Как перейти на кадровый электронный документооборот?

На кадровый электронный документооборот переходит всё больше российских работодателей, при этом перед каждой компанией встаёт вопрос: «Как перейти на КЭДО?»

Попробуем разобраться, как это правильно сделать.

Этап I. Определимся с продуктом для организации кадрового ЭДО.

Рекомендуем решение «1С:Кабинет сотрудника», так как его внедрение не требует серьёзных усилий. «1С:Кабинет сотрудника» встроен в программы 1С и сохраняет привычный порядок ведения учета и, самое главное, не требует установки дополнительных модулей и обучения по их использованию. Более подробная информация здесь.

При подборе решения для организации кадрового ЭДО необходимо обращать внимание на такие важные параметры, как:

• интеграция с учетной системой (есть ли модули интеграции, сложность их внедрения);
• какую часть работы придется перенести или задублировать в системе КЭДО (чем меньше переносится, тем лучше);
• есть ли мобильное приложение для сотрудников, насколько оно простое и интуитивно понятное (основной сценарий использования систем КЭДО сотрудниками — это их смартфон, поэтому чем проще и понятнее приложение, тем быстрее они его смогут освоить и меньше вопросов поступит в отдел кадров);
• если требуется настроить маршрут согласования, то желательно, чтобы это делал сам работодатель и сотрудник не мог выбрать, кому он хочет направить заявление (серьёзно уменьшает количество ошибок, не придется выяснять, с кем согласовывать документы);
• из чего складывается стоимость внедрения (чем меньше модулей, из которых в итоге складывается стоимость решения, тем лучше).

Этап II. Подготовка документов для перехода на КЭДО.

При переходе на кадровый ЭДО необходимо соблюсти прописанную в законе процедуру перехода.

Для этого необходимо:

• принять локальный нормативный акт (ЛНА) о введении на предприятии КЭДО (чаще всего это приказ). Если в организации есть профсоюз, то необходимо учесть его мнение о переходе на КЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ);

• принять Положение о КЭДО. Положение регулирует порядок ведения кадрового электронного документооборота у работодателя. Если в организации есть профсоюз, следует учесть его мнение (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ);

• уведомить работников и получить их письменное согласие.

Если работник отказался от перехода на кадровый электронный документооборот, это не может служить основанием для увольнения или каких-либо штрафных санкций для работника. С такими работниками необходимо продолжать бумажный документооборот. При этом работник вправе изменить своё решение в любое время и перейти на кадровый ЭДО.

Работники, которые дали согласие на переход на кадровый ЭДО, не вправе его отозвать или отказать от использования кадрового ЭДО.

Получить образцы документов и подробнее ознакомиться с разъяснением законодательства, регулирующего применение КЭДО, можно по этой ссылке.

Этап III. Электронная подпись.

По закону обязанность обеспечивать сотрудников электронной подписью возложена на работодателя. Производить какие-либо удержания стоимости электронной подписи из заработной платы сотрудников запрещено, поэтому вопрос обеспечения сотрудников электронной подписью лучше продумать заранее.

Хотим отметить, что при внедрении решения «1С:Кабинет сотрудника» усиленная неквалифицированная подпись выдается всем сотрудникам бесплатно, это позволяет удешевить и упростить компании переход на кадровый ЭДО.

Кроме того, электронные подписи потребуются сотрудникам отдела кадров, которые будут подписывать документы от имени организации. Нужно заранее продумать вопрос с назначением ответственных за подписание документов от имени организации и обеспечить их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Усиленную квалифицированную электронную подпись можно заказать с помощью решений 1С которые называются 1С:Подпись и 1С-ЭТП.

Если у сотрудника отдела кадров подпись уже есть, важно убедиться, что в доверенности, которую организация предоставляет для выпуска электронной подписи организации на сотрудника, указана возможность подписи кадровых документов. Если возможность подписи кадровых документов не отражена в доверенности, придется получать подпись заново.

Если вам необходима помощь, рекомендуем обращаться к партнерам фирмы «1С» со статусом «Центр компетенции по кадровому ЭДО». Выбрать партнера, обладающего этим статусом, можно в рейтинге.