нормативным документам по организации и ведению архива.
Пятая ошибка. Не вести архив электронных документов
Системы автоматизации предприятий упростили жизнь сотрудников: им не надо держать в голове кучу данных, вручную заполнять таблицы и набирать документы, разносить бумажки по кабинетам. Но здесь и кроется важная ошибка делопроизводства — отсутствие единого электронного архива документов.
Файл, который вы создали, например, в системе бухучета и оставили там же, со временем может утратить свойства юридически значимого документа: аутентичность, достоверность и целостность. Такой документ вы не сможете использовать в работе, если он вдруг понадобится. Более того, отдельные внутренние системы могут просто «потерять» нужные документы. Поэтому создание и ведение архива электронных документов — обязательное условия эффективной работы организации. Такой архив «собирает» документы со всех внутренних систем, раскладывает их «по полочкам» и хранит в соответствии с требованиями законодательства. Все документы предприятия находятся в одном месте и в полном порядке.
Комментарии