1С:Предприятие 8
Система программ

Кейс «Получаю деньги с отсрочкой, а плачу регулярно. Как сбалансировать платежи?»

1 Октября 2019
Рейтинг статьи

Ваши покупатели работают только на условиях отсрочки платежа, а поставщики хотят все и сразу? А еще зарплата сотрудникам, коммунальные платежи и связь? Прибыль на бумаге есть, а заплатить нечем?

Вам поможет простой инструмент «Платежный календарь» в «1С:Управление нашей фирмой».

В статье расскажем:
  • как в несколько шагов запланировать поступления и платежи денежных средств на три месяца;
  • как увидеть кассовый разрыв;
  • как сбалансировать поступления и платежи.

Описание задачи 

Компания специализируется на проектировании и сборке испытательных стендов для тестирования образцов. Для выполнения заказа закупается оборудование и материалы.

Сборка и настройка стендов осуществляется в помещении компании. Договор с заказчиком заключается с условиями оплаты: предоплата — от 30% до 70%, остальная часть оплаты после выполнения заказа и подписания акта выполненных работ.

Срок изготовления заказа составляет 3 месяца. В работе у компании могут быть одновременно несколько заказов, с разными сроками начала и сдачи работ.

Кроме платежей поставщикам производятся ежемесячные выплаты для обеспечения работы.

Инженер выполняет подготовительную работу для заказчиков, собирает и тестирует стенд. Специалист такой квалификации — редкий ресурс. Чтобы его удержать, важно вовремя выплачивать заработную плату.

Задача — не довести компанию до банкротства

Запланировать поступления и платежи, чтобы избежать ситуации, когда «прибыль на бумаге есть, а денег нет».

Сбалансировать даты платежей поставщикам с датами поступления денежных средств от заказчиков, чтобы избежать кассового разрыва.

Решение задачи

Компания заключила два договора с заказчиками на следующий год. Сумма каждого заказа 500 тыс. руб. Срок изготовления каждого заказа 3 месяца.

Предварительно директор рассчитал переменные затраты и маржу по заказам:

Кейс «Получаю деньги с отсрочкой, а плачу регулярно. Как сбалансировать платежи?»

Руководитель доволен, отличные заказы с высокой маржинальностью.

Компания небольшая, постоянные расходы составляют 100 тыс. руб. в месяц. За весь срок выполнения заказов три месяца — 300 тыс. руб.

Т.е. даже при отсутствии других заказов будет прибыль.

Кейс «Получаю деньги с отсрочкой, а плачу регулярно. Как сбалансировать платежи?»

Прибыль есть, а как насчет денег?

Проверяем условия оплаты по договорам с заказчиками и поставщиками. И у постоянных платежей тоже есть график оплаты.

Если не платишь вовремя заработную плату, то теряешь сотрудников. И не забыть про связь и коммунальные услуги.

Как рассчитать поступления и выплаты, чтобы понять, хватит ли денег?

Знакомая ситуация?

Открываем «1С:Управление нашей фирмой»

Разберемся, как составить план платежей в несколько шагов.

Кейс «Получаю деньги с отсрочкой, а плачу регулярно. Как сбалансировать платежи?»

Шаг 0. Открываем доступ к инструменту «Платежный календарь»

Для использования инструмента «Платежный календарь» сделаем его доступным.

Деньги — Еще больше возможностей — Платежный календарь

Сейчас можно начинать планирование.

Шаг 1. Планирование поступлений по заказам

Начинаем планирование одновременно с оформлением заказов покупателей. Сейчас в документе «Заказ покупателя» доступна закладка «Платежный календарь».

Продажи — Продажи — Заказы покупателей — Создать новый.

Для того, чтобы ввести поступления денежных средств частями, воспользуемся кнопкой «Список». Вам будет доступна возможность добавлять несколько строк.

Вводим дату и процент платежа.

В отчете отразились плановые поступления по датам, заказам и статьям движения денежных средств.

Сейчас можно переходить к планированию выплат.

Шаг 2. Планирование платежей по расходам на Заказы

После ввода информации по заказам покупателей приступаем к работе с поставщиками. Одновременно планируем выплаты по расходам на заказы.

2.1 Планирование платежей поставщикам оборудования.

Создаем документ «Заказ поставщику». Документ можно создать на основании заказа покупателя.

Аналогично создаем «Заказ поставщику» на оборудование для второго заказа.

После того, как созданы заказы поставщикам оборудования, можем проверить наличие плановых платежей в отчете «Платежный календарь».

В отчете видим плановые платежи за оборудование со 100% предоплатой.

2.2 Планирование оплаты поставщикам материалов

Материалы планируем с использованием документа «Заказ поставщику». На основания заказа покупателя создаем заказ поставщику.

На вкладке «Товары» указываем закупаемый материал.

Т.к. условия оплаты «50/50», на закладке «Платежный календарь» нажимаем кнопку «Список» и добавляем строку.

Указываем даты и проценты оплаты

Аналогично создаем заказ поставщику материалов для второго заказа. После создания заказов поставщикам проверяем документы в журнале заказов.

Закупки — Закупки — Заказы поставщикам

2.3 Планирование оплаты труда по заказам

После того, как созданы заказы поставщикам и запланированы выплаты, осталась одна незапланированная статья выплат по заказам — заработная плата.

На сборке стендов работает инженер. Он выполняет подготовительную работу, собирает стенд и тестирует. Оплата труда за два заказа составляет 170 тыс. руб.

Т.к. мы знаем условия поступления денежных средств по заказам, то предусматриваем расчет по оплате труда половину после получения окончательного расчета по заказам.

Планируем выплату половины заработной платы (85 тыс. руб.) 11 марта, выплату второй половины после сдачи работ заказчику 10 апреля.

Для планирования заработной платы воспользуемся документом «Заявка на расход денег».

Деньги — Планирование — Заявки на расход денег
Деньги — Планирование — Заявки на расход денег
Создаем две заявки на расход денег: 11 марта и 10 апреля
После создания заявок проверяем изменения в отчете «Платежный календарь».

Из отчета видим, что пока денежных средств хватает и кассового разрыва нет.

После составления плана платежей по заказам переходим к планированию постоянных выплат компании.

Шаг 3. Планирование выплат постоянных расходов компании

Ежемесячные обязательные выплаты компании составляют 100 000 руб.

Кейс «Получаю деньги с отсрочкой, а плачу регулярно. Как сбалансировать платежи?»

3.1. Планирование заработной платы

Для планирования выплат по заработной плате используем документ «Заявка на расход денег». Создаем заявку на каждый месяц: январь, февраль, март.

3.2. Планирование выплат за услуги

Для планирования выплат за услуги (коммунальные услуги и услуги связи) используем документ «Счет на оплату (полученный)».

Для планирования прочих расходов используем документы «Заявка на расход денег» или «Счет на оплату полученный».

Воспользуемся заявкой на расход денег.

Деньги — Планирование — Заявки на расход денег
Создаем заявки на каждый месяц: январь, февраль, март.

Выплаты по постоянным расходам компании введены. Переходим к анализу плана платежей.

Шаг 4. Анализируем план платежей

После ввода всех постоянных ежемесячных выплат компании видим реальную платежеспособность компании на три предстоящих месяца.

Красным выделен период с 11 марта по 29 марта и сумма кассового разрыва 115 тыс. руб. В этот период у компании недостаточно средств для расчетов по своим обязательствам.

Предоплата покупателей по двум заказам не обеспечивает платежи компании в марте.

Т.е. все платежи марта могут быть выплачены только в апреле после окончательного расчета по заказам.

Что делать директору?

Преимущество директора в том, что у него сейчас есть информация для принятия решения. Он может рассмотреть несколько вариантов и выбрать подходящий.

Варианты действий:

1. Оценить «воронку продаж» и стимулировать клиентов, которым уже сделан расчет, но они не могут принять решение о покупке.

2. В плановом порядке и на приемлемых условиях взять кредит на время кассового разрыва или произвести платежи из собственных средств.

3. Договориться с поставщиками прочих расходов о переносе срока оплаты, возможно, ценой потери скидки. Задержать коммунальные платежи и услуги связи.

Директор может выбрать любой вариант или несколько.

Инструмент «Платежный календарь» дает директору информацию, время для подготовки и принятия решения.

Подведем итоги

Для планирования платежей компании и проверки возможности ответить по своим обязательствам вы сможете воспользоваться простым инструментом «Платежный календарь» в «1С:Управлении нашей фирмой».

Для планирования платежей включаем такую возможность и используем документы: «Заказ покупателя», «Заказ поставщику», «заявка на расход денег», «Счет на оплату (полученный)». На основании этих документов могут быть в дальнейшем созданы платежные документы, что обеспечит ввод информации один раз.

В отчете «Платежный календарь» мы видим планируемые платежи компании в детализации по датам. статьям, контрагентам. Красным цветом выделен «кассовый разрыв, период, когда денег не хватит для расчета по обстоятельствам.

Платежи в бизнесе часто меняются и важно ежедневно актуализировать платежный календарь на ближайшие 1-2 месяца. Отчет «Платежный календарь» помогает держать платежи под контролем и вовремя отвечать по своим обязательствам.

Если вам интересны эти темы, пишите!

Статья подготовлена совместно с компанией «1С-Архитектор бизнеса» https://управлениенашейфирмой.рф


Автор:

Ирина Митрофанова

методист «1С:Управление нашей фирмой»

Оценить статью: