Как перейти на кадровый электронный документооборот?

На кадровый электронный документооборот переходит всё больше российских работодателей, при этом перед каждой компанией встаёт вопрос: «Как перейти на КЭДО?»

Попробуем разобраться, как это правильно сделать.

Этап I. Определимся с продуктом для организации кадрового ЭДО.

Рекомендуем решение «1С:Кабинет сотрудника», так как его внедрение не требует серьёзных усилий. «1С:Кабинет сотрудника» встроен в программы 1С и сохраняет привычный порядок ведения учета и, самое главное, не требует установки дополнительных модулей и обучения по их использованию. Более подробная информация здесь. Для получения консультации по сервису воспользуйтесь этой ссылкой.

   При подборе решения для организации кадрового ЭДО необходимо обращать внимание на такие важные параметры, как:

• интеграция с учетной системой (есть ли модули интеграции, сложность их внедрения);
• какую часть работы придется перенести или задублировать в системе КЭДО (чем меньше переносится, тем лучше);
• есть ли мобильное приложение для сотрудников, насколько оно простое и интуитивно понятное (основной сценарий использования систем КЭДО сотрудниками — это их смартфон, поэтому чем проще и понятнее приложение, тем быстрее они его смогут освоить и меньше вопросов поступит в отдел кадров);
• если требуется настроить маршрут согласования, то желательно, чтобы это делал сам работодатель и сотрудник не мог выбрать, кому он хочет направить заявление (серьёзно уменьшает количество ошибок, не придется выяснять, с кем согласовывать документы);
• из чего складывается стоимость внедрения (чем меньше модулей, из которых в итоге складывается стоимость решения, тем лучше).

Этап II. Подготовка документов для перехода на КЭДО.

При переходе на кадровый ЭДО необходимо соблюсти прописанную в законе процедуру перехода.

Для этого необходимо:

• принять локальный нормативный акт (ЛНА) о введении на предприятии КЭДО (чаще всего это приказ). Если в организации есть профсоюз, то необходимо учесть его мнение о переходе на КЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ);

• принять Положение о КЭДО. Положение регулирует порядок ведения кадрового электронного документооборота у работодателя. Если в организации есть профсоюз, следует учесть его мнение (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ);

• уведомить работников и получить их письменное согласие.

Если работник отказался от перехода на кадровый электронный документооборот, это не может служить основанием для увольнения или каких-либо штрафных санкций для работника. С такими работниками необходимо продолжать бумажный документооборот. При этом работник вправе изменить своё решение в любое время и перейти на кадровый ЭДО.

Работники, которые дали согласие на переход на кадровый ЭДО, не вправе его отозвать или отказать от использования кадрового ЭДО.

Получить образцы документов и подробнее ознакомиться с разъяснением законодательства, регулирующего применение КЭДО, можно по этой ссылке.

Этап III. Электронная подпись.

По закону обязанность обеспечивать сотрудников электронной подписью возложена на работодателя. Производить какие-либо удержания стоимости электронной подписи из заработной платы сотрудников запрещено, поэтому вопрос обеспечения сотрудников электронной подписью лучше продумать заранее.

Хотим отметить, что при внедрении решения «1С:Кабинет сотрудника» усиленная неквалифицированная подпись выдается всем сотрудникам бесплатно, это позволяет удешевить и упростить компании переход на кадровый ЭДО.

Кроме того, электронные подписи потребуются сотрудникам отдела кадров, которые будут подписывать документы от имени организации. Нужно заранее продумать вопрос с назначением ответственных за подписание документов от имени организации и обеспечить их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Усиленную квалифицированную электронную подпись можно заказать с помощью решений 1С которые называются 1С:Подпись и 1С-ЭТП.

Если у сотрудника отдела кадров подпись уже есть, важно убедиться, что в доверенности, которую организация предоставляет для выпуска электронной подписи организации на сотрудника, указана возможность подписи кадровых документов. Если возможность подписи кадровых документов не отражена в доверенности, придется получать подпись заново.