Как составить план для работы в новых условиях с 1С:УНФ

Новые условия мотивируют нас на новые действия. Как быстро перестроиться и понять, куда развиваться в условиях изменения рынка? Кому нужны сейчас планы и какие планы наиболее полезны? Как автоматизация может помочь быстрее реагировать на изменившиеся условия? Ответы на эти вопросы рассмотрим в статье.

Рассмотрим:

1. Зачем и каким компаниям нужны планы и какие планы сейчас наиболее полезны
2. Три шага к эффективному планированию
3. Как поставить цель, составить план, отслеживать его выполнение с 1С:Управление нашей фирмой.

Зачем и каким компаниям нужны планы и какие планы сейчас наиболее полезны

Три шага к эффективному планированию

1. Оценка состояния «как есть».
Анализ бизнеса проводим на основании ключевых показателей из трех основных отчетов: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, баланс.
Показатели:
деньги: поступления, выплаты, остаток; 
прибыль: самые продаваемые продукты, наиболее маржинальные группы товаров, лучшие клиенты; прямые/косвенные расходы, распределение расходов по статьям; 
баланс: товарные запасы, дебиторская и кредиторская задолженности.

Как поставить цель, составить план, отслеживать его выполнение с 1С:Управление нашей фирмой.

Шаг 1. Ставим цели и составляем план (бюджет)

1.1. Ставим цели и выбираем показатели для отслеживания.
План всегда начинается с цели. Т.к. цель первична, а план показывает способ, как мы собираемся достичь этой цели. Цель мотивирует и имеет цифровое выражение. Поэтому, начинаем планирование с задания цели. 

Рассмотрим процесс планирования на примере составления годового бюджета для торговой компании.
Собственники нашей компании планирует заработать за 2020 год 10 млн. руб. Они посчитали, что можно достичь этой цели при объеме продаж в 36 млн. руб. с маржинальностью 30%.

Чтобы задать и отслеживать цели, используем новый инструмент Ассистент: Компания — Анализ бизнеса — Ассистент. Включаем режим редактирования и выбираем Добавить цель. В открывшейся форме ввода цели выбираем из списка показателей цель для отслеживания. 

Перед вами представлены все показатели из трех отчетов Анализа бизнеса: Денежный поток, Доходы и расходы, Баланс.
Выбираем нужный показатель. Например, чистая прибыль — ключевой показатель для собственника бизнеса.

Далее выбираем сценарий бюджетирования, с которым будет сравнивать фактические значения. На этом этапе добавляем только название сценария, т. к. самого плана (бюджета)  еще нет. Называем сценарий, например, Бюджет. 
Заполнение карточки цели заканчивается вводом названия в Заголовок и Подзаголовок.

Аналогично добавляем дополнительные цели для отслеживания: Продажи и Маржинальность. Т.к. именно они влияют на чистую прибыль, которую планируем заработать. И не забываем о деньгах, добавляем цель для отслеживания — Денежный поток.

Введенные цели задают финансовое направление движение компании. Часто такие цели отслеживаем за определенный период: месяц, квартал, год, сравнивая с запланированными значениями. 

Для ежедневного контроля, что происходит в бизнесе компании, используем показатели. Для этого спускаемся ниже и открываем панель показателей. 

Выбираем показатели, которые непосредственно влияют на цели. У каждого бизнеса свои важные показатели для ежедневного отслеживания. Добавляем в режиме редактирования новый показатель.

 Ключевые показатели уже есть в программе, можно добавить из списка показателей отчетов Анализ бизнеса (разделы: Компания — Показатели бизнеса). 

В этот список показателей можно добавить индивидуальные показатели для своего бизнеса. Например, создать новый показатель Косвенные затраты на 1 рубль продаж.

После записи показателя его можно увидеть в отчете Доходы и расходы (Анализ бизнеса), а также отслеживать на панели показателей. 

Вернемся к заполнению карточки показателя. После выбора показателя из списка, устанавливаем способ анализа показателя: отслеживать динамику, сравнивать с другим показателем или с конкретным цифровым значением.
Например, выбрали денежный поток по операционной деятельности — отслеживаем динамику: планируем увеличение.

Далее устанавливаем правила отслеживания или сравнения. Если динамика, то должна сумма увеличиваться или уменьшаться. Если сравниваем с другими значениями, то устанавливаем больше, меньше.

Устанавливаем период и периодичность для контроля, например,  квартал помесячно.

Вводим название показателя в поле Заголовок и добавляем описание: его значение и цель отслеживания, как он влияет на наш бизнес.

Далее следует описание анализа и действий, если условие выполняется и не выполняется. Для записи просто закройте карточку. Показатель добавится на панель целей и показателей Ассистента в Анализе бизнеса.
Добавляйте важные для вашего бизнеса показатели.

Собственник нашей компании решил, что для него важно отслеживать рост продаж, чистой прибыли, денежного потока. Рассчитал, что маржинальность должна быть не менее 25%, чтобы заработать чистую прибыль. А уровень рентабельности не ниже минимальной по отрасли — 10%.

Цели и показатели добавлены. Переходим к составлению плана.

1.2. Составляем план

Для того, чтобы контролировать достижение целей, составляем план работы. Он может быть сначала укрупненный, а по мере работы детализироваться. 

Для этого переходим к бюджетированию: Компания — Бюджеты. 

Создаем новый бюджет. Перед нами три основных бюджета компании. Запланируем доходы и расходы. 

Значения задаются от цели, ввод простой и максимально автоматизирован.
Выбираем сценарий планирования. Для него задаем основные параметры: периодичность планирования, основные аналитики. Выбираем введенный сценарий.

Планирование начинаем всегда с ограничивающего фактора — продаж. Планируем показатель Выручка.
Используем новые возможности бюджетирования. Можем отразить сразу сезонность продаж, планируя показатель «пропорционально по суммам».
Задаем распределение продаж по кварталам. Например: I квартал — 20%, II квартал -30%, III квартал — 10%, IV квартал — 40%.

Далее вводим сумму годовой выручки 36 млн. и она распределится по заданным процентам сезонности.

Переходим к планированию себестоимости. 

Себестоимость представляет собой переменные расходы, планируем величину в зависимости от продаж. Для планирования себестоимости воспользуемся другой возможностью бюджетирования «планирование от показателя».

Задаем, что себестоимость планируем от выручки. Выбираем способ планирования «по другому показателю». 

Задаем 70% т. к. планируемая маржинальность = 30%.

Себестоимость пересчитается от выручки.

Косвенные расходы относятся к постоянных расходам, т. е. не зависят от объема продаж. Поэтому для них используем способ планирования «равномерно по периодам». Вводим сумму на год и она автоматически распределится в равном размере по плановому периоду.

На основании введенных значений рассчитаются все остальные показатели. План введен. И теперь поставленные цели можно отслеживать.

Шаг 2.  Контролируем выполнение целей и показателей

После ввода плана начинается работа и формируются фактические данные. 

Часто собственник малого бизнеса полностью находится в операционной деятельности, когда некогда думать и анализировать, нужно делать. Но очень важно понимать, насколько эффективно работаем, сколько уже заработали, хватит ли денежных средств на расчеты с поставщиками, где сильные и слабые стороны. 

Для того, чтобы проанализировать, что происходит в бизнесе, собственник обращается к финансовому ассистенту в программе: Компания — Анализ бизнеса — Ассистент.

Рассмотрим на нашем примере. Начинаем анализ с целей. Собственник сразу на панели целей видит, что бизнес уже заработал прибыль в 430 000 тыс. Хотя это всего лишь 20% от запланированной чистой прибыли. 

Почему так произошло?
Здесь же видно, что продали всего на 40% от запланированной суммы. И фактическая маржинальность составила 20%, т. к. при небольших объемах закупок не удалось договориться о скидках. 

Если хотим получить более подробную информацию, то открываем карточку цели, например, продажи.
И видим плановое значение 9 000 000 руб., достигнутое фактическое — 3 600 000 руб.
А также непосредственно из карточки можно сразу открыть и проверить любой документ, сформировавший эту цифру.

Таким образом, на панели целей мы получаем общую картину бизнеса. 

А для того, чтобы заглянуть внутрь и получить рекомендации, перейдем к анализу показателей. 

Цвет карточек показателей подсказывает нам, какие показатели достигли (белый цвет) или не достигли (оранжевый цвет) желаемых значений.

Белый цвет карточек говорит о том, что продажи и чистая прибыль растут. А значит бизнес набирает обороты и развивается. А где же наши слабые места? Оранжевым цветом выделена низкая маржинальность и рост постоянных расходов.

А теперь давайте посмотрим, что нам порекомендует делать ассистент.
Начинаем с главного, от чего зависит прибыль — продажи. Открываем карточку показателя Продажи.

 Ассистент подсказывает, что продажи растут, но важно провести анализ продаж и рекомендует начать с отчета Динамика продаж. Формируем отчет непосредственно из карточки.
Отчет Динамика продаж по номенклатуре показывает рост продаж по месяцам в детализации по товарам.
Из отчета видно, что рост продаж происходит за счет Товара 2 и Товара 3.

Продолжаем следовать рекомендациям ассистента. И переходим непосредственно из карточки показателя Продажи к План-фактному анализу продаж. Из отчета становится ясно, что наши планы на продажи Товара 1 не оправдались. Он не пользуется спросом. Финансовый ассистент рекомендует пересмотреть план продаж. 

После анализа продаж переходим к анализу маржинальности. Почему она такая низкая.
И открываем карточку Маржинальность.

Ассистент сообщает о низкой маржинальности. И советует открыть отчет и проанализировать Валовую прибыль по номенклатуре. Непосредственно из карточки открываем отчет.

Отчет показывает, что 55% все прибыли заработал для нас Товар 2. Также видим, что мы использовали простой способ ценообразования — наценка 20% на все товары. 

Анализ отчетов и рекомендации ассистента подсказали собственнику, что сейчас лучше сконцентрировать на продажах Товара 2 и Товара 3. Лучше стратегией будет увеличить закупки Товара 2, получить на него скидку у поставщика, а т. к. он пользуется спросом, то можно еще и увеличить цену. Также можно увеличить цену на Товар 3, так можно увеличить объем выручки и повысить маржинальность. 

Таким образом с помощью Ассистента в Анализе бизнеса  отслеживаем достижение поставленных плановых целей, контролируем показатели, проводим анализ и получаем рекомендации по дальнейшим действиям. 

Шаг 3. Анализируем план-факт и актуализируем план 

Помимо контроля за выполнением целей и показателей отслеживаем план-факт в трех основных отчетах Анализа бизнеса: Денежный поток, Доходы и расходы, Баланс.

Если видим, что факт расходится с планом, то можем всегда актуализировать план. Создать еще один сценарий. Например, бюджет уточненный.

Для дальнейшего отслеживания целей по новому сценарию в карточках целей изменим сценарий с Бюджет на Бюджет уточненный.
Таким образом, новый инструмент Анализ бизнеса помогает нам ставить цели, составлять планы для их достижения, контролировать ключевые показатели. А также проводить план-фактный анализ и актуализировать планы.

Статья подготовлена по материалам вебинара «Планирование для малого бизнеса в реалиях 2020 года с 1С:УНФ». Запись вебинара доступна здесь.