Через некоторое время после введения дистанционного режима работы мы получили запрос от одного из наших тимлидов:
«В связи с переходом на удалёнку у меня начинают развиваться всякие нехорошие мысли, которые мне не нравятся. Всячески стараюсь от них избавляться. НО. Я все же хочу знать, кто чем занимается: не смотрит ли в сериалы вместо работы, не создает ли эффект присутствия, ничего при этом не делая, не имитирует ли бурную деятельность, просматривая весь день почту. Помогите».
Чтобы избавить членов команды от нехороших мыслей, вернуть им ощущение контроля над ситуацией и, более того, помочь сделать так, чтобы подчиненные работали с еще большей вовлеченностью, мы создали Протоколы работы сотрудников. Это набор отчетов, из которых вы узнаете все о работе ваших сотрудников в 1С:ДО.
В целом протоколы работы подчиненных направлены на решение главной задачи — найти «болевые» точки и точки роста вашей команды, чтобы вы могли использовать эти данные для развития.
Как это работает
Все протоколы работы сотрудников можно посмотреть в одном окне, которое открывается в меню раздела Совместная работа у пользователей с полномочием Руководители подразделений.
- Ваше подразделение уже выбрано, можно выделить одного или нескольких сотрудников,
- Укажите дату или диапазон дат,
- Используя закладки, переходите от одного протокола к другому,
- Прямо из протокола можно открыть ежедневный отчет любого сотрудника и написать ему в чат по «горячим следам». Так и делаем.
- как меняется характер работы на удалёнке: не меняется, активность растет или падает,
- кто сколько работает за день — именно работает, а не разницу во времени между входом в программу и выходом,
- содержание работ сотрудника,
- объем выполненной работы,
- у кого перегруз,
- есть ли у вас вялые сотрудники,
- часы работы команды — где есть несовпадения, которые следует учитывать при планировании видеосовещаний.
Реальные примеры
Вот примеры интересных фактов, которые можно выяснить про свою команду с помощью протоколов. Если правильно использовать эту информацию, можно развенчать миф о том, что на удалёнке никто ничего не делает, и даже повысить ответственность и заинтересованность сотрудников в работе.
1. Проанализируйте, как изменился характер работы на удалёнке
Для этого откройте протоколы Итог и Динамика активности по подразделению за месяц. В них видно время работы за выбранный период — общее время, количество внесенных изменений. Это именно время, когда сотрудники работали, а не просто держали программу запущенной. Под изменением подразумевается создание данных, редактирование, старт процессов, выполнение задач, регистрация документов.
Например, мы увидели, что все члены команды однозначно стали работать больше. Нам стало интересно, какие факторы на это повлияли — мы их нашли (по датам сравнили пики активности с принятыми мерами, задачами и другими активностями), проанализировали и будем использовать для дальнейшего роста.
2. Узнайте «часы работы» команды
Протокол Динамика активности за несколько дней позволит сравнить время активности всех членов команды и найти закономерности. Как правило, такие «часы» в работе команды видны очень хорошо.
Эти данные важны при планировании взаимодействий. Например, в часы наименьшей активности команды — назначить совещания, которые бодрят: кто что сделал и чего хочет добиться. В часы наибольшей активности — не отвлекать команду от работы, дать сосредоточиться.
3. Предупредите перегруз
На закладке Динамика активности если выбрать диапазон дат и конкретного сотрудника, вы увидите график его загрузки. Здесь можно увидеть, например, что несколько членов команды всерьез перегружены, а с некоторыми можно было бы легко поделиться задачами. И сейчас мы не будем повторять прописные истины о том, насколько важны эти данные для планирования работ.
Прямо из протокола можно написать сотруднику письмо, сообщение в чате и открыть его ежедневный отчет, чтобы разобраться с загрузкой.
4. Вычислите «вялых» сотрудников
На закладке По сотрудникам видна персональная активность и итоги работ. Сотрудник, который слишком сильно выбивается из средних показателей по соотношению чтения/изменения — скорее всего лишь вяло почитывает почту и форум, но ничего не делает. Возможно, ему не хватает новой интересной и динамичной задачи или работы в паре с активным перфекционистом, а может, не помешает разбудить дух конкуренции.
5. Посмотрите содержние работ сотрудника
На закладке По типам данных видна активность по отдельным участкам работ: внутренние документы, входящие документы, письма встроенной почты, мероприятия, задачи и пр.
Полезно сравнить должностные обязанности членов команды с данными, которые они меняют в программе. Можно найти интересные закономерности. Например, если сотрудник, отвечающий за написание статей, проявляет больше активности в мероприятиях и на форуме, стоит поинтересоваться причиной такого «перекоса».
6. Помните об «универсальном» протоколе
На закладке Все действия можно посмотреть протокол по любым действиям и данным.
Отзывы
Вот реальные отзывы наших тимлидов за две недели использования протоколов:
«Удивило большое количество „просмотров“ одного из вялых (ну что за точный термин :)) сотрудников, а дельта между просмотренными и „изменениями“ поставила все на свои места. Похоже человек зачем-то просматривает большое количество писем или просто объектов в ДО8. Зачем интересно?»
«Отловила кое-что любопытное — разницу в характере работы в зависимости от должностных обязанностей. Аномалии нашла у одного сотрудника. Оказалось, интернет не работал и т. д. Любопытный и очень полезный инструмент для удаленки. 5 баллов».
«Для меня ключевое — это сколько чего-либо создано в ДО сотрудником за период. По ним выявил в два раза более вялую работу ранее вялого сотрудника и продолжил обсуждение по нему с его руководителем, приведя уже более детальные факты о вялой работе».
Протоколы работы сотрудников доступны в 1С:Документообороте КОРП, 1С:Документообороте государственного учреждения, 1С:Документообороте КОРП (русский и английский интерфейс) начиная с версии 2.1.19. Подробная инструкция.
Комментарии