1С:Предприятие 8
Система программ

Подводим итоги 2020 года вместе с «1С:Документооборотом»

28 Декабря 2020
265
Рейтинг статьи
Статьи на тему: 1С:Документооборот 8

Новый 2021 год наступит совсем скоро. В это время принято подводить итоги, фиксировать достижения, оценивать сильные стороны своей команды, строить планы, намечать вектор развития. Давайте представим 28 декабря, 16:00. Место действия — конференц-зал, где проходит годовое отчетное собрание руководителей компании «Меркурий Проект». Докладывает первый заместитель директора:

«Этот год стал особенным для всех. Несмотря на финансовую нестабильность, ограничения и некую неопределенность он раскрыл для нас новые возможности. В том числе работу в дистанционном формате, которая позволила пересмотреть порядок взаимодействия сотрудников, использование рабочих пространств и регламентацию деловых процессов. В связи с этим и формат моего годового отчета будет несколько отличаться от прежних — в большей степени он коснется вопроса «Как удаленная работа изменила подходы к организации нашей деятельности».

Здесь хочу выразить благодарность администраторам систем и отделу кадров за быстрый переход на дистанционный режим работы. В этом нам сильно помогли возможности программы «1С:Документооборот» и готовые методические материалы для удаленной работы. Собственно, на их основе и подготовлен мой доклад. Примечательно, что нам и изобретать ничего не пришлось — все уже «вшито» в программу.

Судя по показателям, мы с вами хорошо поработали, но давайте посмотрим, насколько эффективной была наша работа в уходящем году, пошел ли дистанционный режим работы нам на пользу.

1. Как изменился характер нашей работы на «удалёнке»

Из протоколов работы сотрудников видно, что в дистанционном режиме все стали работать больше. Чтобы сделать такой вывод, мы проанализировали время работы сотрудников за год: общее время и количество внесенных изменений. Это время, когда сотрудники именно работали, а не просто держали программу запущенной. Под изменением я подразумеваю создание данных, редактирование, старт процессов, выполнение задач, регистрацию документов. На графике виден очевидный рост активности сотрудников.

Аналогичные показатели видны и в справке об исполнительской дисциплине. Всего выполнено 1592 задачи. Из них выполнено не в срок — 289. Это на 20% лучше, чем в прошлом году. Действительно, нам удалось «мобилизовать» все силы в условиях дистанционной работы.

Не секрет, что при таком темпе работы есть риск возникновения перегруза тех или иных сотрудников. Поскольку кадры — это наш основной ресурс, и мы стремимся сделать условия работы наиболее комфортными, принято решение в каждом отделе еженедельно отслеживать и оптимизировать загрузку сотрудников.

2. Как мы оптимизировали загрузку сотрудников

Анализируя графики загрузки сотрудников каждого отдела, мы увидели, что некоторые члены команды всерьез перегружены, а с некоторыми можно было бы легко поделиться задачами. Прямо из протокола работы руководители писали сотруднику письмо или сообщение в чате, тут же открывали и вместе анализировали его еженедельный отчет, чтобы разобраться с загрузкой.

Находились и сотрудники, которые выбивались из средних показателей по соотношению чтения/изменения в худшую сторону. Таким людям, мы ставили новые интересные задачи, ставили в пару с активными и загруженными коллегами.

У Репина С. В., специалиста проектного бюро, больше всего задач, и почти все выполнены. Как мы уже видели на графиках занятости. Он был слишком загружен, но благодаря вовремя принятым мерам, он все успел. Давайте дадим ему и премию за этот год, а в будущем году часть задач проектного бюро передадим Северянинову Н. П. Он тоже хорошо справляется с задачами, но их у него не так много.

В результате этих мер к концу года нам удалось распределить загрузку так, что мы даже получили несколько благодарностей от самих сотрудников — им стало комфортнее! А это безусловная победа. Считаю, этот опыт нужно однозначно переносить в следующий год.

3. Как мы вели контроль температуры сотрудников

Во исполнение указа Мэра Москвы от 7 мая 2020 г. N 55-УМ «О внесении изменений в указ Мэра Москвы от 5 марта 2020 г. N 12-УМ» мы начали вести учет данных о самочувствии сотрудников.

Каждый сотрудник, начиная с середины мая, вводил данные о температуре по уже созданному графику измерения. Причем такую технологию мы применили как в настольном клиенте, так и в мобильном приложении за пару кликов. Полученные данные позволили вовремя реагировать на возможные очаги распространения инфекции, защитить персонал, работающий в офисе. Повторюсь, для нас здоровье сотрудников — это главное, поэтому планируем и дальше вести учет данных о самочувствии до особого распоряжения.  

4. Как мы наладили взаимодействие сотрудников на «удалёнке»

Благодаря «Обсуждениям» внутри «1С:Документооборота» в онлайн-общении нам удалось не «разбрестись» по разным ПО, а общаться внутри одной информационной базы.

Сотрудники, помимо налаженной ранее совместной работы с документами, файлами, почтой, проектами и задачами, общаются друг с другом в режиме реального времени, создают чаты и ведут переписку по конкретным документам, контрагентам, получают уведомления, звонят по аудио- и видеосвязи. Вместо очных совещаний мы устраиваем виртуальные презентации, демонстрации экрана, ведем обсуждения, можем в любой момент поднять их историю в привязке к документам, задачам и проектам.

Статистика следующая: больше шестидесяти тысяч сообщений в месяц, восемь тысяч видеозвонков.

Благодаря этим возможностям мы смогли организовать общение сотрудников в единой системе «1С:Предприятие» с использованием одного списка пользователей и единой системы безопасности с настроенными правами доступа.

5. Что с договорной работой

Внимательнее посмотрим на договорную работу. Мы заключили в этом году 127 договоров, это на 10 меньше, чем в предыдущем. Это связано и с экономической ситуацией в стране.

В будущем году ставим перед собой цель лучше организовать работу по оформлению оригиналов и отправке их контрагентам. Поручаю Секретариату готовить отчет «Контроль наличия оригиналов» раз в квартал и доводить его до сведения ответственных сотрудников.

6. Цели на следующий год:

В начале 2021 года продлится дистанционный режим работы. Основной целью на этот период считаю сохранение здоровья и работоспособности сотрудников. С этой целью продолжим использовать протоколы работы, сводки о рабочем времени, контроль температурного режима.

Также ставим перед собой цель — не допускать просрочки больше чем 10% общего числа задач. Для этого справка об исполнительской дисциплине будет автоматически направляться всем руководителям подразделений и группе контроля каждую пятницу. Ряд подразделений и отдельных сотрудников все же выделяются среди остальных по числу невыполненных и просроченных задач. Поэтому планируем отдельные активности вместе с руководителями этих подразделений. По результатам могут быть приняты организационные меры (например, еще одно перераспределение работ) или кадровые решения (например, прием новых сотрудников).

Следующая цель — увеличить объем заключаемых договоров. Для этого — сократить срок согласования типовых договоров до 7 дней. Срок согласования нетиповых договоров планируем сократить до 10 дней. Для этого будут пересмотрены схемы обработки документов, списки согласующих лиц и упрощен регламент внесения и обработки замечаний к согласовываемым документам.

Также планируем перейти на использование мобильного клиента «1С:Документооборота», чтобы ключевые сотрудники могли принимать участие в согласовании документов, даже находясь вне офиса. В мобильном клиенте есть Обсуждения (чаты и видеозвонки), что позволит нам быстрее реагировать на запросы коллег и оперативно решать поставленные задачи.

7. Подготовка «1С:Документооборота» к работе в новом году

На будущий год мы ставим себе новые цели, а чтобы «войти» в этот год во всеоружии надо не забыть:

  • Составить и утвердить номенклатуру дел на следующий год;
  • Начать использовать Чат-бот, чтобы снять нагрузку с администратора;
  • Закрыть текущую номенклатуру дел, сформировав итоговую запись дел;
  • Провести экспертизу ценности документов — рассмотреть документы с истекшими сроками хранения, определить подлежащие уничтожению и те, хранение которых будет продолжено;
  • Выделить новые виды документов или упразднить неиспользуемые (определить форму их хранения: бумажная или электронная, место хранения);
  • Актуализировать правила обработки документов (пересмотреть схемы и сроки обработки документов, необходимость подписания документов электронной подписью);
  • Создать рабочие графики на 2021 год;
  • Проверить параметры запуска регламентных работ (повторение процессов, регламентные задания и т. п.);
  • «Закрыть» журналы регистрации за 2020 год. Нумерация документов начнется в новом году с «1».

На этом наше собрание окончено. Желаю вам успехов в новом 2021 году».

На примере компании «Меркурий Проект» мы увидели, как с помощью «1С:Документооборота» можно организовать работу в удаленном режиме, повысить качество работы сотрудников и оценить результаты в уходящем году.

Желаем и вашей компании достичь ощутимых результатов деятельности в новом году! А «1С:Документооборот» станет эффективным инструментом достижения этой цели.


Автор:

Отдел разработки программ документооборота

фирмы «1С»

Оценить статью:

Комментарии

0

Нам важно ваше мнение! Оставьте комментарий!